Entreprise spécialisée en gestion immobilière résidentielle et commerciale dans la région de Gatineau-Ottawa, nous sommes à la recherche d'une personne organisée, autonome et rigoureuse pour assurer la coordination administrative de ses activités et le service aux locataires.

La personne recherchée sera le principal point de contact des locataires et jouera un rôle central dans la réception, le traitement, la documentation et le suivi des demandes administratives et opérationnelles.

Elle devra assurer une gestion efficace des dossiers, veiller au respect des échéances et maintenir à jour les informations dans notre système de gestion immobilière.

Principales responsabilités

Service aux locataires

- Répondre aux appels téléphoniques, courriels et demandes des locataires.
- Accueillir les demandes, évaluer leur nature et leur niveau de priorité.
- Fournir les renseignements administratifs courants.
- Assurer les suivis et les relances nécessaires.
- Maintenir une communication professionnelle, courtoise et efficace avec les locataires.

Gestion des demandes de service

- Ouvrir et documenter les demandes de service dans le logiciel de gestion immobilière.
- Transmettre les demandes aux intervenants concernés.
- Coordonner les rendez-vous entre les locataires et les fournisseurs.
- Assurer le suivi des interventions jusqu'à leur résolution.
- Mettre à jour les dossiers et les statuts des demandes dans le système.

Administration et gestion documentaire

- Réceptionner, traiter et assurer le suivi du courrier postal et électronique.
- Préparer les correspondances, avis et documents administratifs.
- Numériser, classer et archiver les documents.
- Tenir à jour les dossiers des locataires et des immeubles.




- Produire, vérifier et transmettre les rent-rolls (états locatifs).
- Assurer le suivi des échéances administratives.

Dossiers au Tribunal administratif du logement (TAL)

- Préparer et constituer les dossiers destinés au TAL.
- Effectuer l'ouverture des demandes selon les instructions de la direction.
- Rassembler les documents et pièces justificatives nécessaires.
- Assurer le suivi des procédures, des notifications et des dates d'audience.
- Préparer les dossiers pour les audiences et assurer le classement des décisions.
- Documenter chaque étape dans le système de gestion.

Coordination des activités de location

- Collaborer avec les agents de location pour la planification des visites.
- Coordonner les disponibilités et les rendez-vous.
- Assurer le suivi administratif des candidatures transmises par les agents.
- Participer à la préparation des baux et des documents liés aux nouvelles locations.
- Maintenir à jour les informations relatives aux logements et aux dossiers locatifs.

Suivi dans le système de gestion immobilière

- Documenter systématiquement les appels, courriels, demandes et interventions.
- Maintenir les dossiers complets, structurés et à jour.
- Assurer la traçabilité des actions et des communications.
- Vérifier régulièrement les demandes en attente et effectuer les suivis nécessaires.




- Produire les rapports administratifs demandés par la direction.

Le poste ne comprend pas la perception des loyers, les relances de paiement ni le recouvrement.

Profil recherché

- Formation en administration, bureautique, secrétariat ou expérience équivalente.
- Minimum de deux ans d'expérience dans un poste administratif ou de coordination.
- Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Anglais fonctionnel.
- Bonne maîtrise de Microsoft Office et facilité d'apprentissage des logiciels de gestion.
- Expérience en gestion immobilière ou connaissance du TAL, un atout.
- Excellentes aptitudes en service à la clientèle.
- Capacité à gérer plusieurs demandes et dossiers simultanément.

Qualités essentielles
- Sens aigu de l'organisation et des priorités.
- Rigueur et souci du détail.
- Autonomie, initiative et sens des responsabilités.
- Excellente capacité de suivi.
- Diplomatie et professionnalisme.
- Capacité à gérer les situations délicates.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Esprit d'équipe et approche orientée vers les solutions.

Ce que nous recherchons avant tout Nous recherchons une personne fiable, méthodique et proactive, capable de prendre en charge les demandes, d'anticiper les suivis nécessaires et de maintenir une organisation administrative efficace.

Notre priorité : qu'aucune demande, communication ou échéance ne demeure sans traitement, sans documentation ou sans suivi.

Rémunération : 19,36$ à 29,50$ par heure

Heures prévues : 35.0 par semaine

Avantages

- Heures d'arrivée et de départ flexibles

Lieu du poste : En présentiel

📌 Coordonnateur(trice) administratif(ve) en gestion immobilière
🏢 IMMOTOP
📍 Gatineau