Aperçu du rôleL'administrateur(trice) OSP soutient le processus de développement des propositions de BPA de bout en bout, de l'identification des opportunités jusqu'au suivi des propositions, à la coordination des partenaires et au soutien documentaire. Ce rôle exige de solides compétences organisationnelles ainsi qu'une collaboration étroite avec les chefs techniques, les responsables de discipline et le/la rédacteur(trice)/coordonnateur(trice) aux propositions.Responsabilités principalesVeille et suivi des opportunitésSurveiller quotidiennement les sites d'appels d'offres (RFP) et les portails d'approvisionnement afin d'identifier de nouvelles opportunités.Gérer les abonnements aux appels d'offres, les notifications et les alertes par mots-clés.Identifier et diffuser les opportunités pertinentes, y compris les sommaires SEEV et les listes de soumissionnaires ayant retiré les documents d'appel d'offres (plan takers lists).Effectuer les suivis auprès des parties prenantes décisionnelles afin d'obtenir rapidement les décisions de type Go/No-Go.Maintenir et mettre à jour le registre des propositions OSP de Toronto,



y compris les mises à jour des addendas.Maintenir et mettre à jour divers systèmes d'information OSP.Coordination avec les partenaires et les architectesMaintenir et mettre à jour la liste de contacts des architectesInitier et gérer les démarches auprès des partenaires lorsqu'une opportunité nécessite une collaboration avec un architecte, en travaillant avec les parties prenantes internes pour identifier le partenaire le mieux adapté à chaque projetCréer et maintenir la feuille des exigences client/architecte pour chaque propositionSoutien aux propositionsParticiper à la préparation des ébauches de lettres d'honorairesSoutenir la mise à jour et le maintien des curriculum vitæSoutenir la mise à jour des fiches de projetsFournir un soutien général en coordination administrative et documentaire tout au long du cycle de vie des propositionsMaîtrise techniqueConnaissance avancée de Microsoft OfficeSharePointConfortable avec l'usage des outils d'intelligence artificielle (IA)Connaissance d'AdobeExpérience avec les logiciels d'automatisation de documents et de propositionsCompétences interpersonnellesExcellente attention aux détailsGrande capacité de gestion des priorités et du tempsForte aptitude à la révision et à la correction de documentsExcellentes compétences en communication et en collaboration interfonctionnelle

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