Coordonnateur(trice) de bureau / Office Coordinator

Office Administration / Administration de bureauMontréal,QC

Résumé du poste
Le coordonnateur ou la coordonnatrice de bureau est responsable d’assurer le bon fonctionnement quotidien et l’efficacité des activités administratives des bureaux de Montréal et de Québec, tout en agissant comme principal point de contact pour les visiteurs, les employés, les locataires et les partenaires externes. Ce rôle offre un soutien administratif et opérationnel complet, notamment en matière de réception, de coordination de réunions et d’événements, de gestion des fournitures de bureau, d’administration du courrier et des services de messagerie, de traitement des factures et des dépenses, ainsi que de soutien à l’intégration des nouveaux employés. La personne titulaire du poste joue un rôle essentiel dans le maintien d’un environnement de travail professionnel, organisé et accueillant, tout en gérant des besoins complexes en matière de planification et en veillant à ce que les installations, salles de réunion et aires communes reflètent les normes de l’organisation. Le candidat idéal ou la candidate idéale est une personne organisée, minutieuse, proactive et capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique, tout en offrant un service à la clientèle exceptionnel en français et en anglais.

Principales responsabilités

- Agir à titre de principal point de contact pour les bureaux de Montréal et de Québec, en offrant une expérience professionnelle, accueillante et axée sur le service aux employés, visiteurs, locataires et partenaires externes.
- Assurer la gestion des activités de réception, notamment l’accueil des visiteurs, la gestion des appels entrants,



l’orientation des demandes et la coordination des accès visiteurs.
- Maintenir une expérience de travail positive en veillant à ce que les espaces d’accueil, salles de conférence, cuisines et aires communes soient propres, bien approvisionnés et conformes aux normes et à l’image de marque de l’entreprise.
- Superviser les opérations quotidiennes des deux bureaux et identifier des occasions d’améliorer l’efficacité opérationnelle, l’expérience employé et le fonctionnement général des lieux de travail.
- Coordonner l’ensemble du courrier entrant et sortant, les services de messagerie, les livraisons et la distribution de documents.
- Gérer les inventaires de fournitures de bureau, de cuisine et d’équipement pour les deux bureaux, en assurant leur réapprovisionnement en temps opportun et une gestion efficace des coûts.
- Maintenir des registres précis des actifs, du mobilier, de l’équipement et de l’inventaire technologique.
- Organiser, gérer et maintenir les systèmes de classement physiques et électroniques en veillant à l’exactitude, à l’accessibilité et à la mise à jour des dossiers.
- Agir à titre de responsable désigné(e) des mesures d’urgence (chef d’évacuation) et soutenir les initiatives en matière de santé, de sécurité et de préparation aux situations d’urgence.
- Coordonner des calendriers complexes, des réunions et des rendez-vous pour diverses parties prenantes internes,



en assurant une planification et une logistique efficaces.
- Planifier et coordonner les réunions de bureau, les rencontres de direction, les activités d’engagement des employés et les événements corporatifs, y compris la recherche de lieux, les services de traiteur, les déplacements, la gestion des fournisseurs et les communications liées aux événements.
- Diriger l’organisation des activités et célébrations destinées aux employés dans les bureaux de Montréal et de Québec, afin de favoriser une culture de travail positive et mobilisatrice.
- Soutenir les initiatives régionales et corporatives en coordonnant la logistique des assemblées générales, des formations, des événements communautaires et des projets spéciaux.
- Développer et entretenir des relations solides avec les gestionnaires immobiliers, fournisseurs, prestataires de services et partenaires externes afin d’assurer le bon fonctionnement des bureaux.
- Traiter, suivre et concilier les factures et les dépenses tout en maintenant des dossiers précis et en soutenant l’administration budgétaire.
- Soutenir l’intégration des nouveaux employés en coordonnant l’installation des postes de travail et de l’équipement technologique, en préparant les trousses d’accueil et en assurant une expérience d’intégration harmonieuse.
- Participer aux projets de déménagement, d’aménagement des espaces de travail, d’attribution des postes et à d’autres initiatives liées aux environnements de travail.
- Mettre à jour et maintenir les inscriptions du site Web, l’information relative aux bureaux et les bases de données administratives avec un haut niveau d’exactitude.
- Fournir un soutien à la traduction de communica

📌 Coordonnateur(trice) de bureau (Montreal)
🏢 Carrières Pure Industrial
📍 Montreal