Titre du poste :

Coordonnatrice ou coordonnateur de projets (bilingue)

Relève de :

Directrice ou directeur de comptes

Lieu de travail :

Télétravail

Description du poste :

La personne titulaire du poste de coordination de projets travaille en étroite collaboration avec nos chargées et chargés de projets, nos chargées et chargés de projets principaux ainsi que nos directrices et directeurs de comptes afin d’assurer la planification, l’exécution et la réalisation réussies de divers projets : congrès, symposiums et diaporamas agréés et non agréés ; réunions de comités consultatifs et de consultation ; balados et webinaires ; initiatives numériques et liées au dossier médical électronique (DMÉ) ; recherche et rédaction ; ainsi que d’autres projets et produits gérés par eoci.

La personne titulaire du poste possède d’excellentes aptitudes en communication, la capacité de gérer plusieurs projets simultanément et une passion pour l’amélioration des soins de santé par la formation. Le bilinguisme (français et anglais) est exigé, ainsi que de solides compétences en communication professionnelle écrite et orale dans les deux langues. Fiable, elle répond aux demandes en temps opportun tout en maintenant un travail de grande qualité.

Responsabilités :

- Soutenir les chargées et chargés de projets, les chargées et chargés de projets principaux ainsi que les directrices et directeurs de comptes dans la planification et l’exécution des programmes – sur demande, en direct, en présentiel et en mode hybride
- Coordonner et réaliser les livrables selon les échéanciers de projet établis et veiller à ce que les projets soient terminés dans les délais et dans le respect du budget
- Communiquer régulièrement avec les membres de l’équipe interne, la clientèle, les professionnels de la santé et les parties prenantes externes afin de faire le point sur l’avancement des projets et de recueillir leur rétroaction
- Offrir un soutien administratif à l’équipe de gestion de projets, notamment en planifiant des réunions, en préparant du matériel et des communications et en tenant à jour les dossiers de projet
- Contribuer à la documentation des projets, notamment les rapports d’avancement hebdomadaires et les comptes rendus des appels internes et externes
- Coordonner la logistique des événements en présentiel et virtuels, y compris les réservations d’hébergement et l’organisation des déplacements
- Participer à l’élaboration de matériel créatif et marketing ainsi que de campagnes promotionnelles
- Assurer la liaison avec les fournisseurs et les pigistes afin d’obtenir des soumissions, de confirmer la portée des travaux et de soutenir la réalisation des livrables. Il s’agit notamment de graphistes et de spécialistes de la rédaction médicale, de la correction d’épreuves, de la traduction, etc.
- Effectuer ou coordonner la mise en forme, la révision, l’impression et la distribution de documents
- Offrir un soutien sur place, en personne et virtuel, lors d’événements en direct, en collaboration avec les membres de l’équipe, la clientèle, les professionnels de la santé et les fournisseurs, afin d’assurer le succès de l’événement




- Soumettre les factures avec les codes de projet et faciliter les remboursements aux fins du rapprochement financier des projets
- Soutenir les projets internes de l’équipe de direction et du service des opérations, notamment la recherche et les essais bêta de nouveaux outils, processus et programmes
- Consigner et soumettre le temps consacré aux projets aux fins du suivi budgétaire
- Établir de solides relations à l’interne et incarner les valeurs fondamentales de l’entreprise : responsabilité, collaboration, adaptabilité, respect et plaisir.
- S’engager dans son perfectionnement personnel, l’apprentissage continu et le développement professionnel

Compétences et qualifications :

- Bilinguisme (français et anglais)
- Solides compétences en relations interpersonnelles, en service à la clientèle, en organisation et en gestion du temps
- Capacité de travailler efficacement et de manière proactive dans un environnement au rythme soutenu, avec de multiples projets et clients dont les livrables et les échéances se chevauchent, et une charge de travail variable
- Expérience en coordination ou en soutien administratif dans le domaine du marketing, de la recherche, des soins de santé ou de l’industrie pharmaceutique
- Capacité de travailler de façon autonome et en équipe
- Souci du détail et grande importance accordée à l’exactitude et à la qualité
- Excellentes aptitudes en communication écrite et orale, notamment en rédaction professionnelle, en correction d’épreuves et en révision
- Aptitude pour la mise en forme, la mise en page et la conception graphique en général
- Maîtrise de la suite Microsoft 365, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams
- Personnalité rayonnante, attitude positive, esprit d’équipe, fiabilité et confiance en soi.
- Baccalauréat dans un domaine connexe
- Au moins deux ans d’expérience en coordination de projets ou dans un poste connexe, de préférence au sein d’une agence de communication médicale ou dans le secteur de la santé ou de l’industrie pharmaceutique
- Disponibilité pour des déplacements au Canada
- Constituent des atouts :
- Expérience d’utilisation de logiciels de gestion de projets, de MailChimp, de Stripe, de Slido, de SurveyMonkey, etc.

Job Title:

Project Coordinator (Bilingual)

Reporting Manager:

Account Director

Location:

Remote

:

The Project Coordinator works closely with our Project Managers, Senior Project Managers and Account Directors to ensure the successful planning, execution and delivery of various accredited and unaccredited congresses, symposia and slide decks; advisory board and consultancy meetings; podcasts and webinars; electronic medical record and digital initiatives; research and writing; as well as other projects and products managed by eoci.

The Project Coordinator has excellent communication skills, the ability to manage multiple projects simultaneously and a passion for improving healthcare through education. Bilingualism in French and English is required,



with strong professional written and verbal communication skills in both languages. They are reliable, responding to requests in a timely manner while maintaining high-quality work.

Responsibilities:

- Assist Project Managers, Senior Project Managers and AccountDirectors in the planning and execution of programs – on-demand, live, in-person and hybrid
- Coordinate and execute deliverables based on assignedproject timelines and ensure projects are completed on time and within budget
- Communicate regularly with internal team members, clients,healthcare professionals (HCPs) and external stakeholders to provide project updates and gather feedback
- Provide administrative support to the projectmanagement team, including scheduling meetings, preparing materials and communications and maintaining project files
- Support project documentation, includingweekly status reportsand meeting minutesfor internal and external calls
- Coordinate logisticsfor live and virtual eventsincluding accommodation bookings, travel arrangements
- Assist in the development of creative and marketing materials and promotional campaigns
- Liaise with vendors and freelancers to obtain quotes, confirm scope and support deliverables. This includes graphicdesigners, medical writers,proofreaders, translators, etc.
- Complete and/or coordinate documentformatting, editing, printingand distribution
- Provide in-person and virtualonsite support for live eventsworking with team members, clients, HCPs and vendors to successfully execute the event
- Submit invoices with job codes and facilitate reimbursements for project financial reconciliation
- Support internal projects for the Leadership Team and Operations, including research and beta testing of new tools, processes and programs
- Track and submit time for project-related work for budgettracking purposes
- Develop strong internal relationships and exemplify the company’s core values –accountable, team-oriented, adaptable, respectful, fun.
- Commit to self-development and ongoing learningand professional development

Skills and Qualifications:

- Bilingual in both French and English
- Strong interpersonal, customer service,organizational and time management skills
- Ability to work successfully and proactively in a fast-paced environment with multiple projects and clients with competing deliverables and deadlines and changing workload demands
- Experience in coordination or administrative supportin marketing, research,healthcare or the pharmaceutical industry
- Ability to work independently and as part of a team
- Attention to detail and a high regard for accuracy and quality
- Excellent communication skills, both writtenand verbal includingbusiness writing, proofing and editing
- An aptitude for formatting, layout and generaldesign
- Proficient with the Microsoft365 Suite includingWord, Excel, PowerPoint, Outlook and Teams
- Bright personality, positive attitude,team player, reliable,confident.
- Bachelor's degreein a related field
- 2+ years of experience in project coordination or related role, preferably in a medical communications agency or healthcare/pharmaceutical industry
- Available to travel withinCanada
- Considered an asset:
- Experience with project management software, MailChimp, Stripe,Slido, SurveyMonkey, etc.

📌 Coordonnatrice ou coordonnateur de projets (bilingue) (Canada)
🏢 eoci
📍 Canada