Sommaire Du Poste

Sous la supervision de la ou du gestionnaire, développement des collections, la ou le technicien·ne en documentation contribue à l’acquisition et au traitement des ressources documentaires, quel que soit leur format. La personne retenue veille en outre à ce que les ressources soient acquises de manière efficace conformément aux règles et politiques de l’établissement, à les cataloguer avec précision dans les systèmes de bibliothèques et à les mettre à la disposition des usager·ères en temps opportun.

Principales Responsabilités

- Consigner de manière rigoureuse et ordonnée les documents relatifs à toute transaction d’acquisition, y compris les bons de commande, les factures, les confirmations de paiement et la correspondance avec des prestataires de services afin d’assurer la transparence, la traçabilité et le respect des procédures d’approvisionnement des bibliothèques.
- Examiner et vérifier les informations de facturation dans le système intégré d’acquisitions des bibliothèques (WMS) en s’assurant que les données saisies sont exactes et qu’elles correspondent aux commandes afin de garantir un traitement rapide des paiements et d’éviter toute erreur.
- Effectuer des vérifications comptables poussées en lien avec les montants des factures, la conversion de devises, les taxes, les remises et les frais d’expédition afin de garantir l’exactitude financière avant approbation.
- Effectuer des recherches et des vérifications bibliographiques de livres et de périodiques dans une variété de sources.
- Ajouter les données de facturation à la base de données comptables Banner toutes les deux semaines pour assurer la production optimale des rapports financiers.




- Créer et mettre à jour des fiches de prestataires en générant des codes pour les nouveaux prestataires dans Banner et en tenant à jour leurs coordonnées dans WMS, et ce, conformément aux politiques d’approvisionnement de l’établissement.
- Effectuer des vérifications fiscales et des contrôles de conformité de toutes les transactions payables en veillant au respect des réglementations fiscales applicables.
- Rapprocher les transactions effectuées par carte de crédit, examiner les pièces justificatives et s’assurer du respect des directives de l’Université en matière d’achat.
- Téléverser l’ensemble des documents d’approvisionnement sur Minerva afin de garantir un traitement et un paiement rapides des factures.
- Préparer et soumettre les documents nécessaires aux virements bancaires et électroniques, saisir rigoureusement les données de paiement dans WMS et assurer la coordination avec les services concernés.
- Effectuer régulièrement le rapprochement des comptes pour les fonds attribués en veillant à l’adéquation entre les dépenses et les allocations budgétaires ainsi qu’en relevant les écarts dans le but d’assurer un suivi.
- Surveiller les engagements résiduels, les bons de commande ouverts ainsi que les factures non traitées pour faciliter l’élaboration de prévisions financières et de montages budgétaires fiables.
- Contribuer aux activités financières de fin et de début d’exercice financier, notamment les charges à payer,



les reports budgétaires, les dates limites de facturation et les tâches de rapprochement.
- Examine et répond aux demandes reçues dans les boîtes de courriel départementales partagées, traite les demandes d’achat et d’assure la communication avec les fournisseurs.
- Offrir un soutien en lien avec des fonctions connexes durant les périodes de pointe du Service, par exemple en participant à la gestion des réserves de cours ou autres priorités.
- Communiquer avec des parties prenantes internes et des prestataires externes pour résoudre les écarts comptables, assurer un paiement rapide des factures et maintenir de bonnes relations avec les prestataires.
- Veiller au respect des politiques de l’Université en matière d’approvisionnement et de finances, de manière à se préparer aux audits et à garantir l’efficacité opérationnelle.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Autres Compétences Et/ou Aptitudes

Diplôme d’études collégiales (en documentation et systèmes de bibliothèque ou en techniques de la documentation) ou expérience équivalente requise. Diplôme ou cours suivis en services administratifs, en comptabilité, en administration des affaires ou approvisionnement, un atout. Une combinaison de formation et d’expérience pertinente pourrait être considérée. Une formation ou une certification relative au traitement des opérations financières, à la tenue de livres ou à la gestion documentaire constitue un atout. Capacité à faire preuve d’un haut degré de précision et d

📌 Technicien·ne en documentation (Montreal)
🏢 McGill University
📍 Montreal