Le ou la titulaire du poste est responsable de la gestion des aspects administratifs et opérationnels liés à la pratique de son avocat ou avocate, afin d’assurer son bon fonctionnement et son efficacité. Le ou la titulaire de ce poste travaille en étroite collaboration avec les équipes des services de soutien afin de soutenir la prestation des services aux clients et la gestion globale du groupe de pratique.

Soutien à l’avocat ou à l’avocate et aux clients

- Acquérir et maintenir une bonne compréhension de la pratique, des priorités et du style de travail de l’avocat ou l’avocate, en veillant à ce que les principaux processus et exigences soient consignés par écrit et tenus à jour.
- Gérer et trier les communications reçues, répondre aux demandes habituelles, transmettre en temps opportun les dossiers urgents ou sensibles aux personnes concernées, et enregistrer les courriels et leurs pièces jointes dans le système de gestion documentaire du cabinet, conformément aux directives.
- Rédiger la correspondance destinée aux clients conformément aux exigences établies par l’avocat ou l’avocate et celles du cabinet.
- Gérer de manière proactive le calendrier de l’avocat ou de l’avocate, en veillant à établir efficacement les priorités parmi ses engagements et à respecter les échéances clés. Vérifier que les réunions sont correctement programmées et que tout le matériel nécessaire ainsi que les informations exactes concernant les participants sont disponibles.
- Gérer tous les aspects liés aux voyages, notamment la réservation des vols et des hébergements, la préparation d’itinéraires détaillés et les rapports de dépenses.
- Soutenir l’avocat ou l’avocate à l’égard des obligations réglementaires et des exigences en matière d’agrément,



notamment les adhésions à des associations professionnelles, le respect des obligations de formation continue obligatoires et les déclarations correspondantes. Gérer les biographies de l’avocat ou de l’avocate et coordonner leur participation aux conférences et aux activités externes, en collaboration avec le service Marketing et développement des affaires.
- Fournir un soutien administratif courant, notamment en matière de rédaction, de mise en page, de révision, de relecture, de mise en évidence des modifications et de gestion des versions, en collaboration avec les spécialistes - Traitement de documents pour la production de documents complexes et les exigences techniques avancées en matière de mise en page.
- Coordonner la répartition des tâches au sein de l’équipe afin d’assurer un soutien administratif continu à l’avocat ou l’avocate, notamment en cas d’absences, de congés et pendant les périodes plus occupées.
- Collaborer avec les Services de traitement de documents, les adjoints administratifs et les autres ressources administratives afin de coordonner les demandes de travail, de suivre l’avancement des tâches, de vérifier l’exactitude des tâches achevées et de respecter les délais fixés.
- Établir des relations de travail solides entre les différentes équipes des services de soutien afin de résoudre les problèmes, de rationaliser les processus et de respecter les délais de livraison.




- Fournir un soutien et des conseils aux collègues et aux nouvelles recrues.
- Contribuer aux initiatives à l’échelle du cabinet, à l’amélioration des processus et aux projets spéciaux visant à soutenir les priorités du cabinet.

Fonctions liées aux aspects financiers

- Collaborer avec l’avocat ou l’avocate pour veiller à la facturation des heures de travail dans les délais prescrits et faire les suivis requis.
- En collaboration avec l’équipe de facturation, gérer l’ensemble des processus de facturation, notamment en assurant le suivi des travaux en cours, en préparant et en vérifiant les factures pro forma, et en veillant à l’exactitude des descriptions, des escomptes et des modalités de tarification. S’assurer que les factures sont finalisées et émises conformément aux directives du client et aux normes du cabinet.
- Assurer le suivi des dossiers faisant l’objet de modalités de rémunération alternatives, en veillant à l’exactitude des tarifs et des escomptes convenus, en surveillant les budgets et en fournissant régulièrement des informations financières à l’avocat ou à l’avocate.
- Préparer et tenir à jour les rapports relatifs aux heures de travail et à la facturation pour l’avocat ou l’avocate et les clients, en indiquant la situation financière, les tendances et les éléments en suspens à traiter si nécessaire.
- Faciliter le paiement des factures de tiers et des frais de dépôt, en veillant à l’exactitude des informations, aux autorisations requises et à la soumission dans les délais, conformément aux exigences des fournisseurs.
- Gérer le traitement des dépenses conformément aux délais et aux directives établis, notamment en vérifiant, en transmettant e

📌 Adjoint ou adjointe juridique (Montreal)
🏢 Torys
📍 Montreal