À propos du Lycée Claudel

Le lycée Claudel est un établissement scolaire français homologué par le ministère de l’Éducation nationale, offrant un enseignement d’excellence dans un environnement bilingue, inclusif et multiculturel à Ottawa. L’établissement accueille des élèves de la maternelle à la terminale et s’inscrit pleinement dans la mission éducative du réseau français à l’étranger.

Positionnement du poste

La Responsable des admissions et des services aux familles est rattachée à la Direction de la stratégie et du développement organisationnel.

Elle travaille en étroite collaboration avec le Proviseur, le Proviseur Adjoint, les directions pédagogiques, la Direction administrative et financière, la vie scolaire, les services administratifs et l’ensemble des services en lien avec les familles.

Elle occupe une fonction transversale, centrée sur le parcours famille, depuis le premier contact avec l’établissement jusqu’au départ éventuel de la famille.

Finalité du poste

La Responsable des admissions et des services aux familles assure le pilotage stratégique et opérationnel du processus d’admission des nouveaux élèves et coordonne l’accompagnement des familles dans leurs démarches administratives et leurs intégration au sein de l’établissement.

Elle est garante de la qualité de l’expérience famille, de la clarté des informations transmises, de la fluidité des démarches et de la satisfaction des familles dans leur relation avec l’établissement.

Son rôle couvre l’ensemble du parcours famille : information, admission, inscription, intégration, accompagnement dans les services du quotidien, suivi de la satisfaction, analyse des départs et contribution aux actions d’attractivité et de fidélisation.

Elle contribue ainsi à renforcer la posture professionnelle de l’établissement, tout en soutenant les objectifs d’admission, de rétention et d’amélioration continue des services aux familles.

Missions principales

1. Pilotage du processus d’admission

La Responsable des admissions et des services aux familles coordonne l’ensemble du processus d’admission, depuis la première demande d’information jusqu’à l’inscription effective de l’élève.

À ce titre, elle assure notamment :

- l’accueil, l’information et l’accompagnement des familles intéressées par l’établissement ;
- le suivi des demandes d’information et des premiers contacts ;
- la gestion et le suivi des dossiers de candidature ;
- l’organisation des rendez-vous, visites, entretiens et évaluations nécessaires au processus d’admission ;
- la coordination et l'accompagnement / conseils des directions pédagogiques pour l’étude des dossiers d’admission ;
- le suivi des places disponibles, des priorités d’admission et des listes d’attente ;
- la préparation et le suivi des décisions d’admission ;
- la transmission des informations nécessaires aux familles admises ;
- la mise à jour des données dans les outils internes ;
- la production de tableaux de suivi et d’indicateurs relatifs aux admissions ;
- prévision des effectifs pour la préparation de l’année suivante ;
- préparation, lancement et suivi de toute la campagne de réinsciption.

Elle veille à ce que le processus d’admission soit clair, rigoureux, équitable, efficace et conforme aux procédures internes de l’établissement.

2. Accompagnement des familles admises et intégration des nouveaux élèves

La Responsable des admissions et des services aux familles accompagne les familles nouvellement admises dans les démarches nécessaires à l’intégration de leur enfant au sein de l’établissement.

Elle assure notamment :

- la transmission des informations liées à l’inscription administrative ;
- l’accompagnement des familles dans la constitution et la finalisation des dossiers ;
- l’orientation des familles vers les bons interlocuteurs internes ;
- la coordination avec les services concernés pour faciliter l’arrivée des nouveaux élèves ;
- le suivi des informations utiles à l’intégration des élèves ;
- la contribution à l’organisation des temps d’accueil des nouvelles familles ;
- l’accompagnement des familles dans la compréhension du fonctionnement général de l’établissement.

Elle veille à offrir aux familles admises un accueil structuré, professionnel, rassurant et cohérent.

3. Coordination des services aux familles

La Responsable des admissions et des services aux familles assure un rôle de coordination, de suivi et d’amélioration continue des services proposés aux familles dans le cadre de la vie quotidienne des élèves.

Elle intervient notamment en lien avec :





- le transport scolaire ;
- la restauration scolaire ;
- la garderie ;
- le périscolaire ;
- les camps ;
- les services administratifs liés au parcours de l’élève ;
- les services internes concernés par les demandes des familles.

Elle veille à ce que les familles disposent d’une information claire, fiable et accessible concernant ces services. Elle facilite la circulation de l’information entre les familles et les services concernés, contribue au traitement des demandes et assure le suivi des situations nécessitant une attention particulière.

Elle n’a pas vocation à se substituer aux responsables opérationnels de chaque service, mais elle veille à la cohérence globale du parcours famille et à la qualité de l’expérience vécue par les familles.

4. Satisfaction des familles et amélioration continue

La Responsable des admissions et des services aux familles est garante du suivi de la satisfaction des familles sur les dimensions administratives, pratiques et relationnelles de leur expérience avec l’établissement.

À ce titre, elle contribue à :

- recueillir les retours des familles ;
- identifier difficultés ou incompréhensions récurrentes ;
- assurer le suivi des demandes transversales ou sensibles ;
- proposer des améliorations aux procédures, outils et communications destinés aux familles ;
- mettre en place ou suivre des questionnaires de satisfaction ;
- analyser les retours familles afin d’identifier les points forts et les axes d’amélioration ;
- contribuer à une culture de service, d’écoute et de qualité dans la relation aux familles.

Elle joue un rôle d’interface entre les familles et les services internes, dans une logique d’écoute, de réactivité, de professionnalisme et d’amélioration continue.

5. Suivi des départs et analyse des motifs de départ

La Responsable des admissions et des services aux familles assure le suivi des familles qui quittent l’établissement.

Elle est notamment chargée de :

- identifier et suivre les départs annoncés ;
- accompagner les familles dans les démarches administratives liées au départ ;
- coordonner les informations nécessaires avec les services concernés ;
- proposer aux familles un questionnaire ou un échange de départ ;
- recueillir, lorsque les familles acceptent de les partager, les raisons de leur départ ;
- analyser les motifs récurrents de départ ;
- produire des éléments de synthèse à destination de la direction ;
- faire remonter les tendances, les risques ou les points d’amélioration ;
- contribuer aux actions de fidélisation et d’amélioration de l’expérience famille.

Cette mission permet à l’établissement de mieux comprendre les raisons des départs, d’identifier les leviers de rétention et de renforcer la qualité de l’accompagnement offert aux familles.

6. Événements d’admission, journées portes ouvertes et salons

En lien avec la Direction de la stratégie et du développement organisationnel et le service communication, la Responsable des admissions et des services aux familles participe activement aux actions contribuant à l’attractivité de l’établissement et au recrutement de nouvelles familles.

Elle contribue notamment à :

- l’organisation, la préparation et le suivi des journées portes ouvertes ;
- l’accueil et l’accompagnement des familles lors des événements d’admission ;
- la participation aux salons, foires, événements communautaires ou événements de recrutement ;
- la présentation du parcours d’admission et des services proposés aux familles ;
- la préparation des informations, supports et argumentaires destinés aux familles candidates ;
- le suivi des contacts recueillis lors des journées portes ouvertes, salons ou événements externes ;
- la relance des familles intéressées après ces événements ;
- l’analyse des retombées des actions de recrutement ;
- l’identification des attentes, questions fréquentes et freins exprimés par les familles candidates ;
- la remontée des informations utiles pour améliorer les supports de communication et le discours institutionnel.

Cette mission contribue à renforcer la visibilité de l’établissement, à soutenir les objectifs d’admission et à améliorer la qualité du premier contact avec les familles.

7.



Coordination administrative et interservices

La Responsable des admissions et des services aux familles assure une coordination transversale avec les différents services impliqués dans le parcours des familles.

Elle veille à la bonne circulation de l’information entre les familles et les services internes, dans le respect des responsabilités de chacun.

Elle veille à ce que les familles soient orientées vers les bons interlocuteurs et que les demandes soient traitées avec rigueur, cohérence et professionnalisme.

8 - Coordination de l’appui administratif

La Responsable admissions et services aux familles est appuyée dans ses missions par une personne dédiée au suivi administratif et à l’accompagnement des familles.

Elle organise et coordonne le travail quotidien de cette personne, notamment en ce qui concerne la répartition des priorités, le suivi des dossiers, la qualité des réponses apportées aux familles et la bonne circulation de l’information.

Cette coordination ne comprend pas la conduite des évaluations annuelles, ni la participation aux rencontres disciplinaires ou aux procédures relevant de la gestion des ressources humaines.

Compétences requises

Compétences professionnelles

- Très bonne connaissance du fonctionnement d’un établissement scolaire ;
- Maîtrise des processus d’admission, d’inscription et de suivi administratif ;
- Bonne compréhension des services liés à la vie quotidienne des élèves et des familles ;
- Capacité à gérer des dossiers sensibles avec rigueur et confidentialité ;
- Excellentes compétences organisationnelles ;
- Capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs et services ;
- Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles ;
- Maîtrise des outils bureautiques et des plateformes de gestion des dossiers ;
- Capacité à produire des tableaux de suivi, indicateurs et bilans ;
- Capacité à recueillir, analyser et synthétiser les retours des familles ;
- Sens de l’amélioration continue et de la qualité de service ;
- Capacité à contribuer à des événements de recrutement et d’accueil des familles.

Compétences relationnelles

- Excellent sens de l’accueil et du service aux familles ;
- Écoute, diplomatie et professionnalisme ;
- Capacité à rassurer, expliquer et orienter les familles ;
- Discrétion et respect strict de la confidentialité ;
- Esprit d’équipe et sens de la collaboration ;
- Capacité à gérer les situations délicates avec calme et discernement ;
- Sens des priorités et autonomie ;
- Posture constructive et orientée solutions ;
- Capacité à représenter l’établissement avec professionnalisme lors d’événements internes ou externes.

Compétences linguistiques

- Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit ;
- Bonne maîtrise de l’anglais, à l’oral et à l’écrit ;
- Capacité à communiquer de manière claire, professionnelle et adaptée auprès de familles aux profils variés.

Responsabilités particulières

La Responsable des admissions et des services aux familles est tenue de :

- respecter la confidentialité des informations relatives aux élèves et aux familles ;
- appliquer les procédures internes de l’établissement ;
- assurer un traitement équitable et rigoureux des demandes ;
- veiller à la qualité et à la fiabilité des informations transmises ;
- contribuer à une image professionnelle, accueillante et cohérente de l’établissement ;
- suivre la satisfaction des familles et faire remonter les points d’attention ;
- alerter sa hiérarchie en cas de situation sensible, complexe ou nécessitant un arbitrage ;
- contribuer à la fidélisation des familles par un accompagnement de qualité ;
- représenter l’établissement avec professionnalisme lors des événements d’admission, portes ouvertes, salons et événements externes.

Conditions d’exercice

Le poste requiert une forte disponibilité lors des périodes de pointe liées aux admissions, aux inscriptions, aux réinscriptions, aux journées portes ouvertes, aux salons, à la rentrée scolaire et aux périodes de départs ou de transition des familles.

Il nécessite une grande rigueur administrative, une excellente capacité d’organisation, une posture de service et un sens élevé de la relation aux familles.

La fonction s’exerce dans un environnement scolaire exigeant, bilingue et multiculturel, nécessitant professionnalisme, discrétion, réactivité, diplomatie et sens de la collaboration.

Pay: From $30.67 per hour

Advantages:

- Casual dress
- Dental care
- Employee assistance program
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- RRSP match
- Tuition reimbursement
- Vision care

Work Location: In person

📌 Responsable des admissions et des services aux familles (Ottawa)
🏢 Lycée Claudel
📍 Ottawa