LE SAISO RECRUTE!

Au Saiso, les camps, les activités de plein air et les projets destinés aux jeunes et aux familles font partie de notre quotidien. Pour que tout ça fonctionne, il faut aussi une administration bien organisée et des personnes qui assurent les suivis avec attention.

Tu aimes quand les dossiers sont en ordre, que les suivis avancent et que les gens obtiennent des réponses claires? Tu es à l’aise avec les outils informatiques et tu sais t’adapter à une journée qui ne se déroule pas toujours exactement comme prévu?

On aimerait te rencontrer!

Ta place dans l'équipe

Tu assureras le suivi administratif de nos activités et accompagneras notre clientèle dans ses démarches. En collaboration avec les responsables des différents services, tu veilleras à ce que les dossiers soient à jour, les communications claires et l’information transmise aux bonnes personnes.

De quoi seront remplies tes journées?

Accueillir, informer et accompagner

- Répondre aux appels, aux courriels et aux messages Messenger pour renseigner et accompagner la clientèle.
- Gérer les inscriptions aux camps et aux classes nature, les listes d’attente et les annulations, ainsi que le paramétrage des activités et la mise à jour des dossiers.
- Préparer les contrats, effectuer la facturation et assurer les suivis auprès des clients et des personnes intéressées par nos services.
- Traiter les plaintes de premier niveau et transmettre aux responsables concernés les situations qui nécessitent leur intervention.

Préparer les camps et garder les dossiers en ordre

- Former les groupes estivaux selon les critères établis, en tenant compte des places disponibles et d’une utilisation efficace des ressources.
- Produire les listes de présences, les fiches santé, les documents hebdomadaires et les relevés 24.




- Préparer et organiser les documents et cartables de procédures, effectuer la saisie de données et compiler les résultats des sondages de satisfaction.

Garder le contact avec les familles et les membres

- Rédiger et transmettre les communications aux parents : infolettres hors saison, courriels hebdomadaires durant l’été et avis de changement.
- Tenir les listes d’envoi à jour et contribuer à alimenter la page Facebook destinée aux parents.
- Assurer les suivis administratifs des adhésions, veiller à l’application des avantages des membres et gérer les inscriptions aux événements de la vie associative.

Donner un coup de main à l'équipe

- Créer les profils employés, publier les offres d’emploi et transmettre les confirmations de réception des candidatures.
- Assurer le suivi des commandes, de la distribution et des paiements des vêtements et articles à l’effigie du Saiso.
- Soutenir la gestion des petites caisses.

Ton savoir-faire

Les indispensables

- Excellente maîtrise du français oral et écrit, notamment pour rédiger des communications claires et soignées.
- Très grande aisance avec les outils informatiques en environnement Windows et facilité à apprendre rapidement de nouvelles plateformes.
- Bonne maîtrise de Microsoft 365, notamment Word, Excel, Outlook et OneDrive.
- Compétences en gestion de courriels, en saisie de données et en prise en charge et suivi de dossiers.




- Approche professionnelle du service à la clientèle et capacité à résoudre les insatisfactions avec calme et jugement.
- Sens de l’organisation, rigueur et capacité à établir les priorités malgré les interruptions et les imprévus.
- Autonomie, proactivité et fiabilité.
- Facilité à travailler en équipe et à transmettre efficacement l’information nécessaire aux collègues.
- Discrétion et respect irréprochable de la confidentialité.

Les petits plus

- Connaissance de Qidigo, d’Agendrix, de Square et de Cyberimpact.
- Connaissance de l’univers des camps et du loisir jeunesse.

Formation et expérience

- Formation postsecondaire en administration ou dans un domaine lié à la jeunesse, en cours ou terminée.
- Au moins trois ans d’expérience pertinente en administration ou en loisir jeunesse, avec une aisance démontrée dans les tâches administratives.

Qu’est-ce qui pourrait te plaire ici? Mettre tes compétences administratives au service d’activités destinées aux jeunes, aux familles et à la communauté.

Occuper un rôle varié, en contact avec la clientèle et les différents membres de l’équipe. Ton travail aura des effets concrets : des familles bien informées, des inscriptions bien gérées et des collègues qui disposent des bons renseignements au bon moment.

Le tout dans un environnement de plein air en plein cœur de Charlesbourg!

Ça te ressemble?

Fais-nous parvenir ton CV, accompagné d’une lettre d’intérêt, à [email protected], au plus tard le 9 novembre, en indiquant « Candidature — Administration » dans l’objet.

On a hâte de faire ta connaissance!

Rémunération : à partir de 21,00$ par heure

Heures prévues : 35.0 par semaine

Avantages

- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint(e) administratif(ve)
🏢 Le Saiso centre de plein air
📍 Quebec City