Titre du poste
Adjoint(e) administratif(ve)

Lieu
Laval

Supérieur hiérarchique
Directeur(trice) principal(e) de la stratégie

Horaire de travail
Temps plein, 35 à 40 heures par semaine

Exigences linguistiques
Bilingue (anglais/français) préféré au Québec et en Ontario afin de pouvoir interagir avec les interlocuteurs en dehors du Québec

Aperçu du poste
L’adjoint(e) administratif(ve) offre un soutien essentiel aux équipes de direction et d’exploitation en coordonnant les activités de bureau, en gérant le ...

Responsabilités principales

Coordination du bureau

Gérer les fournitures et l'inventaire du bureau

Organiser et maintenir les systèmes de classement (numériques et physiques)

Coordonner les services de messagerie, la distribution du courrier et l'entretien des équipements de bureau

Communication et planification

Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, et les diriger

Planifier et confirmer les réunions, rendez-vous et déplacements

Préparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux des réunions

Gestion documentaire

Rédiger, réviser et mettre en forme la correspondance, les rapports et les présentations

Aider à la saisie de données, au traitement des factures et à la production de rapports internes

Accueil des clients et visiteurs

Accueillir et assister les visiteurs et les clients

Coordonner avec les équipes de service à la clientèle ou de vente pour transmettre les messages et les mises à jour

Soutien à l’équipe

Soutenir l'intégration des nouveaux employés (ex. : installation du poste de travail, demandes d’accès)

Aider à la communication interne et à l’organisation d'événements

Compétences Et Qualifications
Maîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes CRM

Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément





Excellentes aptitudes en communication écrite et orale

Discrétion et professionnalisme dans la gestion d’informations confidentielles

Rémunération
Taux horaire typique : 23 à 25 $ CAD

Position Title
Administrative Assistant

Location
Laval

Reports To
Sr. Director of Strategy

Work Schedule
Full-time, 35–40 hours/week

Language Requirements
Bilingual (English/French) preferred in Quebec and Ontario 1

Position Overview
The Administrative Assistant provides essential support to management and operational teams by coordinating office activities, managing communications, and ensuring smooth day-to-day administrative functions. This role is critical to maintaining organizational efficiency and supporting frontline and back-office operations 2 3.

Key Responsibilities

Office Coordination

Maintain office supplies and inventory.

Organize and maintain filing systems (digital and physical).

Coordinate courier services, mail distribution, and office equipment servicing

Communication & Scheduling

Answer and direct phone calls and emails.

Schedule and confirm meetings, appointments, and travel arrangements.

Prepare meeting agendas and take minutes.

Document Management

Draft, proofread, and format correspondence, reports, and presentations.

Assist with data entry, invoice processing, and internal reporting.

Customer & Visitor Support

Greet and assist visitors and clients.

Coordinate with customer service or sales teams to relay messages and updates.

Team Support

Support onboarding of new employees (e.g., desk setup, access requests).

Assist with internal communications and event planning.

Skills & Qualifications
Proficiency in Microsoft Office Suite and CRM systems.

Robust organizational and multitasking abilities.

Excellent written and verbal communication skills.

Discretion and professionalism in handling confidential information

Compensation
Typical hourly rate: 23 - 25$/hr CAD

#J-18808-Ljbffr

📌 Adjointe Administrative (Quebec City)
🏢 PGW Auto Glass
📍 Quebec City