À propos de nous

Torre Financière est un cabinet de services financiers établi à Montréal, qui sert des clients partout au Canada. Nous offrons des services d’assurance, de placement, de planification financière et d’assurance collective. Notre équipe est petite : la personne que nous embaucherons jouera donc un rôle réel dans le fonctionnement et la croissance de l’entreprise.

Aperçu du poste

Nous cherchons un(e) adjoint(e) de direction qui veillera au bon fonctionnement du bureau, afin que nous puissions consacrer notre temps à nos clients. Vous gérerez nos agendas, les communications avec les clients, la paperasse et l’administration quotidienne. Vous serez la première personne à qui bon nombre de nos clients parleront.

Principales responsabilités

Expérience client

- Être le premier point de contact des clients et des clients potentiels, par téléphone, par courriel et en personne, en français et en anglais.
- Planifier les rencontres, les révisions et les appels avec les clients, et envoyer les rappels et les suivis.
- Préparer les dossiers avant les rencontres : résumés clients, relevés, formulaires et documents à signer.

Dossiers clients et intégration

- Préparer et suivre les documents des nouveaux clients : ouvertures de comptes, formulaires de connaissance du client (KYC), propositions d’assurance et d’assurance collective.
- Tenir les dossiers clients et notre CRM complets, exacts et confidentiels.
- Faire le suivi auprès des clients, des assureurs et des firmes partenaires concernant les documents manquants et les demandes en attente.

Conformité et administration

- Tenir les dossiers de manière organisée pour respecter nos obligations réglementaires.
- Gérer les factures, les dépenses et la tenue de livres de base, en collaboration avec notre comptable.
- Commander les fournitures, gérer les abonnements et assurer le bon fonctionnement du bureau.

Agenda et boîte de courriel

- Gérer l’agenda et la boîte de courriel des conseillers de l’équipe, en priorisant l’essentiel et en traitant les messages courants.
- Rédiger des courriels, des lettres et des communications aux clients dans les deux langues.

Marketing et événements

- Participer à l’organisation d’événements clients, de séminaires et d’ateliers de littératie financière.
- Contribuer aux publications LinkedIn, aux infolettres et aux autres outils marketing.

Ce que nous attendons

Après 90 jours

- Vous gérez entièrement nos agendas, notre boîte de courriel et la prise de rendez-vous des clients.
- Les nouveaux dossiers clients passent de la première rencontre aux documents complétés sans retard.
- Les clients vous connaissent par votre nom et se sentent bien pris en charge.

Après un an

- Nos dossiers clients et notre CRM sont complets et conformes en tout temps.
- Vous avez amélioré au moins un processus, comme l’intégration des clients, les rappels ou le suivi des documents.
- Vous travaillez de façon autonome, et nous vous faisons confiance pour prendre les décisions courantes.

Exigences

- De 1 à 4 ans d’expérience ou plus comme adjoint(e) de direction ou adjoint(e) administratif(ve), idéalement dans les services financiers, l’assurance ou un autre cabinet de services professionnels.
- Maîtrise parfaite du français et de l’anglais,



à l’oral comme à l’écrit.
- Aisance avec la technologie : Microsoft 365 et Outlook, CRM, outils de signature électronique et tableurs. Vous apprenez rapidement de nouveaux logiciels et outils d’IA.
- Sens de l’initiative : vous voyez ce qui doit être fait et le faites sans qu’on vous le demande.
- Discrétion absolue à l’égard des renseignements confidentiels des clients et des renseignements financiers.
- Grand sens de l’organisation et souci du détail : aucun formulaire incomplet, aucun suivi oublié.
- Approche chaleureuse et professionnelle avec les clients.

Atouts

- Connaissance des produits financiers, de l’assurance ou de l’assurance collective.
- Expérience avec le CRM d’Equisoft.
- Expérience de base en tenue de livres.
- Intérêt à évoluer vers un rôle de représentant(e) certifié(e).

Croissance et perspectives d’avenir Nous sommes un petit cabinet aux grandes ambitions, et nous cherchons quelqu’un qui grandira avec nous.

- Des responsabilités accrues à mesure que l’entreprise grandit, notamment en service à la clientèle, en opérations et en marketing.
- Du soutien pour l’obtention de permis et de certifications [p. ex. des cours en services financiers ou en assurance], si vous souhaitez bâtir une carrière dans le domaine.
- Un budget de développement professionnel et des discussions régulières sur vos objectifs de carrière.
- La possibilité de façonner le fonctionnement d’un cabinet en pleine croissance, où vos idées seront écoutées et mises en pratique.

Rémunération et candidature

- Salaire : de 35 000 $ à 52 000 $ par année, selon l’expérience et le nombre d’heures.
- Avantages : télétravail, congés payés et jours de vacances flexibles.
- Pour postuler : envoyez votre CV en français et en anglais à [email protected], accompagné d’une courte note expliquant pourquoi vous aimeriez vous joindre à un petit cabinet en pleine croissance.

Torre Financière souscrit au principe d’égalité d’accès à l’emploi.

About us

Torre Financial is a financial services firm in Montréal, serving clients all across Canada. We offer insurance, investment, financial planning and group insurance/benefits services. We’re a small team, so the person we hire will play a real part in how the business runs and grows.

Role overview

We’re looking for an Executive Assistant who will keep our office running smoothly, so we can spend our time with clients. You’ll manage our calendars, client communications, paperwork and day-to-day administration. You’ll be the first person many clients speak to.

Client experience

- Be the first point of contact for clients and prospects by phone, email and in person, in French and English.
- Book client meetings, reviews and calls, and send reminders and follow-ups.
- Prepare meeting files beforehand: client summaries, statements, forms and documents to sign.

Client files and onboarding





- Prepare and track new client paperwork: account openings, know-your-client (KYC) forms, insurance and group benefits applications.
- Keep client files and our CRM complete, accurate and confidential.
- Follow up with clients, insurers and partner firms on missing documents and pending requests.

Compliance and administration

- Keep records organized to meet our regulatory obligations.
- Manage invoices, expenses and basic bookkeeping, and work with our accountant.
- Order supplies, manage subscriptions and keep the office running.

Calendar and inbox

- Manage the calendars and inboxes of the advisors on the team. Prioritize what matters and handle routine messages.
- Draft emails, letters and client communications in both languages.

Marketing and events

- Help organize client events, seminars and financial literacy workshops.
- Help with LinkedIn posts, newsletters and other marketing materials.

What success looks like

First 90 days

- You fully manage our calendars, inbox and client scheduling.
- New client files move from first meeting to completed paperwork without delays.
- Clients know you by name and feel well looked after.

First year

- Our client files and CRM are complete and compliance-ready at all times.
- You’ve improved at least one process, such as onboarding, reminders or document tracking.
- You run things independently and we trust you to make routine decisions.

Required qualifications

- 1–4+ years of experience as an executive or administrative assistant, ideally in financial services, insurance or another professional services firm.
- Full fluency in French and English, spoken and written.
- Strong tech skills: comfortable with Microsoft 365 / Outlook, CRMs, e-signature tools and spreadsheets, and quick to learn new software and AI tools.
- You take initiative. You see what needs doing and do it without being asked.
- Complete discretion with confidential client and financial information.
- Highly organized and detail-oriented. You make sure no form is incomplete and no follow-up is forgotten.
- Warm and professional with clients.

Nice to have

- Knowledge of financial products, insurance or group advantages.
- Experience with Equisoft CRM
- Basic bookkeeping experience.
- Interest in growing into a licensed role.

Growth and development We’re a small firm with big plans, and we want someone who will grow with us.

- Take on more responsibility as the business grows, including client service, operations and marketing.
- Support toward licensing and certifications [e.g. financial services or insurance courses], if you want to build a career in the industry.
- A professional development budget and regular conversations about where you want to go.
- Room to shape how a growing firm runs. Your ideas will be heard and used.

Compensation and how to apply

- Salary: $35,000– $52,000 / per year, depending on experience and hours.
- Benefits: Work from home, paid time off, flexible vacation days
- To apply: Send your resume in French and English to [email protected], with a short note on why you’d like to join a small, growing firm.

Torre Financial is an equal opportunity employer. Pay: $34,528.00-$52,000.00 per year

Benefits

- Company events
- Paid time off
- Work from home

Work Location: Remote

📌 Executive Assistant (Montreal)
🏢 Financière Torre Financial
📍 Montreal