Adjoint.e de direction

* Version anglaise ci-dessous *

Poste temporaire (14 mois de contrat) – Montréal - Hybride

Fasken recherche un(e) Adjoint(e) de direction pour soutenir la Chef, Marketing et développement des affaires. Dans ce rôle clé, la personne assurera un soutien administratif de haut niveau, coordonnera les échanges avec les clients internes et externes et contribuera à divers projets. Elle fera preuve d’un grand sens de l’organisation, de discrétion et de proactivité.

Les défis que nous te proposons :

-

- Gestion et intégration de projets : Coordonner les initiatives de marketing et les projets spéciaux, en utilisant des outils de suivi de projets et des tableaux de bord. Assurer une exécution fluide et une livraison dans les délais impartis en utilisant des outils techniques avancés et en recourant à l’automatisation, lorsque possible;

- Préparation des réunions : Préparer des présentations PowerPoint et des documents d’information sophistiqués et visuellement attrayants. Utiliser des outils numériques pour compiler et résumer des données. Assister aux réunions pour rédiger les procès-verbaux, consigner les mesures à prendre et assurer un suivi au moyen des plateformes de gestion des tâches partagées;

- Communication et coordination : Agir à titre de point de contact principal de la chef du marketing et gérer les communications sensibles avec discrétion. Utiliser les fonctions avancées d’Outlook, comme les indicateurs et les catégories, pour gérer les flux de communication et répondre en temps opportun et de manière professionnelle;

- Soutien lié aux finances et aux données : Aider au suivi budgétaire et à l’établissement de rapports à l’aide d’Excel et d’autres outils financiers.



Élaborer et tenir à jour des modèles de rapports et des tableaux de bord pour soutenir les évaluations du rendement de l’équipe du marketing;

- Gestion du calendrier et des courriels : Gérer de façon indépendante le calendrier complexe de la chef du marketing à l’aide des fonctions avancées d’Outlook (p. ex., calendriers partagés, sondages de disponibilité, indicateurs de priorité). Surveiller et trier les courriels, rédiger des réponses et acheminer à l’échelon supérieur les questions critiques, s’il y a lieu;

- Documentation et présentations : Préparer des rapports, des notes de service et des documents professionnels à fort impact. Maîtriser PowerPoint, élaborer des présentations soignées et conformes à notre marque à l’intention de publics internes et externes;

- Coordination d’événements: Utiliser les plateformes de gestion d’événements pour organiser et soutenir les événements internes et externes, en assurant une logistique impeccable et du matériel de marque;

- Gestion des déplacements : Coordonner des programmes de voyage complexes dans plusieurs fuseaux horaires à l’aide d’outils de réservation numériques. Préparer des itinéraires détaillés et des options en cas d’imprévus;

- Soutien aux membres séniors de l’équipe du marketing :



Fournir un soutien administratif général et une aide à la réalisation de projets aux membres séniors de l’équipe. Anticiper les besoins de l’équipe et répondre de manière proactive aux défis ou aux lacunes techniques;

- Confidentialité et discrétion : Traiter les informations sensibles avec un grand professionnalisme, en s’assurant que le stockage numérique et les pratiques de communication sont sécurisés.

Pourquoi te joindre à Fasken?

-

- Pour une rémunération globale concurrentielle, incluant un programme de bonification;

- Pour un milieu de travail hybride et versatile intégrant à la fois le télétravail et la présence au bureau en fonction des besoins des équipes et dans lequel l’équilibre de vie est au cœur de nos priorités;

- Pour un programme de remboursement santé et mieux-être, un régime d’assurance qui s'adapte à tes besoins, un service de télémédecine et un régime d’épargne-retraite généreux;

- Pour une ambiance de travail conviviale où les valeurs de respect, d’ouverture, d'innovation, de diversité, d’équité et d’inclusion sont mises de l’avant;

- Pour une culture et des leaders qui prônent une excellente expérience employée en priorisant l’autonomie, la reconnaissance, la collaboration et le développement du plein potentiel;

- Pour faire partie d’une entreprise qui s’engage et redonne à la communauté;

- Pour des bureaux ergonomiques, lumineux et une salle de gym avec équipements.

À propos de toi :

-

- Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration des affaires, en marketing ou dans un domaine connexe;

- Un minimum de 5 à 7 ans d’expérience en tant qu’Adjoint(e) de d

📌 Adjoint(e) de direction (Canada)
🏢 Fasken
📍 Canada