Coordonnateur(trice) administratif(ve) d’entrepôt

OVE Decors | Laval, Québec | Temps plein

À propos du poste

OVE Decors est à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) administratif(ve) d’entrepôt organisé(e), rigoureux(se) et proactif(ve) afin de soutenir les activités quotidiennes de nos opérations logistiques.

Dans ce rôle, vous serez responsable de diverses tâches administratives liées au traitement des commandes, à la coordination des expéditions, au suivi des transporteurs et à la gestion des stocks. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes de l’entrepôt, de la logistique et des opérations afin d’assurer l’exactitude des informations, le respect des exigences de nos clients et le bon déroulement des activités.

Nous recherchons une personne polyvalente, à l’aise dans un environnement dynamique, qui possède un excellent sens de l’organisation, une grande attention aux détails et une capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.

Vos responsabilités

- Préparer et trier les commandes dans le système LISA.
- Examiner les rapports opérationnels et assurer les suivis nécessaires (rapports d’annulation, commandes en retard, Rundown, etc.).
- Préparer et imprimer les documents d’expédition, notamment les connaissements (BOL), les listes de colisage et les étiquettes d’expédition.
- Coordonner les cueillettes avec les transporteurs et les assister lors de leur arrivée à l’entrepôt.
- Assurer les suivis administratifs liés aux échantillons, aux expéditions aériennes et aux autres demandes opérationnelles.
- Participer aux activités de gestion des stocks, notamment les inventaires cycliques, les inventaires de fin d’année pour l’ensemble des entrepôts et les modifications de codes de produits.
- Vérifier l’exactitude et la conformité des documents d’expédition afin de prévenir les erreurs et les non-conformités aux exigences des clients, notamment celles de Costco.
- Traiter les expéditions de fin de journée dans les différents systèmes informatiques et portails clients.
- Vérifier et communiquer les numéros de suivi des expéditions, au besoin.
- Classer, organiser et maintenir à jour les documents opérationnels et d’expédition.
- Collaborer avec les équipes internes afin de résoudre les écarts et d'assurer le suivi des demandes opérationnelles.
- Effectuer toute autre tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement des opérations de l’entrepôt.

Profil recherché

Qualifications et compétences

- Diplôme d’études secondaires ou formation pertinente en administration, en logistique ou en gestion des opérations.
- Expérience pertinente dans un poste administratif, idéalement dans un environnement d’entrepôt, de distribution ou de logistique.
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel et Outlook.




- Aisance avec les systèmes informatiques de gestion des commandes, des stocks ou des expéditions.
- Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Grande rigueur et souci du détail, particulièrement dans la préparation et la vérification des documents.
- Capacité à travailler efficacement dans un environnement dynamique où les priorités peuvent évoluer rapidement.
- Bonnes aptitudes en communication et esprit d’équipe.
- Autonomie, sens des responsabilités et approche proactive dans la résolution de problèmes.

Atouts

- Expérience avec les systèmes de gestion d’entrepôt (WMS) ou les systèmes ERP.
- Connaissance des documents d’expédition, notamment les connaissements (BOL) et les listes de colisage.
- Expérience avec les portails clients et les exigences de conformité de grands détaillants.
- Connaissance des processus d’inventaire et de gestion des stocks.
- Expérience dans un environnement de distribution à volume élevé.

Pourquoi vous joindre à OVE Decors?
- Faire partie d’une entreprise dynamique et en pleine croissance.
- Évoluer dans un environnement collaboratif où votre contribution a un impact concret sur les opérations quotidiennes.
- Travailler avec des équipes engagées et acquérir une expérience diversifiée en logistique et en distribution.
- Profiter d’occasions de développement professionnel et d’évolution au sein de l’entreprise.

Warehouse Administrative Coordinator OVE Decors | Laval, Quebec | Full-Time

About the Role

OVE Decors is looking for an organized, detail-oriented, and proactive Warehouse Administrative Coordinator to support the day-to-day administrative activities of our warehouse and logistics operations.

In this role, you will be responsible for a variety of administrative tasks related to order processing, shipment coordination, carrier scheduling, and inventory support. You will work closely with warehouse, logistics, and operations teams to ensure accurate documentation, compliance with customer requirements, and the smooth execution of daily activities.

We are looking for a versatile team player who thrives in a fast-paced environment, demonstrates strong organizational skills, and can effectively manage multiple priorities while maintaining a high level of accuracy.

Key Responsibilities

- Pull and sort orders in the LISA system.
- Review operational reports and ensure timely follow-up (Cancel Report, Late Orders, Rundown, etc.).
- Prepare and print shipping documents, including bills of lading (BOLs), packing lists,



and shipping labels.
- Schedule carrier pickups and assist carriers upon arrival at the warehouse.
- Manage administrative follow-ups related to samples, air shipments, and other operational requests.
- Support inventory management activities, including cycle counts, year-end inventory counts across all warehouses, and product code changes.
- Verify shipping documents for accuracy and compliance with customer requirements, including Costco's compliance standards.
- Process end-of-day shipments in the various systems and customer portals.
- Verify and communicate shipment tracking numbers as needed.
- File, organize, and maintain operational and shipping documentation.
- Collaborate with internal teams to resolve discrepancies and follow up on operational requests.
- Perform other administrative duties as required to support efficient warehouse operations.

What We're Looking For

Qualifications and Skills

- High school diploma or relevant education in administration, logistics, or operations management.
- Previous experience in an administrative role, preferably within a warehouse, distribution, or logistics environment.
- Proficiency in Microsoft Office, particularly Excel and Outlook.
- Comfortable working with order management, inventory, and shipping systems.
- Strong organizational skills and ability to manage multiple tasks and priorities.
- Excellent attention to detail, particularly when preparing and verifying documentation.
- Ability to work efficiently in a fast-paced environment with changing priorities.
- Robust communication and interpersonal skills with a collaborative, team-oriented approach.
- Self-motivated, accountable, and proactive in identifying and resolving issues.

Nice-to-Have

- Experience with warehouse management systems (WMS) or ERP systems.
- Familiarity with shipping documentation, including bills of lading (BOLs) and packing lists.
- Experience with customer portals and major retailer compliance requirements.
- Knowledge of inventory control and stock management processes.
- Previous experience in a high-volume distribution environment.

Why Join OVE Decors?
- Be part of a dynamic and growing organization.
- Work in a collaborative environment where your contributions directly impact daily operations.
- Collaborate with dedicated teams and gain valuable experience in logistics and distribution.
- Benefit from opportunities for professional development and career growth within the organization.

Rémunération : à partir de 25,00$ par heure Heures prévues : 37.5 par semaine

Avantages

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Congés payés
- Cotisation égale au RÉER
- Événements d'Entreprise
- Programme d'Aide aux Employés
- Réductions Tarifaires
- Régime de retraite
- RVER
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Lieu du poste : En présentiel

📌 Coordonnateur(trice) administratif(ve) d’entrepôt -Warehouse Administrative Coordinator
🏢 Ove décors ULC
📍 Laval