Coordonnateur ou Coordonnatrice // Coordinator, Team Operations

Montréal, QC, CA

Titre du poste : Coordonnateur ou Coordonnatrice, Opérations de l’équipe, Division du Québec

Temps plein, contrat à durée déterminée

Lieu de travail :Montréal (Québec)

Relève de :Directeur général ou Directrice générale, Opérations, Québec et Accessibilité

I. Portée et sommaire des principales responsabilités

La personne titulaire du poste de coordonnateur ou coordonnatrice, Opérations de l’équipe, Division du Québec, assure le bon fonctionnement administratif, logistique et programmatique de la Division du Québec d’INCA. Relevant de la direction générale, elle constitue un soutien de premier plan pour la direction générale et le personnel du Québec, tout en contribuant à faire du Hub communautaire d’INCA un lieu accueillant pour les personnes participantes, les bénévoles et le personnel. Elle aide à promouvoir une culture inclusive, défend des normes élevées de service à la clientèle et soutient la mobilisation des bénévoles dans l’ensemble des activités au Québec.

Ce poste exige un niveau supérieur d’expertise en service à la clientèle, d’exactitude, de confidentialité, de jugement éclairé et de diplomatie dans les relations avec le personnel, les bénévoles et les personnes participantes, à tous les échelons de l’organisme.

II. Fonctions essentielles

Le poste comprend les responsabilités générales suivantes, sans toutefois s’y limiter :

Opérations et administration

- Exécuter et coordonner les responsabilités programmatiques, opérationnelles, administratives et logistiques de la Division du Québec et de son Hub communautaire.
- Contribuer à faire du Hub communautaire un lieu accueillant pour les personnes participantes, les bénévoles et le personnel, en participant régulièrement à la rotation des horaires du personnel du Hub local.
- Offrir un soutien au personnel des programmes, aux bénévoles et aux personnes participantes dans la prestation des programmes communautaires d’INCA.
- Fournir un soutien administratif à la direction générale, aux gestionnaires et aux chefs de programme, notamment en rédigeant, triant, distribuant et expédiant la correspondance et le matériel courants à l’interne, à l’équipe nationale et à l’externe, y compris le courrier sortant et les envois par messagerie.
- Préparer des rapports, traiter des données et rédiger et distribuer les ordres du jour et procès-verbaux des réunions, au besoin.
- Coordonner la logistique des réunions d’équipe, en mode virtuel ou en personne, notamment la planification en fonction des disponibilités, l’envoi des ordres du jour et la préparation de la salle ou de la plateforme.
- Saisir et coder les factures et préparer les rapports de dépenses dans le système prévu à cet effet.
- Traiter et déposer les sommes liées aux comptes clients et à la gestion des dons.
- Commander et gérer l’inventaire des fournitures de bureau, de la papeterie et du matériel promotionnel, et effectuer les achats courants du bureau.
- Coordonner les demandes d’entretien des locaux et du matériel informatique, et remettre au personnel et aux locataires les clés et les codes de sécurité au besoin, en remplissant et en classant électroniquement les documents nécessaires.




- Agir comme intermédiaire entre les fournisseurs et l’équipe de direction.
- Assurer le suivi des absences et des remplacements des membres de l’équipe, afin de tenir à jour le centre d’appel.
- Assurer la gestion efficace de la base de données Salesforce et des répertoires de contacts, y compris les listes d’envoi ; les dossiers des membres, des partenaires, des ressources, des personnes participantes et des bénévoles ; les inscriptions aux programmes ; les heures de service des bénévoles ; la présence aux programmes ; ainsi que les rapports et sondages destinés à la direction, aux bailleurs de fonds et aux responsables de programme, sur demande.
- Accompagner l’équipe lors de certains déplacements professionnels, au besoin

Service à la clientèle et à la communauté

- Offrir un point de contact constant et facilement reconnaissable avec INCA pour les personnes participantes, nouvelles et actuelles, leurs proches, les organismes de référence et les membres de la communauté.
- Répondre aux demandes en personne, par téléphone et par voie électronique concernant les programmes d’INCA et d’autres sujets, et trier la boîte de réception générale en acheminant les demandes à la personne appropriée.
- Promouvoir les normes élevées d’INCA en matière de service à la clientèle, en veillant à ce qu’elles soient comprises par le personnel et les bénévoles et respectées dans tous les aspects des activités locales.
- Améliorer la qualité et la cohérence globales de l’expérience des personnes participantes, et personnaliser le jumelage des personnes participantes aux programmes au moyen d’un processus normalisé d’évaluation des besoins et d’orientation.
- Soutenir la logistique des événements destinés aux personnes participantes et à leurs proches.
- Représenter INCA lors d’événements communautaires, notamment en offrant des présentations sur les services d’INCA et en tenant des kiosques d’information.
- Fournir à la direction des observations sur la mesure dans laquelle l’éventail actuel de programmes répond aux besoins des personnes participantes ou sur les lacunes qui pourraient être comblées dans le cadre du mandat d’INCA.
- Soutenir la direction générale dans l’élaboration et l’intendance de partenariats efficaces avec les organismes communautaires, les organismes de financement, les donateurs et donatrices, les bénévoles et d’autres organismes œuvrant en accessibilité et en situation de handicap, afin de faire progresser la mission d’INCA au Québec.

Mobilisation des bénévoles

- Contribuer à faire d’INCA l’organisme de choix pour les bénévoles, en promouvant l’engagement d’INCA envers la mobilisation des bénévoles à chaque occasion.
- Coordonner le processus de recrutement des bénévoles dans les différents programmes, y compris les entrevues, l’accueil et le soutien des bénévoles, des étudiants et des étudiantes, ainsi que des personnes candidates au programme Emplois d’été Canada,



en collaboration avec l’équipe de direction et les chefs de programme.
- Mettre à jour le système de base de données concernant les programmes bénévoles et leurs statuts.
- Coordonner les communications avec les bénévoles et participer à l’élaboration des événements de reconnaissance des bénévoles.

Soutien à la direction générale et au Conseil consultatif stratégique

- Fournir un soutien administratif et logistique à la direction générale, notamment en coordonnant le calendrier d’activités externes et en rédigeant la correspondance au besoin.
- Coordonner les communications, la planification et la logistique des réunions du Conseil consultatif stratégique du Québec, y compris la préparation et la distribution des ordres du jour et des documents de réunion.
- Rédiger et distribuer les procès-verbaux des réunions du Conseil consultatif stratégique, avec le suivi approprié.
- Soutenir une culture de philanthropie en offrant un soutien logistique aux événements communautaires et aux initiatives de collecte de fonds déterminés par la direction générale.

Connaissances et compétences requises

- Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
- Approche axée sur la clientèle et souci du détail.
- Maîtrise de Microsoft Office et d’Office 365, et expérience de travail dans un environnement de base de données ou de gestion de la relation client (CRM), y compris les requêtes.
- Solides compétences en organisation et en planification, avec la capacité de coordonner de grands volumes de documents et de respecter des échéances simultanées ou conflictuelles.
- Capacité de faire preuve de tact et de diplomatie dans les situations difficiles ou avec les personnes difficiles, et de travailler sous pression.
- Bonnes aptitudes pour l’établissement de relations et le réseautage avec une variété de parties prenantes.
- La connaissance des normes et des pratiques exemplaires en matière d’accessibilité constitue un atout.

Expérience et scolarité

- Certificat, diplôme ou grade d’études postsecondaires dans un domaine connexe, ou expérience professionnelle équivalente.
- Deux années ou plus d’expérience en administration, en soutien à la direction, en service à la clientèle ou en prestation de services, de préférence au sein d’un organisme caritatif ou sans but lucratif.
- Une expérience en mobilisation des bénévoles constitue un atout.
- Une expérience personnelle ou professionnelle liée à la cécité et à la perte de vision est considérée comme un atout.
- Le bilinguisme en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit, est requis.

Environnement de travail

- Le lieu de travail quotidien est situé sur place au Hub communautaire de Montréal.
- Disposition à travailler selon des horaires flexibles, y compris une présence occasionnelle lors de programmes ou d’événements en soirée ou la fin de semaine.
- Capacité de se déplacer de façon autonome vers les communautés du Québec, avec des déplacements à l’intérieur de la province et, à l’occasion, à l’extérieur, selon les besoins.
- L’accès à un véhicule et la capacité de conduire constituent un atout significant.

Position Title: Coordinator, Team Operations, Québec Division

Location:Montréal, Québec

Reports To:Executive Director, Operations, Québec, and Accessibility

📌 Coordonnateur ou Coordonnatrice // Coordinator, Team Operations (Montreal)
🏢 Canadian National Institute for the Blind
📍 Montreal