Vue d’ensemble du poste

Le ou la titulaire du poste est responsable de fournir un soutien administratif et technique au sein du bureau de Montréal. Ce poste consiste à assurer la bonne coordination et la mise à disposition des espaces destinés aux clients et aux équipes internes, notamment les salles de réunion et les installations, tout en faisant preuve d’un haut niveau d’organisation, de réactivité et de prestation de services.

Responsabilités principals

Services à la clientèle et aux installations

- Assurer la préparation quotidienne des salles de conférence ainsi que des événements internes et externes périodiques, y compris l’installation et le démontage, et fournir un soutien technique.
- Configurer (placer) le mobilier modulaire des salles de conférence selon les besoins des réunions.
- S’assurer que les avocats en visite disposent des fournitures de bureau nécessaires avant leur arrivée (p.ex., stylos, surligneurs et papier) et remplacer les claviers ou l’équipement, au besoin.
- En collaboration avec la chef des services administratifs, veiller à ce que les locaux soient en bon état, notamment en les examinant régulièrement pour repérer les problèmes, et agir comme personne-ressource pour la gestion des installations, notamment en coordonnant l’accès des fournisseurs et des entrepreneurs, en signalant les problèmes et en assurant le suivi des problèmes liés aux installations.
- Soumettre des demandes de service à la direction de l’immeuble (par exemple, entretien, nettoyage, réparations) et en assurer le suivi par le biais de leur plateforme personnalisée.
- Contribuer au soutien opérationnel quotidien des locaux, notamment en participant aux déménagements de mobilier et aux réaménagements des espaces de travail,



en installant des œuvres d’art et en effectuant d’autres tâches d’aménagement et d’entretien liées aux bureaux, selon les besoins.

Soutien technique

- Assurer la liaison avec les clients internes et externes afin de coordonner les besoins en services techniques pour les réunions et événements virtuels et en personne, notamment la planification préalable, la gestion opérationnelle et la prise en charge des équipements audiovisuels des salles de réunion.
- Agir comme personne-ressource en matière de soutien technique audiovisuel, notamment en effectuant des tests et en procédant au dépannage des équipements audiovisuels. Consigner et signaler les problèmes techniques, et transmettre les problèmes complexes au service de soutien technique audiovisuel, au directeur - Technologie audiovisuelle et services de bureau, ainsi qu’aux fournisseurs externes si nécessaire.
- Assurer le soutien technique et la maintenance de l’ensemble des équipements informatiques (matériel et logiciels) du bureau de Montréal pour permettre au personnel et aux avocats de travailler efficacement.
- Cela comprend notamment :
- Résoudre les problèmes techniques et fournir un soutien général aux utilisateurs.
- Coordonner les mises à jour et la maintenance.




- Créer une image système de l’ordinateur portable des nouveaux employés et passer en revue la liste de vérification pour s’assurer que tout est prêt pour accueillir les nouveaux membres du cabinet.
- Veiller à ce que les bureaux et les postes de travail soient équipés d’écrans, de souris, de claviers, etc. en bon état de fonctionnement.
- Aider les utilisateurs à configurer les systèmes Torys sur leurs appareils mobiles.
- Assurer la remise en état et la maintenance des équipements informatiques dans l’ensemble du bureau.
- Assurer la maintenance des imprimantes, notamment en remplaçant les cartouches d’encre, en effectuant la maintenance préventive, en diagnostiquant les problèmes et en procédant aux réparations ou en transmettant les problèmes à notre fournisseur de service de gestion d’impression.
- Commander le matériel nécessaire, planifier les interventions techniques, etc.

- Saisir les demandes de service, les incidents et les solutions et en faire le suivi selon les procédures des Services informatiques.
- Collaborer avec le Service d’assistance pour fournir un soutien sur place aux utilisateurs finaux en cas de problèmes liés aux applications et au matériel, notamment pour le dépannage, la mise en œuvre de solutions et le signalement approprié des incidents. Consigner et signaler les problèmes techniques à l’aide de l’outil de gestion des services informatiques et transmettre les problèmes complexes ou liés aux services informatiques au directeur - Gestion des services informatiques.

Soutien administratif

- Répondre rapidement et avec courtoisie aux demandes des avocats, des clients et des visiteurs.
- Veiller à ce que les avocats en visite à Montréal disposent de tout le matériel de bureau et des équipe

📌 Coordonnateur ou coordonnatrice, Service à la clientèle/soutien technique (Montreal)
🏢 Torys
📍 Montreal