POSITION SUMMARY

We are seeking a proactive, organized, and detail-oriented Administrative Assistant to provide essential support to our Montreal team. You will manage day-to-day administrative tasks, coordinate schedules, and serve as a key point of contact for internal and external stakeholders. The ideal candidate is resourceful, discreet, and comfortable managing multiple priorities in a fast-paced environment.

WHY THIS ROLE IS OPEN

Our operations are growing, and we need an Administrative Assistant who can keep our day-to-day functions running smoothly. You will support team members across departments, ensuring that documents, schedules, and communications are handled efficiently and accurately. This is a hybrid position, offering a balance of in-office collaboration and remote flexibility.

WHAT YOU WILL DO

Administrative Support

- Prepare, edit, and format correspondence, reports, and presentations
- Maintain organized electronic and physical filing systems
- Process invoices, expense reports, and basic bookkeeping tasks
- Order office supplies and manage vendor relationships

Scheduling and Coordination

- Manage calendars and coordinate appointments and meetings
- Arrange travel itineraries and accommodations as needed
- Support event planning and logistics for team meetings and client sessions

Communication

- Serve as a point of contact for clients, partners, and internal team members
- Answer phone calls, respond to emails, and relay messages promptly
- Draft and distribute internal communications and meeting notes

Data and Records

- Perform data entry and maintain accurate records in company systems
- Assist with database management and reporting
- Ensure confidentiality when handling sensitive information

WHAT YOU SHOULD HAVE

- Previous experience in an administrative, secretarial, or office support role
- Strong proficiency with Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Excellent organizational and time management skills
- Strong written and verbal communication abilities in English and French
- Ability to work independently and collaboratively in a hybrid setting
- High attention to detail and accuracy
- Professional discretion when handling confidential information
- Reliable high-speed internet for remote work days
- Authorization to work in Canada





WHAT THE ROLE PROVIDES

- Hybrid work model balancing office collaboration with remote flexibility
- Competitive compensation based on experience
- A supportive and collaborative team culture
- Opportunities for professional growth and development
- Comprehensive benefits package

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VERSION FRANÇAISE

SOMMAIRE DU POSTE

Nous recherchons un(e) Adjoint(e) administratif(ve) proactif(ve), organisé(e) et méticuleux(se) pour fournir un soutien essentiel à notre équipe de Montréal. Vous gérerez les tâches administratives quotidiennes, coordonnerez les horaires et servirez de point de contact clé pour les parties prenantes internes et externes. Le candidat idéal est débrouillard, discret et à l'aise pour gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.

POURQUOI CE POSTE EST OUVERT

Nos opérations sont en pleine croissance et nous avons besoin d'un(e) Adjoint(e) administratif(ve) qui peut assurer le bon fonctionnement de nos activités quotidiennes. Vous soutiendrez les membres de l'équipe à travers les départements, en veillant à ce que les documents, les horaires et les communications soient traités efficacement et avec précision. Il s'agit d'un poste hybride, offrant un équilibre entre la collaboration au bureau et la flexibilité à distance.

CE QUE VOUS FEREZ

Soutien administratif

- Préparer, modifier et mettre en forme la correspondance, les rapports et les présentations
- Tenir des systèmes de classement électroniques et physiques organisés
- Traiter les factures, les rapports de dépenses et les tâches comptables de base
- Commander des fournitures de bureau et gérer les relations avec les fournisseurs

Planification et coordination

- Gérer les agendas et coordonner les rendez-vous et les réunions




- Organiser les itinéraires de voyage et les hébergements au besoin
- Soutenir la planification d'événements et la logistique pour les réunions d'équipe et les sessions clients

Communication

- Servir de point de contact pour les clients, les partenaires et les membres de l'équipe interne
- Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et transmettre les messages rapidement
- Rédiger et distribuer les communications internes et les comptes rendus de réunion

Données et dossiers

- Effectuer la saisie de données et tenir des dossiers précis dans les systèmes de l'entreprise
- Aider à la gestion de la base de données et aux rapports
- Assurer la confidentialité lors du traitement d'informations sensibles

CE QUE VOUS DEVRIEZ AVOIR

- Expérience préalable dans un rôle administratif, de secrétariat ou de soutien de bureau
- Solide maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps
- Solides compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais
- Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration dans un cadre hybride
- Grand souci du détail et de la précision
- Discrétion professionnelle lors du traitement d'informations confidentielles
- Connexion Internet haute vitesse fiable pour les jours de télétravail
- Autorisation de travailler au Canada

CE QUE LE POSTE OFFRE

- Modèle de travail hybride équilibrant la collaboration au bureau et la flexibilité à distance
- Rémunération concurrentielle basée sur l'expérience
- Une culture d'équipe solidaire et collaborative
- Des possibilités de croissance et de développement professionnel
- Un régime d'avantages sociaux complet

COMMENT POSTULER Cliquez sur « Postuler » sur Indeed et soumettez votre CV. Veuillez répondre à toutes les questions de présélection lors de la soumission de votre candidature.

Pay: $34.16 per hour

Advantages

- Disability insurance
- Employee assistance program
- Extended health care
- Flexible schedule
- Life insurance

Application question(s):
- How many years of administrative or office support experience do you have?
- Maîtrisez-vous les outils Microsoft Office?

Work Location: Hybrid remote in Montréal, QC

📌 Administrative Assistant/Coordinator (Montreal)
🏢 Dirty Water
📍 Montreal