About Admiral Security / À Propos D’Admiral Security

Admiral Security is Atlantic Canada’s leading provider of private security and investigative services, with over 35 years of experience. We serve public agencies, municipalities, healthcare, and major corporations. Our reputation is built on professionalism, innovation, and exceptional customer service.

Admiral Security est le chef de file en Atlantique pour les services de sécurité privée et d’enquêtes, avec plus de 35 ans d’expérience. Nous desservons des agences publiques, des municipalités, le secteur de la santé et de grandes entreprises. Notre réputation repose sur le professionnalisme, l’innovation et un service client exceptionnel.

About The Role / À Propos Du Poste

We are seeking an experienced, highly organized, technology-proficient, and exceptionally discreet Executive Assistant to the President & CEO . The successful candidate will serve as a trusted extension of the President & CEO and provide senior-level executive, administrative, business development, coordination, and limited personal support.

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction expérimenté(e), hautement organisé(e), à l’aise avec les technologies et faisant preuve d’une discrétion exceptionnelle, pour soutenir le président-directeur général (PDG). La personne retenue agira comme une véritable extension de confiance du président-directeur général et lui fournira un soutien de haut niveau en matière de gestion administrative et exécutive, de développement des affaires, de coordination ainsi qu’un soutien personnel limité.

Position Overview / Aperçu Du Poste

This role is responsible for protecting the President & CEO's time,



maintaining complete control of executive calendar and administrative workflows, ensuring communications receive timely attention, and anticipating requirements before they become urgent. The Executive Assistant will work closely with senior leaders, employees, clients, municipalities, government and healthcare stakeholders, skilled advisors, vendors, and business partners. The ideal candidate must be able to work independently, exercise sound judgment, make decisions within delegated authority, recognize when escalation is required, and maintain a reliable audit trail of commitments, approvals, correspondence, documents, and follow-up actions.

Ce poste a pour responsabilité de protéger le temps du président-directeur général, d’assurer une maîtrise complète de son calendrier de direction et des flux de travail administratifs, de veiller à ce que les communications reçoivent l’attention requise en temps opportun et d’anticiper les besoins avant qu’ils ne deviennent urgents. L’adjoint(e) de direction travaillera en étroite collaboration avec les membres de la haute direction, les employés, les clients, les municipalités, les représentants des gouvernements et du secteur de la santé, les conseillers professionnels, les fournisseurs ainsi que les partenaires d’affaires. La personne idéale doit être capable de travailler de façon autonome, de faire preuve de discernement,



de prendre des décisions dans les limites de l’autorité qui lui est déléguée, de reconnaître les situations nécessitant une intervention de la direction et de maintenir une piste de vérification fiable des engagements, des approbations, des correspondances, des documents et des mesures de suivi.

Key Responsibilities / Responsabilités Principales

Executive Calendar, Inbox & Communications

- Manage the President & CEO's complex calendar, meetings, travel, deadlines, and competing business and personal commitments.
- Maintain a minimum six-week forward planning horizon.
- Prevent scheduling conflicts and protect strategic work time.
- Manage and triage designated executive inboxes.
- Respond to routine matters or coordinate with stakeholders as appropriate.
- Escalate sensitive legal, government, municipal, media, financial, HR, and priority-client matters promptly.
- Draft, edit, proofread, and format executive correspondence, reports, presentations, briefing notes, agendas, and meeting materials.
- Communicate professionally on behalf of the President & CEO within approved protocols.

Executive Briefings, Meetings & Follow-Up

- Prepare concise daily and weekly executive briefings.
- Coordinate executive meetings and prepare briefing materials.
- Record decisions, action items, owners, and deadlines accurately.
- Maintain a centralized project and follow-up tracking system.
- Ensure commitments and deadlines are completed and verified before closure.
- Follow up proactively with internal and external stakeholders.

Business Development, Proposals & RFPs

- Support the preparation of proposals, tenders, and RFP submissions.
- Maintain opportu

📌 Executive Assistant- Bilingual (Dieppe)
🏢 Admiral Security and Investigations
📍 Dieppe