Relevant fonctionnellement du gestionnaire du Bureau de gestion de projets (PMO) et de l'administration des opérations, le coordonnateur des déplacements fournit des conseils, un soutien en matière de coordination et des outils pratiques pour aider les employés, les sous-traitants et les visiteurs qui lui sont assignés à planifier des voyages nationaux et internationaux sécuritaires, efficaces et conformes aux politiques. Les voyageurs demeurent responsables de fournir des renseignements complets, d'obtenir les autorisations requises, de vérifier leurs arrangements et de respecter les exigences applicables en matière de voyage. Le titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec les voyageurs, les équipes de programme, les services internes et les fournisseurs de services externes afin d'aider les voyageurs à comprendre les exigences, à évaluer les options pratiques, à préparer des itinéraires réalisables et à gérer les changements ou les problèmes.

Aider les voyageurs à organiser leurs déplacements nationaux et internationaux, y compris les voyages en avion et en train, l'hébergement, le transport terrestre, la location de véhicules, les transferts, les visas et les autres services de voyage requis. Sur demande, préparer des propositions d'itinéraires et des options de voyage pratiques tenant compte des correspondances, de la durée du voyage, des fuseaux horaires, des transports locaux, des horaires sur place et des exigences spécifiques du voyageur, pour examen et confirmation par ce dernier. Coordonner le transport, élément central de chaque plan de voyage, en assurant la continuité depuis le point de départ jusqu'à l'arrivée à la destination finale et au retour.

Préparer et distribuer des documents de voyage clairs, des itinéraires, des confirmations, des coordonnées et des consignes destinées aux voyageurs. Coordonner la logistique pour les visiteurs et les sous-traitants, y compris le transport, l'hébergement, l'accès aux sites ou aux bâtiments, l'EPI,



la formation en matière de sécurité et les exigences d'intégration. Surveiller les risques de voyage connus, identifier des solutions de rechange pratiques et fournir un soutien de coordination en temps opportun lorsque les voyageurs sont confrontés à des annulations, des retards, des correspondances manquées, des changements d'horaire ou des besoins urgents.

Assurer la liaison avec les prestataires de services de voyage, les compagnies aériennes, les hôtels, les entreprises de transport et les intervenants internes afin d'obtenir des options, de clarifier les exigences et de faciliter la résolution des problèmes. S'assurer que les réservations et les arrangements de voyage respectent les politiques de l'entreprise, les exigences d'approbation et les lignes directrices budgétaires. Appliquer les règles de voyage de manière cohérente et faire preuve de bon jugement pour refuser ou réorienter les demandes non approuvées, non conformes ou non raisonnables sur le plan opérationnel, tout en conservant une approche diplomatique et axée sur le service.

Tenir à jour des dossiers de voyage, des confirmations et des pièces justificatives exacts, et aider au rapprochement des dépenses de voyage au besoin. Protéger les renseignements personnels, confidentiels et liés aux voyages conformément aux exigences de l'entreprise; Fournir un soutien à la coordination entre les équipes de programme, selon les priorités établies par le gestionnaire, le Bureau de gestion de projet (PMO) et l'administration des opérations ou la direction désignée.



Appuyer la logistique des réunions et des événements lorsqu'ils sont directement liés aux déplacements, à la coordination des visiteurs ou aux exigences de mise en œuvre du programme.

Assurer la coordination avec les coordonnateurs de programme et les intervenants du projet afin de recueillir les exigences, de confirmer les horaires et d'harmoniser les activités de voyage et de logistique. Au moins trois ans d'expérience en coordination des déplacements, en logistique, en coordination de programmes ou dans un poste comparable comportant des responsabilités complexes en matière de planification. Diplôme d'études collégiales dans un domaine pertinent Une expérience en voyages d'affaires, en transport ou en coordination de voyages internationaux est considérée comme un atout.

Bilingue en français et en anglais, capable de communiquer clairement avec les intervenants internes et externes. Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Excel, Word, PowerPoint et Teams. A l'aise avec les devises, les frais de voyage, les conditions de réservation et les documents justificatifs.

Grande discrétion, suivi rigoureux et sang-froid dans la gestion d'informations sensibles ou de perturbations imprévues liées aux voyages. Être disponible, lorsque les besoins opérationnels l'exigent, pour gérer les perturbations de voyage critiques en dehors des heures normales de travail. Nous construisons et réparons des navires spécialisés et essentiels pour des clients gouvernementaux et commerciaux. Travailler chez Davie, c'est vivre l'immensité au quotidien et prendre part à une aventure où chaque projet aboutit à une œuvre monumentale.

Faire partie de Davie procure un profond sentiment de fierté. Il ne s'agit pas seulement de mener des projets d'envergure, mais aussi de repousser les limites et d'innover pour réaliser quelque chose de bien plus grand que soi. Catégorie d'emploi Gestion de projet/Project management Niveau du diplôme Niveau universitaire ou collégial Horaire d'emploi Temps plein

📌 Responsable transports et déplacements (Levis)
🏢 Davie
📍 Levis