Travailler au Cégep de Lévis

C’est partager son quotidien avec plus de 3000 étudiantes et étudiants et travailler dans un milieu de vie stimulant, où l’on valorise le respect et l’entraide.

C’est vivre une expérience professionnelle motivante, qui amène à réaliser ses propres objectifs et à obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses compétences.

C’est faire partie d’une équipe dynamique comptant quelque 600 personnes, qui ont à cœur la santé et le bien-être au travail.

IDENTIFICATION DU POSTE

Titre d'emploi: Agent(e) de soutien administratif, classe principale

Numéro de référence: DPA

Direction: Direction des études

Services: Service du cheminement et de l'organisation scolaires

DÉTAILS DU POSTE

Catégorie d’emploi: Soutien administratif

Nom du supérieur immédiat: Madame Brenda Pelletier

Lieu de travail: Cégep de Lévis : 205 route Mgr-Bourget, Lévis, Qc.

Statut de l'emploi: Régulier à temps complet

Horaire de travail: Lundi au vendredi 8 h 30 à 16 h 30 (35 heures / semaine)

Échelle salariale: Min : 26,54 $ Max : 32,47 $

Entrée en fonction prévue: Dès que possible.

AFFICHAGE

Début d'affichage:

Fin d'affichage : , 23 h 59

RAISON D’ÊTE DU POSTE

Sous la direction de la coordonnatrice, l’agent(e) de soutien administratif, classe principale est responsable de processus d’élaboration et de révision de systèmes, méthodes et procédures, notamment pour la gestion des documents administratifs des étudiants internationaux.



Elle accueille également la clientèle du service d’orientation, d’information scolaire et professionnelle, et assure le soutien administratif pour ce secteur.

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DE LA TÂCHE

Documents administratifs des étudiants internationaux:

- Gérer l’ensemble du processus du dépôt des documents administratifs pour les étudiants internationaux;

- Être responsable du processus d’élaboration et de révision du processus entourant le suivi des assurances pour les étudiants internationaux.

Service d’orientation, d’information scolaire et professionnelle:

- Accueillir la clientèle étudiante et évaluer le degré d’urgence;

- Prendre les appels, donner des renseignements et diriger les appels au besoin;

- Analyser les demandes de rendez-vous, créer les dossiers, assigner les rendez-vous;

- Planifier les réunions (réservation d’un local);





- Assurer diverses responsabilités liées au Centre d’information scolaire et professionnelles (classement, commandes, mise à jour de l’index, prêt de documents, etc.);

- Rechercher et compiler les statistiques sur la clientèle;

- Établir l’arborescence des dossiers d’orientation sur le réseau.

Gestion d’événements/communications:

- Concevoir des calendriers d’activités pour les différents projets;

- Être responsable de la logistique de l’organisation des activités d’information scolaire et professionnelle (élaboration de l’horaire, réservation des locaux et du matériel, accueil des exposants et organisation des kiosques);

- Alimenter les plateformes communicationnelles, diffuse les messages élaborés par elle et l’équipe et gère les demandes d’information.

Autres:

- Concevoir, proposer et tenir à jour les dossiers, lettres types et formulaires et les adapter aux politiques et règlements;

- Assurer différents suivis par rapport au cheminement des étudiants (attestations confirmant le statut, attestation de fréquentation scolaire, avis d’absence, abandons de cours, etc.);

- Classer et distribuer les diplômes d’études collégiales;

- Gérer les boîtes courriels génériques et l’agenda de la directrice adjointe du service;

- Faire la vérification académique d’étudiant à la suite d’une demande externe;

- Au besoin, accomplir toutes autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité et expérience:

📌 Agent ou agente de soutien administratif, classe principale (Levis)
🏢 C
📍 Levis