Le coordonnateur administratif fournit un soutien administratif de haut niveau aux vice-présidents seniors et à l'équipe de direction. Ce rôle relève directement de l'adjointe exécutive senior et est crucial pour assurer le fonctionnement harmonieux et efficace des fonctions exécutives, y compris la planification, la communication et la coordination. Le candidat idéal est hautement organisé, soucieux du détail et capable de gérer plusieurs priorités simultanément.

Veuillez noter : Il s'agit d'un poste en personne, exigeant d'être au bureau 5 jours par semaine à notre siège social à Toronto, ON.

Devoirs et responsabilités

- Fournir un soutien administratif complet aux vice-présidents seniors et à l'équipe de direction
- Contribuer au fonctionnement efficace du bureau en fournissant un soutien aux adjointes exécutives seniors et à l'administrateur de bureau
- Gérer des agendas complexes, y compris la planification de réunions, de rendez-vous et d'arrangements de voyage
- Coordonner, préparer et réviser des documents pour les réunions, les présentations et autres documents
- Suivre les échéanciers des projets, les livrables et les suivis pour assurer une réalisation en temps opportun
- Aider avec les réservations de passagers, les changements de vol, les plaintes et toutes les autres demandes de passagers apportées au bureau exécutif
- Traiter les informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme
- Agir comme point de contact entre le bureau exécutif et les parties prenantes internes/externes
- Préparer et traiter les rapports de dépenses et autres documents financiers
- Mener des recherches et recueillir des informations selon les besoins pour divers projets




- Soutenir la planification et l'exécution d'événements d'entreprise
- Soutenir les commandes de traiteur et le nettoyage pour les réunions et événements sur place
- Commander des fournitures de bureau et gérer l'inventaire pour le bureau
- Aborder les situations quotidiennes par la résolution adaptable de problèmes, soit individuellement, soit en consultation avec d'autres
- Fournir un soutien technique de base aux membres de l'équipe pour faciliter la connexion au Wi‑Fi, l'impression de documents, la connexion et la configuration d'équipements de visioconférence, etc.
- Aider à l'impression, à la photocopie, à la mise en recueil, à la distribution et à la récupération des documents
- Participer activement au système de gestion de la sécurité (SGS) de Porter, y compris le signalement des dangers et des incidents rencontrés dans les opérations quotidiennes; comprendre, respecter et promouvoir la politique de sécurité de l'entreprise
- Participer aux efforts de santé et de sécurité pour les emplacements; mettre à jour les classeurs et les tableaux de santé, de sécurité et de politiques et procédures sous la direction du gestionnaire de la santé et de la sécurité
- Autres tâches assignées pour répondre aux besoins de l'équipe de direction et de l'organisation

Compétences comportementales

- Souci de la sécurité :



Identifier les situations dangereuses ou potentiellement dangereuses et prendre les mesures appropriées pour maintenir un environnement sûr pour soi-même et pour les autres.

- Travail d'équipe : Travailler en collaboration avec les autres pour atteindre les objectifs organisationnels.

- Service à la clientèle / aux passagers : Offrir un service d'excellence aux clients internes et/ou externes (passagers).

- Initiative : Traiter les situations et les problèmes de manière proactive et persistante, en saisissant les opportunités qui se présentent.

- Orientation vers les résultats : Concentrer les efforts sur l'obtention de résultats de haute qualité conformes aux normes de l'organisation.

- Favoriser la communication : Écouter et communiquer ouvertement, honnêtement et respectueusement avec différents publics, en favorisant le dialogue et en bâtissant un consensus.

Qualifications

- Minimum de 2 à 5 ans d'expérience pertinente dans la prestation de soutien dans un environnement de bureau et le soutien de cadres supérieurs
- Excellentes compétences en service à la clientèle

- Connaissance de Google Suite, y compris Gmail
- Compréhension des pratiques et des procédures de bureau
- Fortes compétences en communication verbale et écrite, initiative, compétences organisationnelles et gestion du temps

- Esprit d'équipe doté d'excellentes compétences en collaboration
- Capacité éprouvée à effectuer plusieurs tâches à la fois et à gérer des activités aux priorités variées
- Fort souci du détail, avec la capacité d'être adaptable et flexible face aux demandes

- Capacité à travailler de manière autonome et à résoudre des problèmes

📌 Coordonnateur / Coordonnatrice administrative (Toronto)
🏢 Porter Airlines
📍 Toronto