Coordonnateur ou Coordonnatrice // Coordinator, Team Operations

Montréal, QC, CA

Titre du poste : Coordonnateur ou Coordonnatrice, Opérations de l’équipe, Division du Québec

Temps plein, contrat à durée déterminée

Lieu de travail :Montréal (Québec)

Relève de :Directeur général ou Directrice générale, Opérations, Québec et Accessibilité

I. Portée et sommaire des principales responsabilités

La personne titulaire du poste de coordonnateur ou coordonnatrice, Opérations de l’équipe, Division du Québec, assure le bon fonctionnement administratif, logistique et programmatique de la Division du Québec d’INCA. Relevant de la direction générale, elle constitue un soutien de premier plan pour la direction générale et le personnel du Québec, tout en contribuant à faire du Hub communautaire d’INCA un lieu accueillant pour les personnes participantes, les bénévoles et le personnel. Elle aide à promouvoir une culture inclusive, défend des normes élevées de service à la clientèle et soutient la mobilisation des bénévoles dans l’ensemble des activités au Québec.

Ce poste exige un niveau supérieur d’expertise en service à la clientèle, d’exactitude, de confidentialité, de jugement éclairé et de diplomatie dans les relations avec le personnel, les bénévoles et les personnes participantes, à tous les échelons de l’organisme.

II. Fonctions essentielles

Le poste comprend les responsabilités générales suivantes, sans toutefois s’y limiter :

Opérations et administration

- Exécuter et coordonner les responsabilités programmatiques, opérationnelles, administratives et logistiques de la Division du Québec et de son Hub communautaire.
- Contribuer à faire du Hub communautaire un lieu accueillant pour les personnes participantes,



les bénévoles et le personnel, en participant régulièrement à la rotation des horaires du personnel du Hub local.
- Offrir un soutien au personnel des programmes, aux bénévoles et aux personnes participantes dans la prestation des programmes communautaires d’INCA.
- Fournir un soutien administratif à la direction générale, aux gestionnaires et aux chefs de programme, notamment en rédigeant, triant, distribuant et expédiant la correspondance et le matériel courants à l’interne, à l’équipe nationale et à l’externe, y compris le courrier sortant et les envois par messagerie.
- Préparer des rapports, traiter des données et rédiger et distribuer les ordres du jour et procès-verbaux des réunions, au besoin.
- Coordonner la logistique des réunions d’équipe, en mode virtuel ou en personne, notamment la planification en fonction des disponibilités, l’envoi des ordres du jour et la préparation de la salle ou de la plateforme.
- Saisir et coder les factures et préparer les rapports de dépenses dans le système prévu à cet effet.
- Traiter et déposer les sommes liées aux comptes clients et à la gestion des dons.
- Commander et gérer l’inventaire des fournitures de bureau, de la papeterie et du matériel promotionnel, et effectuer les achats courants du bureau.
- Coordonner les demandes d’entretien des locaux et du matériel informatique,



et remettre au personnel et aux locataires les clés et les codes de sécurité au besoin, en remplissant et en classant électroniquement les documents nécessaires.
- Agir comme intermédiaire entre les fournisseurs et l’équipe de direction.
- Assurer le suivi des absences et des remplacements des membres de l’équipe, afin de tenir à jour le centre d’appel.
- Assurer la gestion efficace de la base de données Salesforce et des répertoires de contacts, y compris les listes d’envoi ; les dossiers des membres, des partenaires, des ressources, des personnes participantes et des bénévoles ; les inscriptions aux programmes ; les heures de service des bénévoles ; la présence aux programmes ; ainsi que les rapports et sondages destinés à la direction, aux bailleurs de fonds et aux responsables de programme, sur demande.
- Accompagner l’équipe lors de certains déplacements professionnels, au besoin

Service à la clientèle et à la communauté

- Offrir un point de contact constant et facilement reconnaissable avec INCA pour les personnes participantes, nouvelles et actuelles, leurs proches, les organismes de référence et les membres de la communauté.
- Répondre aux demandes en personne, par téléphone et par voie électronique concernant les programmes d’INCA et d’autres sujets, et trier la boîte de réception générale en acheminant les demandes à la personne appropriée.
- Promouvoir les normes élevées d’INCA en matière de service à la clientèle, en veillant à ce qu’elles soient comprises par le personnel et les bénévoles et respectées dans tous les aspects des activités locales.
- Améliorer la qualité et la cohérence globales de l’expérience des personnes part

📌 Coordonnateur ou Coordonnatrice (Canada)
🏢 Canadian National Institute for the Blind
📍 Canada