À propos du poste

Notre entreprise connaît une croissance rapide, et nous sommes à la recherche d’un adjoint de bureau dévoué pour centraliser toutes les tâches liées à l’accueil, aux installations et aux services administratifs. Vous serez le premier point de contact pour les visiteurs, la délivrance des badges, la commande de matériel et la gestion des services quotidiens.

Principales responsabilités

Zone

Tâches (heures hebdomadaires)

Réception et sécurité

Accueillir les visiteurs, délivrer des badges temporaires, tenir à jour le registre des visiteurs, réceptionner les colis et aller chercher le courrier.

Surveiller les lecteurs de badges, examiner les incidents de sécurité

Assister l’agent de sécurité des locaux dans les tâches suivantes :

• Coordonner la sécurité physique des installations;

• Gérer le système d’alarme et de surveillance;

• Gérer le personnel de sécurité et d’entretien;

• Le cas échéant, assurer la liaison avec les locataires du bâtiment afin de garantir leur respect des exigences de sécurité de MDA Space; et

• Assurer la liaison, si nécessaire, avec les services de police locaux.

Installations et équipements

Recharge des machines à café, robinets d’eau gazeuse, approvisionnement des sanitaires, vérification du niveau de carburant des générateurs ; programmation et mise en marche des laveâvaisselle; supervision du nettoyage et du réapprovisionnement des réfrigérateurs; planification des commandes de réapprovisionnement auprès des fournisseurs (café, fournitures de bureau, etc.); coordination des expéditions.

Approvisionnement en matériel

(LN)

Préparer et fournir un soutien :

· Environ 12 commandes par semaine : demandes d’achat, formulaires de demande de fournitures (MSR).

· demandes de remboursement de dépenses,

· suivi de l’état d’avancement,

· gestion du tableau de bord

Gestion des imprimantes et des déchiqueteuses





Réapprovisionnement en cartouches d’encre et en papier, enregistrement des billets d’intervention

Coordination des salles de réunion et de l’espace de restauration

Installation du matériel audiovisuel, gestion des réservations, assistance au cours des événements

Santé et sécurité

Interlocuteur principal pour les premiers secours, rondes quotidiennes, enregistrement des incidents, remontée des problèmes

Horaires de travail Microsoft â¯

Gérer les effectifs, générer des rapports hebdomadaires sur la présence du personnel, former les superviseurs

Triage à l’accueil informatique

Répondre aux questions simples du type « Où se trouve l’imprimante? », transmettre les billets techniques

Soutien administratif

Assister à l’intégration et au départ des employés, tenir à jour le répertoire des contacts, assurer la rotation sur appel, gérer le calendrier des congés

Remplacement / Recours hiérarchique

Assurer le remplacement en cas d’urgence liée aux badges ou aux visiteurs; coordonner son intervention avec le gestionnaire des installations pour les cas à risque élevé

Délégation en cas d’absence : les superviseurs assurent à tour de rôle les remplacements sur appel; le gestionnaire des installations intervient uniquement en cas d’incidents de sécurité à risque élevé.

Qualifications et compétences requises

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- Diplôme d’études secondaires + formation universitaire ou technique (un atout).

- ≥ 2 ans d’expérience dans l’administration de bureau, l’accueil ou la coordination des installations.

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- Qualification en santé et sécurité :

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- Maîtrise des réglementations provinciales, telles que celles de la CNESST pour les lieux de travail au Québec.

- Certification de base en santé et sécurité : Attestation récente d’un cours standard de premiers secours et de réanimation cardio-pulmonaire (RCP).

- Identification des risques : Examiner, repérer et corriger les risques courants au bureau.

- Plans d’urgence : Participer

📌 Adjoint de bureau Administrative Assistant (Canada)
🏢 MDA Space Canada
📍 Canada