Assurer la fluidité administrative du bureau et soutenir la direction générale dans les opérations quotidiennes, afin que les dossiers de paie, de comptabilité courante, de documentation, d’achats et de demandes internes soient traités avec rigueur, rapidité et confidentialité.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

· Soutenir la direction dans la gestion de l’agenda, des courriels, des suivis administratifs et de certaines communications internes.

· Préparer la paie hebdomadaire en consolidant les heures, les fichiers de suivi et les informations requises par le fournisseur de paie.

· Assurer la création et la mise à jour de la documentation RH, en collaboration avec les associés (politique RH, salarial, descriptions de rôles, structure organisationnelle, etc.).

· Veiller à la coordination de la prise des vacances de manière cohérente avec les mandats en cours et assurer le suivi administratif des congés et absences.

· Assurer le traitement administratif du courrier, des chèques reçus, des dépôts et de la distribution des publications.

· Gérer les achats courants du bureau et les besoins logistiques récurrents.

· Assurer un suivi administratif des comptes clients en retard à partir des rapports reçus et des consignes de relance.

· Préparer des communications, correspondances, documents écrits, rapports et procéder à la mise en page, au besoin.

· Gérer et classer les documents administratifs, RH et opérationnels du bureau.

· Répondre aux demandes administratives des employés :



attestations d’emploi, contrats, formulaires et suivis gouvernementaux.

· Orienter les appels, les visiteurs et les demandes externes selon une procédure claire et documentée.

EXIGENCES

Scolarité et expérience

· DES et formation en secrétariat, bureautique ou administration.

· DEP/ASP/AEC/DEC un atout.

· Minimum 3 à5 ans d’expérience.

Informatique

· Très bonne connaissance de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams).

· Très bonne connaissance du logiciel Quickbooks

· Connaissance intermédiaire à avancée de Excel

Aptitudes et qualités recherchées

· Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité.

· Tact, courtoisie et sens du service à la clientèle.

· Esprit d’équipe et collaboration.

· Connaissances générales en matière de planification et gestion des ressources humaines.

· Très bonne connaissance du français, parlé et écrit.

· Autonomie avec bon jugement sur les limites de décision.

· Tolérance aux interruptions et capacité de priorisation.

· Capacité à gérer son temps et suivre des échéanciers serrés.

· Intérêt pour l’architecture, l’art et le design.

AVANTAGES

· Salaire horaire compétitif

· Horaire de travail versatile

· Environnement de travail stimulant, au cœur du Vieux Montréal (métro Square Victoria)

· Entreprise engagée à dimension humaine, équipe jeune et dynamique

Heures prévues : 28.0 par semaine

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjointe à la direction (Montreal)
🏢 NÓS Architectes
📍 Montreal