FICHE DE POSTE DÉTAILLÉE

Poste : Réceptionniste de jour

Service : Réception et Services aux Membres

Superviseur : Directeur des Services aux Membres

Type d’emploi : Permanent, temps plein

Horaires : Lundi au vendredi, 7h00 – 15h00 (40 h/semaine)

Résumé du poste

Le/La réceptionniste de jour représente le premier point de contact et l'image de marque du Club Saint-James de Montréal dès le début de la journée. Il/Elle assure un accueil chaleureux, fluide et hautement professionnel aux membres et à leurs invités, gère l'ensemble du flux des communications matinales et quotidiennes, et constitue le pilier du soutien administratif pour la direction et les divers services du Club. Ce rôle exige une excellente présentation, de la rigueur organisationnelle, la maîtrise des outils bureautiques ainsi qu'un engagement indéfectible envers un service client d’excellence.

Mission principale

Garantir une ouverture irréprochable du Club et une prise en charge proactive, courtoise et discrète des membres et visiteurs dès leur arrivée. Assurer la fluidité des opérations quotidiennes, la gestion des flux d'information, le traitement du courrier et la coordination administrative entre les membres, la direction et les départements opérationnels (restauration, événements, entretien).

Responsabilités détaillées

1.Ouverture du Club, Accueil et Service aux Membres

- Ouverture et préparation : Effectuer les procédures d'ouverture de la réception, vérifier le bon état visuel et la propreté du hall d'entrée, des salons et des espaces d'accueil.
- Accueil de prestige : Accueillir chaleureusement et nommément les membres et leurs invités dès leur arrivée, en offrant un service personnalisé et haut de gamme.
- Gérer l’affichage de la journée dans le lobby
- Orientation et accompagnement : Orienter les membres et visiteurs vers les salles de réunion, salons privés, salles à manger ou espaces événementiels réservés pour le petit-déjeuner, le dîner ou les activités de la journée.
- Inscriptions et accès : Gérer les arrivées, le registre des visiteurs et les vérifications d’accès pour les réunions d'affaires, conférences et événements se déroulant en journée.
- Gestion du stationnement : Gérer le paiement et la validation des accès au stationnement en étroite coordination avec le préposé aux stationnements.
- Réservations : Prendre en charge les réservations pour la restauration du midi, les événements spéciaux du Club et les activités quotidiennes.
- Soutien à la direction : Assister le Directeur des Services aux Membres dans le suivi des demandes quotidiennes des membres et l'exécution de tâches connexes.

2. Communication,



Courrier et Standard Téléphonique

- Gestion du standard : Prendre en charge l'ensemble des appels entrants du matin et de la journée : filtrage rigoureux, prise de messages précis et transfert efficace vers les postes concernés.
- Gestion du courrier et des livraisons : Réceptionner, trier et distribuer le courrier postal, les plis confidentiels et les colis aux différents services du Club et à la direction. Gérer les envois de courrier sortant et de messagerie express (courrier recommandé, FedEx, etc.).
- Relais d'information interne : Transmettre rapidement et précisément les changements de dernière minute ou les requêtes spéciales des membres aux équipes de la restauration, de l'événementiel et du service d'étage.
- Communications membres : Informer les membres des activités du jour, des promotions, des modifications d'horaires ou des avis importants relatifs à la vie du Club.

3. Gestion Administrative, Bureautique et Infographie

- Gestion des membres affiliés et réciproques : Rédiger et émettre les lettres d'introduction (Letters of Introduction) pour les membres voyageant dans des clubs affiliés, traiter les demandes des membres réciproques en visite et gérer leurs réservations.
- Correspondance administrative : Rédiger, mettre en forme et expédier la correspondance quotidienne (courriels de confirmation, lettres officielles, communications internes).
- Mise en page des supports visuels : Réaliser et mettre à jour la mise en page des menus quotidiens du midi, des cartes de vins ou de bar et des supports visuels événementiels (Word, Publisher, Canva).
- Gestion des stocks et fournitures : Assurer le suivi et la commande des fournitures de bureau, du papier d'impression, des cartes de membre et des articles d'accueil de la réception.
- Tenue des bases de données : Mettre à jour en temps réel les fiches membres, le calendrier des réservations et archiver les dossiers administratifs sous formats numérique et papier.

4. Coordination et Soutien aux Équipes

- Suivi des réunions de la journée : Vérifier les listes de participants, les signalétiques de salles et la logistique des événements d'affaires prévus durant la journée.
- Soutien aux ventes et événements :



Assister l'équipe des événements et de la restauration dans la préparation des dossiers de réunion, des fiches de fonction et de l'impression des documents pour les clients.
- Collaboration interdisciplinaire : Travailler de concert avec l'équipe de maintenance et d'entretien pour signaler immédiatement toute anomalie dans le hall ou les espaces publics.

Compétences techniques requises

- Langues : Bilinguisme parfait (français et anglais), parlé et écrit indispensable.
- Suite Microsoft Office : Maîtrise avancée de Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
- Outils d'Édition / Graphisme : Maîtrise de Canva, MS Publisher ou outils équivalents pour l'élaboration de documents et menus.
- Système téléphonique & Réception : Solide expérience de travail avec un standard téléphonique multi-lignes et un logiciel de gestion des membres / réservations (Property Management System ou CRM du secteur hôtelier/clubs privés).

Qualités personnelles attendues

- Présentation irréprochable : Image professionnelle soignée, attitude accueillante, souriante et courtoise en toutes circonstances.
- Sens de l'organisation et rigueur : Excellente gestion du temps, précision dans le suivi des dossiers administratifs et des détails.
- Proactivité et initiative : Capacité à anticiper les besoins des membres, à résoudre rapidement les imprévus du matin et à travailler de façon autonome.
- Sens relationnel et écoute : Aisance de communication avec une clientèle prestigieuse, dirigeants et personnalités d'affaires.
- Discrétion absolue : Respect strict de la confidentialité et de la vie privée des membres et invités du Club.
- Gestion du stress et multitâche : Capacité à maintenir un haut niveau de sérénité et d'efficacité lors des périodes de forte affluence (arrivées matinales, heures du dîner).

Conditions de travail et avantages

- Horaires : Temps plein (40 heures par semaine), du lundi au vendredi, de 7h00 à 15h00.
- Vacances : Selon les politiques en vigueur au Club Saint-James.
- Assurances collectives : Couverture complète (médicale, dentaire, assurance vie - détails à préciser).
- Restauration : Repas du midi et 30 minutes de pause offerte sur place lors des journées travaillées.
- Salaire : Concurrentiel, à discuter selon l’expérience et les compétences.

Environnement de travail : Cadre prestigieux, environnement stimulant, équipe dynamique, formations et opportunités de développement professionnel Rémunération : 21,00$ à 24,00$ par heure

Heures prévues : 40.0 par semaine

Expérience

- Réception: 2 ans (Obligatoire)

Langue:
- Français (Obligatoire)
- Anglais (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

📌 Réceptionniste de jour H/F (Montreal)
🏢 Club Saint James de Montreal
📍 Montreal