Job Description

Et si vous pouviez redéfinir ce qui est possible? Avec nous, c’est possible. Vous cherchez du sens. De la croissance. Des occasions. Des gens qui comprennent.

L’Opportunité

Votre impact commence ici.

À titre de coordonnateur de programme basé à Montréal, vous jouerez un rôle clé dans le soutien du moteur de livraison de notre programme, en assurant une organisation impeccable, une structure solide et un suivi constant. Ce poste relève du vice-président à la Simplification et à la Standardisation, offrant un appui direct aux initiatives menées par ce dirigeant.

Il s’agit d’une occasion unique de devenir un acteur clé du programme Impact, en rejoignant une équipe ambitieuse alors que notre organisation entame une transformation nationale visant à standardiser, simplifier et harmoniser les processus dans tous les secteurs. Vos contributions permettront aux dirigeants et gestionnaires de programme de se concentrer sur la vision stratégique et l’exécution, pendant que vous assurerez la gestion administrative et la coordination essentielle qui favorisent la progression et soutiennent le changement durable. Ce rôle vous place au cœur d’un effort collaboratif pour redéfinir ce qui est possible, et vous permettra d’avoir un impact concret sur le programme et sur l’avenir de l’organisation.

Votre Impact

- Coordonner des calendriers complexes, incluant la planification de réunions, l’organisation logistique. Résoudre de manière proactive les conflits d’horaire et s’assurer que tous les intervenants soient informés des changements en temps réel. Superviser la planification d’événements pour des ateliers liés au projet, des présentations clients et des rencontres de l’équipe à l’extérieur du bureau.
- Préparer et mettre à jour la documentation du programme,



incluant des présentations PowerPoint détaillées, des suivis de programme, des rapports d’état, des outils Excel et des notes d’information. Développer des modèles et des procédures opérationnelles standards pour les livrables du programme, en assurant l’alignement avec les directives organisationnelles. Aider à la rédaction de correspondances, de mémos et de communications destinées à la direction.
- Appuyer la planification du programme, les échéanciers et le séquencement des tâches en collaborant avec les collaborateurs du programme et les chefs d’équipe. Suivre les jalons, surveiller la progression et signaler les risques ou goulots d’étranglement potentiels. S’assurer que les membres de l’équipe connaissent clairement les priorités, les échéances et les dépendances ; faciliter les rencontres régulières pour revoir l’état et les prochaines actions.
- Synthétiser les discussions en résumés concis et en éléments d’action. Diffuser des éléments d’action clairs avec des suivis structurés afin d’assurer la responsabilisation. Suivre l’accomplissement des tâches assignées, envoyer des rappels et signaler les enjeux non résolus à la direction au besoin. Maintenir des dossiers des décisions clés et de la documentation du programme pour fins d’audit et de conformité.
- Maintenir des fichiers centralisés du programme,



des modèles et des répertoires d’informations en utilisant des plateformes infonuagiques sécurisées. Assurer la cohérence, le contrôle des versions et le respect des normes organisationnelles. Gérer les permissions d’accès et la confidentialité des données, incluant l’archivage des programmes complétés et l’accueil des nouveaux membres de l’équipe aux ressources partagées.
- Aider à la surveillance des livrables et assurer l’alignement entre les équipes internes et les partenaires internes et externes. Coordonner les communications interfonctionnelles, organiser des réunions d’état régulières et faciliter la collaboration à l’aide d’outils numériques. Suivre les commentaires des parties prenantes et soutenir la résolution rapide des enjeux ou des escalades.
- Agir comme point d’ancrage administratif pour des initiatives à rythme rapide, en soutenant les opérations quotidiennes du programme. Gérer les demandes technologiques et les besoins en installations pour les équipes de projet.
- Servir de point de contact principal entre la direction du programme et les parties prenantes externes, incluant les partenaires internes et externes. Gérer les communications entrantes, prioriser les demandes urgentes et garantir des réponses rapides. Préparer des documents d’information et des recherches contextuelles pour les rencontres exécutives.
- Soutenir les activités de gestion du changement, incluant le déploiement de nouveaux processus, les sessions de formation et les initiatives d’intégration. Recueillir les commentaires, identifier les pistes d’amélioration et contribuer aux efforts d’optimisation continue des processus.
- Protéger les informations confidentielles, faire preuve de discrétion dans la gestion des dossiers sensibles et maint

📌 Coordonnateur.trice de projet (Montreal)
🏢 WSP in Canada
📍 Montreal