Installation Coordinator

Anjou, QC / Godspeed Group

- Salary: $60,000–$65,000 per year
- Job Type: Full-time, permanent
- Schedule: Monday to Friday, 9:00 AM–5:00 PM
- Work Arrangement: On-site, five days per week

About the Opportunity

Godspeed Group, a recruitment and staffing agency, is hiring on behalf of a client in the commercial fitness equipment industry. We are looking for a highly organized, detail-oriented Installation Coordinator to manage equipment installations from initial planning and site-readiness checks through delivery, installation, and final handover.

This role is ideal for a bilingual skilled who enjoys coordinating multiple priorities, communicating with customers, solving problems, and ensuring every detail is taken care of. You will work closely with customers, installers, Sales, warehouse personnel, and internal teams to keep installations on schedule and ensure a smooth customer experience.

Professional proficiency in both French and English, spoken and written, is mandatory.

What You'll Do

1*_. Site Readiness and Documentation*_

- Contact customers ahead of scheduled installations to confirm site readiness and explain requirements.
- Collect, review, and follow up on site-readiness forms, site surveys, layouts, and other technical documentation.
- Confirm product availability with the Inside Sales team before coordinating installation activities.
- Identify missing information or potential site issues early and coordinate solutions before installation.

2. Installation Scheduling and Coordination

- Coordinate installation dates, timelines, installer availability, and required resources.
- Provide installers with accurate order details, product information, site requirements, and relevant documentation.
- Arrange pre-installation site visits and follow up on concerns.
- Keep customers, Sales Representatives, installers, and internal stakeholders informed throughout the process.
- Monitor schedules, anticipate delays, and escalate issues that could affect installation timelines.
- Coordinate the transition to Customer Service once an installation is complete.

3. Order, Warehouse and Delivery Coordination

- Monitor orders through warehouse preparation, shipping, delivery, and transfer to installers or customers.
- Provide timely updates on equipment availability, order progress, and delivery schedules.
- Maintain clear communication across warehouse, logistics, Sales, installers, and customers.
- Track installation-related quotations and invoices from third-party service providers.

4. Technical and Administrative Support

- Develop a working understanding of equipment configurations, accessories, and installation requirements.
- Recognize basic site requirements involving space, access, flooring, electrical needs, and assembly.
- Coordinate with Technical Services and other departments to resolve technical or site-related concerns.
- Maintain accurate records, follow company procedures, support 5S standards, and contribute to departmental service goals and KPIs.

What We're Looking For

Required Qualifications

- High school diploma or equivalent.
- 1–2 years of experience in coordination, administration, office support, customer service, or sales support.
- Professional spoken and written French and English.
- Strong organizational skills and the ability to manage competing priorities, documentation, and deadlines.
- Excellent written communication, accuracy, and attention to detail.
- Strong customer service, problem-solving, and follow-up skills.
- Proficiency with Microsoft Office, including Word, Excel, and Outlook.
- Strong computer skills and the ability to learn recent systems quickly.
- Valid driver's licence and the ability to travel locally between facilities as needed.
- Willingness and ability to travel within Canada when required.
- Ability to regularly lift up to 35 lbs and occasionally up to 50 lbs, with appropriate assistance or material-handling equipment for heavier items.
- Ability to work on-site in Anjou, Monday to Friday, from 9:00 AM to 5:00 PM.

Assets That Will Help You Stand Out

- Experience in installation coordination, field service scheduling, logistics, project coordination, order management, or equipment delivery.
- Experience working with installers, technicians, warehouses, or service providers.
- Familiarity with SAP or similar order-management systems.
- Post-secondary education in business administration, logistics,



operations, or a related field.

What The Client Offers

- Annual salary of $60,000–$65,000, depending on experience.
- Benefits package.
- Paid time off.
- A full-time, permanent opportunity.
- The opportunity to work with multiple teams and contribute directly to customer satisfaction and operational efficiency.

Who Will Thrive in This Role?

You are someone who follows through, catches details others might miss, communicates clearly, and takes ownership of outstanding tasks. You can manage several moving pieces without losing track of deadlines, remain professional when priorities change, and flag issues before they become bigger problems. If you work with fitness machines or love them, this might eb the one for you.

If you are organized, proactive, technically curious, and confident communicating with customers and internal teams in both French and English, we'd like to hear from you.

Apply Today

Godspeed Group is a recruitment and staffing agency hiring on behalf of a client. We are committed to inclusive recruitment, equal opportunity, and fair, skills-based candidate evaluation.

AI tools may be used to support certain recruitment and screening activities, but AI does not define the process or replace human judgment.

Coordonnateur ou coordonnatrice aux installations

Anjou, Québec / Godspeed Group

Salaire : 60 000 $ à 65 000 $ par année
Type d'emploi : Temps plein, permanent
Horaire : Du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h
Lieu de travail : Sur place, cinq jours par semaine

À propos du poste

Godspeed Group, une agence de recrutement et de placement de personnel, recrute pour le compte d'un client du secteur des équipements de conditionnement physique commerciaux. Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse et proactive pour occuper le poste de coordonnateur ou coordonnatrice aux installations.

La personne retenue assurera la coordination des installations, de la planification initiale et de la vérification de l'état des lieux jusqu'à la livraison, à l'installation des équipements et au transfert final au service à la clientèle.

Ce poste convient à une personne bilingue qui aime gérer plusieurs priorités, communiquer avec les clients, résoudre des problèmes et assurer un suivi rigoureux. Vous collaborerez étroitement avec les clients, les installateurs, les équipes des ventes, l'entrepôt et les différents services internes afin de respecter les échéanciers et d'offrir une expérience client de qualité.

La maîtrise professionnelle du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit, est obligatoire.

Vos principales responsabilités

1. Préparation des sites et documentation

- Communiquer avec les clients avant les installations prévues afin de confirmer que les lieux sont prêts et de préciser les exigences.
- Recueillir, vérifier et suivre les formulaires de préparation des sites, les relevés, les plans et les documents techniques requis.
- Confirmer la disponibilité des produits auprès de l'équipe des ventes internes avant de planifier les installations.
- Repérer rapidement les informations manquantes ou les problèmes potentiels et coordonner les solutions avant l'installation.

2. Planification et coordination des installations

- Coordonner les dates d'installation, les échéanciers, la disponibilité des installateurs et les ressources nécessaires.
- Transmettre aux installateurs les renseignements exacts concernant les commandes, les produits, les sites et la documentation.
- Organiser les visites préparatoires et assurer le suivi des préoccupations soulevées.
- Tenir les clients, les représentants commerciaux, les installateurs et les équipes internes informés de l'avancement.
- Surveiller les calendriers, anticiper les retards et signaler les problèmes pouvant compromettre les échéanciers.
- Coordonner le transfert des dossiers au service à la clientèle une fois l'installation terminée.

3. Coordination des commandes, de l'entrepôt et des livraisons





- Suivre les commandes pendant la préparation à l'entrepôt, l'expédition, la livraison et le transfert aux installateurs ou aux clients.
- Communiquer les mises à jour concernant la disponibilité des équipements, l'avancement des commandes et les dates de livraison.
- Assurer une communication claire entre l'entrepôt, la logistique, les ventes, les installateurs et les clients.
- Suivre les soumissions et les factures liées aux installations effectuées par des fournisseurs de services externes.

4. Soutien technique et administratif

- Développer une bonne connaissance des équipements, des accessoires et des exigences d'installation.
- Comprendre les exigences de base liées à l'espace, à l'accès, au revêtement de sol, aux besoins électriques et à l'assemblage.
- Collaborer avec les services techniques et les autres équipes pour résoudre les problèmes liés aux sites ou aux équipements.
- Tenir les dossiers à jour, respecter les procédures internes, contribuer au maintien des normes 5S et soutenir l'atteinte des objectifs de service et des indicateurs de performance.

Profil recherché

Exigences obligatoires

- Diplôme d'études secondaires ou équivalent.
- 1 à 2 ans d'expérience en coordination, administration, soutien de bureau, service à la clientèle ou soutien aux ventes.
- Maîtrise professionnelle du français et de l'anglais, à l'oral et à l'écrit.
- Excellentes capacités d'organisation et aptitude à gérer plusieurs priorités, documents et échéanciers.
- Excellentes aptitudes en communication écrite, avec une grande rigueur et un souci du détail.
- Solides compétences en service à la clientèle, en résolution de problèmes et en suivi.
- Bonne maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook.
- Aisance informatique et capacité à apprendre rapidement de nouveaux systèmes.
- Permis de conduire valide et capacité à se déplacer entre différents établissements au besoin.
- Disponibilité pour effectuer des déplacements au Canada lorsque nécessaire.
- Capacité à soulever régulièrement jusqu'à 35 lb et occasionnellement jusqu'à 50 lb, en utilisant l'aide appropriée ou l'équipement de manutention pour les charges plus lourdes.
- Disponibilité pour travailler sur place à Anjou, du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h.

Les atouts qui feront votre force

- Expérience en coordination d'installations, en planification de services sur le terrain, en logistique, en coordination de projets, en gestion de commandes ou en livraison d'équipements.
- Expérience avec des installateurs, des techniciens, des entrepôts ou des fournisseurs de services.
- Connaissance de SAP ou d'un système similaire de gestion des commandes.
- Formation postsecondaire en administration des affaires, logistique, opérations ou dans un domaine connexe.

Ce que nous offrons

- Un salaire annuel de 60 000 $ à 65 000 $, selon l'expérience.
- Un régime d'avantages sociaux.
- Des congés payés.
- Un poste permanent à temps plein.
- L'occasion de collaborer avec plusieurs équipes et de contribuer directement à la satisfaction de la clientèle et à l'efficacité des opérations.

Le profil idéal

Vous êtes une personne fiable, proactive et méthodique qui assure le suivi de ses dossiers et remarque les détails importants. Vous savez gérer plusieurs priorités sans perdre de vue les échéanciers, rester professionnelle lorsque les priorités changent et signaler rapidement les problèmes potentiels.

Vous êtes organisée, à l'aise avec les outils informatiques et capable de communiquer efficacement avec les clients et les équipes internes en français comme en anglais? Nous aimerions vous rencontrer.

Postulez dès aujourd'hui

Godspeed Group est une agence de recrutement et de placement de personnel qui recrute pour le compte d'un client. Nous favorisons un recrutement inclusif, l'égalité des chances et une évaluation équitable des compétences.

Des outils d'intelligence artificielle peuvent être utilisés pour soutenir certaines étapes du recrutement et de la présélection. Toutefois, l'IA ne définit pas à elle seule le processus et ne remplace pas le jugement humain.

Pay: $60,000.00-$65,000.00 per year

Perks:

- Extended health care
- Paid time off

Ability to commute/relocate:

- Anjou, QC: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)

Language:

- French (required)

Work Location: In person

📌 Installation Coordinator (Anjou)
🏢 Godspeed Group
📍 Anjou