Titre du poste: Coordonnateur(trice) de bureau / Office Coordinator (contrat/contract) Résumé de la description du poste: Energetic and efficient front desk and office support person to work in operations for a commercial real estate services company within the Montreal Area. The candidate will work closely with the Operations Manager, Managing Principal and fee-earners (brokers) within the market to provide support and implement strategic initiatives.
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Nous recherchons une personne énergique, organisée et professionnelle pour assurer le soutien à la réception ainsi qu’aux activités de bureau au sein des opérations d’une entreprise de services immobiliers commerciaux dans la région de Montréal. Le ou la titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec le gestionnaire des opérations, le directeur principal ainsi que les courtiers, afin de fournir un soutien administratif efficace et de contribuer à la mise en œuvre d’initiatives stratégiques.
Description du poste: Responsabilités principales Opérations du bureau Fournir un soutien administratif au leader du marché et/ou à d’autres responsables de département
Entrer les rapports de dépenses
Rédiger la correspondance courante, saisir des données, imprimer des lettres et des étiquettes, créer des modèles de documents et mettre en forme des fichiers
Soutenir les opérations de la salle de courrier (ex. : tri du courrier, affranchisseuse, télécopieur, photocopieurs)
Aider à la planification et à la coordination des déplacements de base
Organiser et soutenir les réunions et événements internes, au besoin
Coordonner les services de traiteur, la réservation de salles de réunion, l’envoi d’invitations et autres activités liées à l’organisation d’événements
Veiller au respect des politiques de l’entreprise
Traduction de documents (de l'anglais vers le français)
Accueil des visiteurs
Gérer la réception en accordant l’accès à l’édifice (au besoin) et en avisant les employés de l’arrivée d’un client, fournisseur ou candidat
Communiquer avec le personnel des opérations, les courtiers et le leader du marché concernant leur disponibilité
Fournir un laissez-passer ou une validation de stationnement sur demande
Gestion des fournisseurs et administration
Gérer l’approvisionnement et l’entretien des fournitures et équipements de bureau (mobilier, équipement informatique, téléphones, services de collations, plantes, etc.), via Workday, les services d’approvisionnement ou des fournisseurs externes
Saisir les nouveaux fournisseurs locaux dans Workday et nettoyer les données, au besoin
Gestion des appels
Répondre et filtrer tous les appels entrants pour deux bureaux et transmettre les messages
Communiquer des informations générales sur l’entreprise
Collaborer avec le personnel des opérations, les courtiers et le leader du marché
Traiter certains appels avec discrétion, à la demande du personnel des opérations, des courtiers ou du directeur principal
Autres tâches administratives Collaborer avec le gestionnaire des opérations sur les questions de continuité des activités
Aider à l’intégration des nouveaux employés




Commander des cartes professionnelles
Préparer des documents (révision, impression, reliure)
Effectuer toute autre tâche connexe
Supérieur hiérarchique Le poste relève du gestionnaire des opérations.
Indicateurs de performance Le rôle sera évalué selon : La gestion des coûts par rapport au budget, en limitant les écarts au minimum Une attitude positive Le professionnalisme L’efficacité et la fiabilité L’organisation Le service à la clientèle et les aptitudes relationnelles Le respect des délais et la réactivité aux demandes, ainsi que la résolution de conflits
Formation et expérience requises Diplôme collégial préféré
Bilingue français/anglais, avec compétences de base en traduction un atout
Excellentes compétences en communication écrite et orale dans les deux langues
Minimum de 2 à 4 ans d’expérience en soutien administratif
Expérience à la réception un atout
Compétences Capacité à suivre des instructions et des procédures
Capacité à interagir et communiquer efficacement avec tous les niveaux du personnel et de la direction
Excellentes aptitudes de communication écrite et orale
Solides compétences avec la suite Microsoft Office; connaissance de Workday un atout
Bonne connaissance des tâches administratives de bureau
Bon jugement, tact et discrétion
Key responsibilities Office Operations Provide administrative support duties for Market Leader, and/or other department leaders-
Enter expense reports
Complete routine/correspondence, enter data, print letters, print labels, create form letters, format documents, and input data
Support mail room operations (i.e., mail sorting, postage machine, fax and copy machines)
Assist in planning and coordination of basic travel arrangements
Organize and assist internal meetings and events as required
Coordinate catering, conference room space, invitations, and other event planning activities as needed
Ensure company policies are followed
Support document translations (English to French)
Greet / Direct All Visitors
Manage front desk by providing building access (when required) and notifying the employees that client, vendor or job candidate has arrived
Communicate with operations staff, brokers, and Market Leader regarding their availability
Provide parking pass/validation per request
Vendor Management / Administration Manage purchasing and maintenance of office supplies and office equipment (i.e., furniture, IT equipment, telephones, snack services, plants, etc.) by ordering through Workday, procurement, or outside vendor
Enter all new local vendors into Workday and cleanse data, if required

Manage Phones Answer and screen all incoming calls and relay messages for 2 offices

Communicate general company information
Communicate with operations staff, fee-earners, and Market Leader
Handle calls with discretion per the request of the operations staff, fee-earners, and Managing Principal




Other Administrative Duties Work with Operations Manager on business continuity issues
Assistance with onboarding new employees
Order business cards
Document preparation (review, print, bind)
Other duties as assigned

Reporting relationship Role will report to the following:
Operations Manager
Metrics Management of costs to budget, keeping variances to a minimum
Positive attitude
Professionalism
Efficiency and dependability
Organization
Customer service and people skills
Timeliness and responsiveness to requests and conflict resolution
BACKGROUND AND EXPERIENCE College degree preferred
Bilingual French/English, basic English-French translation skills an asset
Very valuable written and oral communication skills in both languages
A minimum of 2-4 years of administrative support experience
Front desk experience a plus
Competencies Ability to follow instructions and procedures
Ability to deal and communicate effectively with all levels of staff and management
Strong written and oral skills
Strong Microsoft Office Suite skills, Workday knowledge an asset
Knowledge of office administrative duties
Good judgment, tact and discretion
Le français est la langue principale de travail chez Cushman & Wakefield Québec. Le poste exige une excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit.
La rémunération offerte au candidat retenu dépendra de plusieurs facteurs, notamment si le poste est régi par une convention collective, la région géographique où le travail sera effectué, les taux du marché dans cette région ainsi que l’expérience et les qualifications du candidat. L’entreprise ne versera pas une rémunération inférieure au salaire minimum pour ce poste.
Cushman & Wakefield is committed to equity in employment and our goal is to have a diverse, inclusive, and barrier-free workplace.
If you are a person with a disability and need the job posting in an alternative format or any other accessible accommodations during the hiring process, please email your request to [email protected]. Please refer to the job title and job location when you contact us.
Cushman & Wakefield s’engage à respecter l’équité en matière d’emploi. Notre objectif est d’offrir un milieu de travail diversifié, inclusif et exempt d’obstacles. Si vous êtes une personne handicapée et que vous avez besoin de recevoir l’offre d’emploi dans un autre format ou d’accéder à toute autre mesure d’adaptation au cours du processus d’embauche, veuillez soumettre votre demande par courriel à [email protected]. Veuillez mentionner le titre de poste et le lieu de travail au moment de communiquer avec nous.
INCO: “Cushman & Wakefield” About Cushman & Wakefield Cushman & Wakefield Cushman & Wakefield (NYSE: CWK) is a leading global commercial real estate services firm for occupiers and investors with approximately 53,000 employees in over 350 offices and nearly 60 countries. In 2025, the firm reported revenue of $10.3 billion across its core service lines of services, Leasing, Capital markets, and Valuation and other. Built around the belief that Better never settles, the firm receives numerous industry and business accolades for its award-winning culture. For additional information, visit www.cushmanwakefield.com

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📌 Coordonnateur(trice) de bureau / Office Coordinator (contrat/contract)
🏢 Cushman & Wakefield
📍 Quebec City