Description de poste : Adjoint administratif

Relève de : Gestionnaire, Soutien à la haute direction et services administratifs

Statut du poste : Construction d'un reservoir de candidats

Au sujet du Centre canadien sur les dépendances et l’usage de substances

Le Centre canadien sur les dépendances et l’usage de substances (CCDUS) transforme des vies en mobilisant les gens et les connaissances afin de réduire les méfaits de l’alcool et d’autres substances sur la société. En partenariat avec des organismes publics et privés et des organisations non gouvernementales (ONG), il travaille à améliorer la santé et la sécurité des personnes vivant au Canada. Le CCDUS est une ONG d’envergure nationale dont la vision parle d’une société canadienne en santé dans laquelle les données probantes transforment les approches concernant la consommation de substances.

Reconnaissance

Le CCDUS reconnaît que les Premières Nations, les Métis et les Inuits sont les détenteurs du savoir traditionnel autochtone. Il respecte le pouvoir des modes de connaissance autochtones et du savoir traditionnel autochtone et s’engage à apprendre de ce savoir et à l’intégrer dans son travail, avec l’encadrement adéquat.

Au sujet du poste

Relevant du Gestionnaire, Soutien à la haute direction et services administratifs ou de son représentant, le titulaire du poste soutient la direction générale en effectuant diverses tâches administratives. II ou elle fait partie d'une équipe de soutien administratif qui assiste d'autres divisions du CCDUS en fonction des besoins.

Responsabilités et obligations de rendre compte

- Gérer et tenir à jour les calendriers Outlook des cadres supérieurs
- Préparer des documents (p. ex. rapports, feuilles de calcul) et du matériel connexe (p. ex. graphiques)
- Assurer la coordination et l’organisation de réunions et contribuer à ce qu’elles se déroulent bien
- Gérer la logistique d’événements spéciaux (p. ex. choix de l’emplacement, service de traiteur, besoins techniques, inscription, hébergement et déplacements) et contribuer à ce qu’ils se déroulent bien
- Rédiger le procès-verbal des réunions des divisions et d’autres rencontres, au besoin
- Entretenir des relations réciproques, notamment avec les communautés métisses, inuites et des Premières Nations et des organisations autochtones nationales, notamment la Thunderbird Partnership Foundation, l’Assemblée des Premières Nations,



le Ralliement national des Métis et Inuit Tapiriit Kanatami
- Examiner les demandes de renseignements reçues par courriel et téléphone de collaborateurs internes et externes, y répondre et en assurer le suivi
- Mettre à jour les répertoires de contacts et les systèmes de gestion des documents, et expliquer le fonctionnement de ces systèmes d’information au personnel des divisions, au besoin
- Tenir à jour les processus et le cartable d’orientation des divisions, et expliquer ces processus aux nouveaux employés des divisions, au besoin
- Fournir du soutien aux employés dans leur travail sur certains projets
- Inscrire les absences des employés des divisions dans le calendrier Outlook
- Offrir un soutien administratif aux cadres et au personnel des divisions (p. ex. services de photocopie, d’archivage, de traitement de texte, de création de documents, de préparation de la documentation pour les réunions et de gestion de fichiers Excel)
- Passer en revue les demandes de remboursement des dépenses du personnel des divisions et les faire approuver par le cadre supérieur
- Accomplir d’autres tâches, selon les instructions émises par le cadre, le Gestionnaire, Soutien à la haute direction et services administratifs ou un mandataire

Cette description donne une vue d’ensemble des grandes responsabilités du poste. D’autres responsabilités pourraient être attribuées au titulaire en fonction de son expérience et des obligations opérationnelles.

Qualifications

- Au moins deux ans d’expérience de travail dans un poste similaire – les combinaisons d’expérience et d’études seront prises en considération
- Formation pertinente, acquise de préférence dans un programme menant à un diplôme
- Excellentes aptitudes avec Microsoft Office (c.-à-d. Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et expérience de travail avec des bases de données et des systèmes de gestion des documents électroniques
- Vaste expérience dans la gestion de calendriers électroniques
- Compétences en organisation, en gestion du temps et en soutien,



et capacité à gérer des tâches concurrentes, à établir les priorités et à assumer la responsabilité de l’exécution des tâches
- Capacité à faire preuve de discrétion et de jugement et à prendre des décisions
- Solides aptitudes en communication orale et écrite, en correction d’épreuves et en révision
- Capacité à bien travailler sous pression, avec tact et courtoisie, et avec peu de supervision
- Comportement professionnel et capacité à réfléchir de façon proactive
- Grandes compétences en résolution de problèmes et minutie
- Membre enthousiaste de l’équipe

Atouts

- Expérience de travail dans ou avec des organisations gouvernementales, non gouvernementales ou internationales
- Bilingue (français et anglais)
- Au moins deux ans d’expérience de travail avec des organisations métisses, inuites et des Premières Nations
- Capacité à parler inuktitut, michif, cri, déné ou ojibwé

Valeurs du CCDUS

Le CCDUS souscrit aux principes d’équité, de diversité et d’inclusion dans toutes les sphères de son travail. En tant qu’organisme, il s’engage à faire en sorte que les peuples métis, inuits et des Premières Nations et les groupes en quête d’équité (femmes, personnes de couleur, personnes en situation de handicap, membres de la communauté 2SLGBTQ+, etc.) soient pleinement représentés. Le CCDUS apporte son soutien aux personnes qui vivent ou ont vécu l’usage de substances et la santé et tire des enseignements de cet échange. Il invite ces personnes à poser leur candidature pour se joindre à son équipe.

Le CCDUS défend les droits des personnes en situation de handicap invoqués dans le Code des droits de la personne de l’Ontario, la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (2005) et le règlement connexe sur les normes d’accessibilité intégrées. Le CCDUS prendra, sur demande, les mesures d’adaptation nécessaires.

Les personnes intéressées doivent nous faire parvenir leur CV et lettre de présentation. Le bureau du CCDUS est situé à Ottawa. Veuillez noter que nous sommes en train de constituer une réserve de candidats pour les futurs postes à pourvoir, ce qui nous permet d'agir rapidement lorsque des opportunités se présentent. Dès qu'un poste sera disponible, nous vous contacterons directement si votre candidature répond aux exigences du poste.

📌 Adjoint administratif (Ottawa)
🏢 Canadian Centre on Substance Abuse
📍 Ottawa