Résumé du poste

Sous la responsabilité de la gestionnaire administration, l’agent administratif a comme principale responsabilité le service à la clientèle, l’entrée de données des cas à mettre en production ainsi que de coordonner les différentes demandes avec les membres de l’équipe.

Responsabilités professionnelles

- Répondre aux appels téléphoniques, puis les transférer aux différents départements du laboratoire;
- Faire les facturations et les états de comptes des clients externes;
- Assurer la communication avec les clients pour toute information reliée à leur facturation ou leur état de compte;
- Vérifier et informatiser les prescriptions faites par les professionnels dans le système de gestion de production;
- Assister les professionnels et les gestionnaires avec le calendrier de production, en tenant compte des étapes de fabrication et de production du laboratoire;
- Communiquer de façon polie et courtoise avec les professionnels et les gestionnaires selon le besoin;
- Coordonner et informer les livreurs de toutes ses livraisons ou ses ramassages;
- Collaborer à la rédaction et la mise en page de différents communiqués;
- Toutes autres tâches connexes.

Imputabilité

- Poursuivre les objectifs de l’équipe et soutenir ceux qui rencontrent des difficultés avec des tâches spécifiques;
- Prendre en charge l’atteinte de ses objectifs professionnels individuels (petits, spécifiques et réalisables);
- S’assurer que les législations relatives aux projets du département sont respectées et appliquées.

Compétences Et Aptitudes Requises

- Communication exceptionnelle : comprendre que la communication est le ciment qui maintient l’équipe unie; maintenir des lignes de communication ouvertes et claires intra et inter équipe.
- Excellentes compétences interpersonnelles : capacité d’écouter attentivement les préoccupations des intervenants, élaborer une solution ou plan d’intervention et verbaliser de manière appropriée ce dernier, dans des termes que l’intervenant comprend.




- Solides compétences organisationnelles : planifier les tâches et gérer le temps judicieusement.
- Souci du détail : viser l’excellence en s’assurant que les dossiers sont mis à jour avec exactitude.
- Résolution de problèmes : gérer les défis uniques en matière de communication et d’imprévues divers; fournir la meilleure solution possible, indépendamment de sa disposition et de ses capacités physiques.
- Connaissance du domaine dentaire : connaissance des terminologies, structure, équipements, etc. relatifs au domaine dentaire.
- Connaissances spécialisées : maintien continu de connaissances à jour de toutes les informations relatives au domaine d’expertise.

Qualité du service/Service à la clientèle

- S’efforcer de maintenir et d’améliorer sa qualité de prestation de services; chercher des occasions d’aller au-delà des normes minimales de la pratique;
- Tenir compte des divers besoins client (internes & externes) et de la façon dont la prestation des services peut être adaptée pour répondre à des besoins différents ou spécifiques;
- S’engager et rester responsable de la satisfaction des clients (internes & externes) ;
- Faire preuve de fiabilité et servir les clients (internes & externes) d’une manière qui inspire confiance à la pratique.

Collaboration d’équipe

- S’engager avec d’autres intervenants (marketing, comptabilité, paie, ressources matérielles et infrastructure, formation, etc.) en aidant et en fournissant un soutien lorsque nécessaire;
- Encourager le partage d’informations et la communication au sein de l’équipe;
- Souligner la valeur et la nécessité d’une équipe diversifiée; célébrer les différents rôles,



compétences et expériences au sein de la pratique et reconnaître les efforts individuels.

Intégrité

- Partager des informations complètes et exactes avec les différents intervenants, en utilisant une terminologie qu’ils comprendraient;
- Maintenir un haut niveau de professionnalisme tout en établissant un lien de confiance dans les interactions professionnelles;
- S’assurer du respect à la vie privée et à la confidentialité des informations;
- Se rendre responsable de ses actions, y compris l’impact des décisions qui affectent l’équipe et les divers intervenants.

Innovation

- Évaluer et considérer les progrès technologiques et amélioration des processus possibles à mettre en place;
- Travailler en collaboration avec les fournisseurs pour offrir des solutions novatrices qui contribuent à l’excellence de l’entreprise;
- Recommander des améliorations continues propres à sa pratique à adopter afin de rester compétitif.

Engagement envers l’apprentissage continu

- Se tenir au courant des nouvelles politiques, procédures et normes du domaine;
- Assumer la responsabilité de son développement et perfectionnement professionnel en poursuivant des formations, en assistant à des conférences, etc.

Études, titres de compétences et exigences

- Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou comptabilité;
- Trois (3) ans d’expérience dans des fonctions similaires.

Souhaitables

- Connaissance des produits et matériaux utilisés;
- Habiletés de communications et professionnalisme;
- Bonne gestion du temps et des priorités;
- Maîtrise de la suite Office;
- Connaissance de base en comptabilité (atout).

Horaire

- 42.5 heures par semaine
- 7h30 - 16h
- Du Lundi au Vendredi

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées. JOB ID: 12819

#J-18808-Ljbffr

📌 Agent(e) administratif(ve) - Laboratoire dentaire Summum
🏢 123 Dentist
📍 Longueuil