Titre du poste : Coordonnateur(trice) administratif(ve) – Commerce de détail et facturation

Relève de : Directeur principal de la stratégie

Résumé Du Poste

PGW est à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) expérimenté(e) en facturation pour assurer la pleine prise en charge du processus de facturation et de paiement de bout en bout au sein de la division du commerce de détail. Ce poste en présentiel requiert une grande attention aux détails, une capacité de résolution de problèmes en toute autonomie et l’aptitude à gérer des flux de facturation à volume élevé. Le rôle soutien également d’autres tâches opérationnelles du service Commerce de détail au besoin. Bilinguisme anglais/français requis.

Le ou la coordonnateur(trice) en facturation de détail est responsable d’assurer une facturation et un traitement des paiements exacts, ponctuels et conformes pour les opérations de détail. Ce poste agit comme point de responsabilité clé au sein du service et collabore étroitement avec les équipes internes et les partenaires externes afin de résoudre les enjeux et maintenir l’efficacité opérationnelle.

Principales Responsabilités Et Tâches

Assumer la gestion complète du cycle de facturation et de paiement pour les opérations de commerce de détail

Examiner, valider, traiter et rapprocher les factures afin d’en assurer l’exactitude et l’exhaustivité

Suivre l’état des factures, identifier les problèmes et effectuer des suivis proactifs pour assurer le paiement dans les délais

Enquêter et résoudre les écarts de facturation par une coordination directe avec les équipes internes et les partenaires externes

Maintenir des dossiers et une documentation de facturation exacts, complets et prêts pour audit

Assurer le respect des contrôles internes, des politiques et des délais de traitement

Maintenir l’intégrité des données dans l’ensemble des systèmes et des outils de production de rapports

Utiliser Microsoft Office 365 (Excel, Outlook, Word, SharePoint) pour le suivi, la production de rapports et les communications

Soutenir, au besoin, des tâches opérationnelles et administratives additionnelles au sein du service Commerce de détail

Communiquer clairement et professionnellement en anglais et en français, à l’écrit comme à l’oral





Les responsabilités énoncées ci‑dessus ne sont pas exhaustives; des tâches supplémentaires pourront être confiées afin de répondre aux besoins de l’organisation.

Qualifications Et Compétences

Expérience avérée dans la gestion de la facturation et des paiements de sous-traitants et/ou de techniciens

Solide expérience en coordination de facturation, saisie de données ou administration opérationnelle

Capacité à gérer de façon autonome des flux de travail à volume élevé et axés sur les détails

Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office 365, notamment Excel et Outlook

Excellentes compétences organisationnelles, de suivi et de résolution de problèmes

Très grande attention aux détails et capacité à respecter systématiquement les échéanciers

Capacité d’adaptation aux priorités changeantes et soutien aux besoins opérationnels du Commerce de détail

Bilinguisme anglais et français (obligatoire)

Environnement De Travail Et Exigences Physiques

Poste en présentiel

Horaire à temps plein de 36 à 40 heures par semaine

Avantages sociaux et rémunération :

Salaire (le cas échéant) ;

Comprend une rémunération concurrentielle

Assurances médicale, dentaire et vision

Régime enregistré d’épargne-retraite (REER) avec cotisation de l’employeur

Congés payés

Job Title: Retail Admin & Invoicing Coordinator

Reports To: Senior Director of Strategy

Summary

Job Summary:

PGW is seeking an experienced Retail Invoicing Coordinator to take full ownership of the end-to-end invoicing and payment process within the Retail division. This in office role requires solid attention to detail, independent problem solving, and the ability to manage high volume invoicing workflows. The position also supports additional Retail operational tasks as needed. Bilingual English/French required.





The Retail Invoicing Coordinator is accountable for ensuring accurate, timely, and compliant invoicing and payment processing for Retail operations. This role serves as a key point of ownership within the department and works closely with internal teams and external partners to resolve issues and maintain operational efficiency.

Key Responsibilities & Duties

Own and manage the complete invoicing and payment lifecycle for Retail operations

Review, validate, process, and reconcile invoices to ensure accuracy and completeness

Track invoice status, identify issues, and proactively follow up to ensure timely payment

Investigate and resolve invoicing discrepancies through direct coordination with internal teams and external partners

Maintain accurate, complete, and audit ready invoicing records and documentation

Ensure adherence to internal controls, policies, and processing timelines

Maintain data integrity across systems and reporting tools

Use Microsoft Office 365 (Excel, Outlook, Word, SharePoint) for tracking, reporting, and communication

Support additional operational and administrative tasks within the Retail department as required

Communicate clearly and professionally in English and French, both written and verbal

Responsibilities outlined above are not intended to be all‑inclusive; additional duties may be assigned to meet organizational needs

Qualifications & Skills

Proven experience managing subcontractor and/or technician invoicing and payment processes

Strong background in invoicing coordination, data entry, or operational administration

Ability to independently manage high volume, detail driven workflows

Advanced proficiency in Microsoft Office 365, particularly Excel and Outlook

Strong organizational, follow up, and problem-solving skills

Excellent attention to detail and ability to consistently meet deadlines

Ability to adapt to changing priorities and support Retail operational needs

Bilingual in English and French (required)

Work Environment & Physical Requirements

In office position

Full-time schedule of 36–40 hours per week

Benefits & Compensation

Includes competitive compensation

Medical, dental, and vision insurance

Matching Registered Retirement Savings Plan (RRSP)

Paid time off

#J-18808-Ljbffr

📌 Coordonnateur(trice) administratif(ve) – Commerce de détail et facturation / Retail Admin & Invoicin
🏢 PGW Auto Glass
📍 Quebec City