Le coordonnateur administratif fournit un soutien administratif de haut niveau aux vice-présidents seniors et à l'équipe de direction. Ce rôle relève directement de l'adjointe exécutive senior et est crucial pour assurer le fonctionnement harmonieux et efficace des fonctions exécutives, y compris la planification, la communication et la coordination. Le candidat idéal est hautement organisé, soucieux du détail et capable de gérer plusieurs priorités simultanément.

Veuillez noter : Il s'agit d'un poste en personne, exigeant d'être au bureau 5 jours par semaine à notre siège social à Toronto, ON.

Devoirs et responsabilités

Fournir un soutien administratif complet aux vice-présidents seniors et à l'équipe de direction

Contribuer au fonctionnement efficace du bureau en fournissant un soutien aux adjointes exécutives seniors et à l'administrateur de bureau

Gérer des agendas complexes, y compris la planification de réunions, de rendez-vous et d'arrangements de voyage

Coordonner, préparer et réviser des documents pour les réunions, les présentations et autres documents

Suivre les échéanciers des projets, les livrables et les suivis pour assurer une réalisation en temps opportun

Aider avec les réservations de passagers, les changements de vol, les plaintes et toutes les autres demandes de passagers apportées au bureau exécutif

Traiter les informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme

Agir comme point de contact entre le bureau exécutif et les parties prenantes internes/externes

Préparer et traiter les rapports de dépenses et autres documents financiers

Mener des recherches et recueillir des informations selon les besoins pour divers projets





Soutenir la planification et l'exécution d'événements d'entreprise

Soutenir les commandes de traiteur et le nettoyage pour les réunions et événements sur place

Commander des fournitures de bureau et gérer l'inventaire pour le bureau

Aborder les situations quotidiennes par la résolution flexible de problèmes, soit individuellement, soit en consultation avec d'autres

Fournir un soutien technique de base aux membres de l'équipe pour faciliter la connexion au Wi‑Fi, l'impression de documents, la connexion et la configuration d'équipements de visioconférence, etc.

Aider à l'impression, à la photocopie, à la mise en recueil, à la distribution et à la récupération des documents

Participer activement au système de gestion de la sécurité (SGS) de Porter, y compris le signalement des dangers et des incidents rencontrés dans les opérations quotidiennes; comprendre, respecter et promouvoir la politique de sécurité de l'entreprise

Participer aux efforts de santé et de sécurité pour les emplacements; mettre à jour les classeurs et les tableaux de santé, de sécurité et de politiques et procédures sous la direction du gestionnaire de la santé et de la sécurité

Autres tâches assignées pour répondre aux besoins de l'équipe de direction et de l'organisation

Compétences comportementales

Souci de la sécurité :



Identifier les situations dangereuses ou potentiellement dangereuses et prendre les mesures appropriées pour maintenir un environnement sûr pour soi-même et pour les autres.

Travail d'équipe : Travailler en collaboration avec les autres pour atteindre les objectifs organisationnels.

Service à la clientèle / aux passagers : Offrir un service d'excellence aux clients internes et/ou externes (passagers).

Initiative : Traiter les situations et les problèmes de manière proactive et persistante, en saisissant les opportunités qui se présentent.

Orientation vers les résultats : Concentrer les efforts sur l'obtention de résultats de haute qualité conformes aux normes de l'organisation.

Favoriser la communication : Écouter et communiquer ouvertement, honnêtement et respectueusement avec différents publics, en favorisant le dialogue et en bâtissant un consensus.

Qualifications

Minimum de 2 à 5 ans d'expérience pertinente dans la prestation de soutien dans un environnement de bureau et le soutien de cadres supérieurs

Excellentes compétences en service à la clientèle

Connaissance de Google Suite, y compris Gmail

Compréhension des pratiques et des procédures de bureau

Fortes compétences en communication verbale et écrite, initiative, compétences organisationnelles et gestion du temps

Esprit d'équipe doté d'excellentes compétences en collaboration

Capacité éprouvée à effectuer plusieurs tâches à la fois et à gérer des activités aux priorités variées

Fort souci du détail, avec la capacité d'être adaptable et adaptable face aux demandes

Capacité à travailler de manière autonome et à résoudre des problèmes

#J-18808-Ljbffr

📌 Coordonnateur / Coordonnatrice administrative (Quebec City)
🏢 Porter Airlines
📍 Quebec City