Présentation de l’établissement
Situé au cœur du Vieux-Montréal, l’AC Hotel Old Montreal est un hôtel boutique de 124 chambres, membre de Marriott International. L’établissement offre une expérience moderne et épurée, adaptée à une clientèle affaires et loisirs, et bénéficie d’un emplacement stratégique à proximité du Palais des congrès et du Vieux-Port.

Objectif du poste
Le Gérant des conférences est responsable de la gestion opérationnelle des groupes, de la signature du contrat jusqu’au départ du client. Il assure la coordination complète des opérations groupes, le respect des échéanciers et la communication entre les départements.

Se reporte au Directeur des Ventes et Marketing

Responsabilités principales
Mise en place des dossiers groupes

Création des groupes dans les systèmes (PMS, MARSHA, Delphi)

Vérification des informations contractuelles

Mise en place des liens de réservation et suivi des inventaires

Gestion financière et dépôts

Préparation et envoi des proformas

Suivi actif des échéanciers de dépôts

Relance client afin d’assurer le respect des paiements

Coordination avec le département finance

Coordination et préparation des événements

Production des BEO (Banquet Event Orders) dans les délais requis





Élaboration et diffusion des Group Resumes

Vérification de l’exactitude des informations opérationnelles

Suivi des rooming lists et demandes clients

Animation et communication interne

Organisation et animation des réunions groupes et réunions BEO

Communication avec les équipes opérationnelles (réception, entretien ménager, restauration)

Suivi des actions avant arrivée

Suivi pré-arrivée et séjour

Préparation des arrivées groupes (assignations, VIP, demandes spéciales)

Coordination quotidienne avec les départements pendant le séjour

Gestion des demandes de dernière minute

Départ et post-séjour

Vérification de la facturation finale avec la finance

Clôture des dossiers groupes

Attribution des points Bonvoy après le séjour

Mise à jour des systèmes (Delphi, notes clients)

Et assumer toutes autres responsabilités connexes nécessaires au bon fonctionnement du département et à la réussite des événements groupes

Profil recherché

Sens de l’organisation et rigueur

Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

Excellentes compétences en communication

Bilingue français / anglais

Connaissance des systèmes Marriott (un atout)

#J-18808-Ljbffr

📌 Gérant(e) des Conférences (Quebec City)
🏢 YULOM – AC Hotel Vieux-Montréal
📍 Quebec City