Vous êtes actuellement à la recherche d'une nouvelle opportunité à Dorval comme Adjoint Administratif?

En partenariat des autres parties prenantes avec lesquelles l’entreprise transige, l’adjoint administratif assure le support administratif à l’équipe des dirigeants de l’Entreprise, et voit au bon fonctionnement de l’ensemble des bureaux.

Avantages

- Travail à l'aéroport Pierre Eliot Trudeau
- Semaine de travail de 40 heures
- Poste hybride (rotation)
- Salaire compétitif (versatile selon l'expérience)
- Assurance collective
- Régime de retraite
- Stationnement gratuit
- 3 semaines de vacances
- Formation fournie

Responsabilités

- Voir au bon déroulement des activités administratives des bureaux de l’entreprise ;
- S’occuper de différentes choses, telles que : des licences-radios, des renouvellements de baux, de la gestion des espaces de stationnements, des casiers postaux, des contrats de location d’équipements de bureau, de l’administration des cartes-visiteurs -zone réglementée, des services de messageries et d’envois de colis, (Fedex, Purolator, etc.) et de l’administration des douanes si applicables ;
- Rédiger, réviser, traduire de la correspondance, des présentations, des brochures, tableaux, des rapports et d'autres documents connexes, pour les différents services;
- Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne avec les autres services et ou partenaires d’affaires de l’entreprise;




- Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers incluant les archives, pour différents secteurs d’activités;
- Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques généraux;
- Organiser les voyages d’affaires et faire les réservations nécessaires pour ceux concernés.

Aide à la Comptabilité

- Prise en charge du processus des rapports de dépenses;
- Vérifier les feuilles de temps vs le logiciel et préparer un rapport pour le service de la paie;
- Compléter quelques fichiers comptables en fonction des documents reçus (factures, feuille de temps, paiements, etc.);
- Préparer des paiements (virements, chèques, etc.);
- Préparer et assurer l’envoi de la facturation et réceptionner les paiements;
- Autres tâches non récurrentes ou en remplacement d’employés en vacances.

Ressources Humaines

- Supporter les activités administratives des ressources humaines;
- Préparer les documents d’embauche des nouveaux employés;
- Mettre à jour les organigrammes;
- Préparer les bulletins d’anniversaires;
- Tenir à jour les dossiers des employés et les différentes bases de données y étant reliées;
- Faire le classement;
- Produire différents documents, listes, rapports à l’aide de Word, Excel ou Powerpoint;




- Voir à la logistique et à l’organisation d’événements spéciaux.

Achats

- Effectuer les achats nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, pièces, matériel électrique et électronique, fournitures de bureau, ameublement, buffet, café et autres consommables, vêtements de travail, articles promotionnels ;
- Émettre les bons de commandes nécessaires lorsque requis et en faire les suivis.

Autres

- Se conformer aux différentes règles et procédures établies, (santé et sécurité, 5S, etc.) ;
- S’impliquer activement à l’amélioration continue des différents processus dans lesquels, il est impliqué ;
- Exécuter toutes autres tâches et responsabilités pouvant être demandées par son supérieur immédiat.

Qualifications

- Diplôme en secrétariat ;
- Expérience minimale de 5 ans dans un poste similaire ;
- Aptitudes pour la tenue de livres / comptabilité, un plus ;
- Parfaitement bilingue ;
- Aisance avec la rédaction ;
- Grandes habiletés avec la traduction (français/anglais) ;
- Communiquer en Anglais avec des [clients/partenaires/employés] [anglophones] situés hors du Québec sur une base [quotidienne/régulière]
- Minutie, souci des détails ;
- Respect des échéanciers ;
- Jugement et débrouillardise ;
- Bonnes connaissances de l’informatique suite MS-Office ;
- Rigoureux et méthodique ;
- Habiletés à travailler sur différents dossiers à la fois ;
- Excellentes habiletés de communications, courtoisie et diplomatie ;
- Attitude positive.

📌 Adjoint Administratif (Canada)
🏢 randstad canada
📍 Canada