Administrateur(trice) de location et de site Faro | Montreal, QC À propos de BentallGreenOak: BGO est l’un des principaux conseillers internationaux en gestion des investissements immobiliers, une société offrant des prêts immobiliers et un fournisseur de services immobiliers de premier plan, reconnu dans le monde entier. BGO sert les intérêts de plus de 750 clients institutionnels avec son expertise en gestion des actifs pour les bureaux, le secteur industriel, les propriétés multirésidentielles, la vente au détail et l’hôtellerie dans le monde entier. BGO possède des bureaux dans 27 villes situées dans 13 pays, et détient des connaissances et une expérience locales vastes, et des réseaux étendus dans toutes les régions où elle investit dans les actifs immobiliers et les gère au nom de ses clients sur les marchés primaires, secondaires et de co-investissement.

Pour en savoir plus, veuillez consulter le site Le(la) candidat(e) retenu(e) supervisera les responsabilités administratives liées à la signature de contrats de location et à l’emménagement. We have an exciting opportunity to join BGO’s residential rental community. This successful candidate will oversee administrative responsibilities related to lease signing and move-in.

Administration

Assumer toutes les responsabilités administratives associées au traitement des demandes et à l’administration des baux, en utilisant la technologie en ligne et le logiciel Yardi. Tenir à jour les renseignements sur les résidents reçus en conformité avec les règles et règlements sur la protection de la vie privée. Maintenir de bonnes relations avec les résidents; traiter et documenter les plaintes des résidents, ainsi que toute situation d’urgence qui peut se produire dans la communauté.

Travailler en étroite collaboration avec le gestionnaire de communauté pour traiter les changements apportés aux résidents, aux occupants, aux garants et autres questions administratives. S’assurer que tous les dépôts sont payés et déposés en temps opportun et entrés dans les comptes appropriés de la base de données de la gestion immobilière. Aide à la préparation de l’arrivée des résidents et du trousseau de clés, en plus d’assurer la coordination de l’emménagement et du déménagement.

Attribuer le stationnement pour les résidents, le stationnement pour les visiteurs et les casiers. Administration des sous-locations, des affectations et des avis de résiliation. Corriger tout problème pouvant survenir chez les résidents et le signaler, au besoin.

Fournir un soutien administratif sur demande. Maintenir une aire de bureau ordonnée. Encourager les rendez-vous ou les visites avec tous les résidents potentiels qui se présentent, les demandes de renseignements par courriel et les appels.

Effectuer des visites de la propriété et des suites avec les résidents potentiels.



Évaluer les résidents potentiels afin de déterminer leurs besoins. Accueillir les nouveaux résidents et offrir une orientation complète dans la mesure du possible.

Inspecter la disponibilité de la suite à venir avant de la présenter aux résidents potentiels, au besoin. Informer le personnel concerné de toute lacune ou de tout problème noté dans le bâtiment ou sur la propriété qui nécessite une attention particulière. Répondre aux demandes par téléphone et par courriel.

Communication courtoise et rapide avec les résidents, les membres de l’équipe et la direction. Expérience – Au moins deux ans d’expérience en forte activité de vente, en service à la clientèle, en immobilier, en hôtellerie ou en marketing. Formation – Diplôme d’études secondaires requis, diplôme d’études collégiales ou baccalauréat, souhaité.

Compétences relationnelles – Doit posséder des aptitudes exceptionnelles pour la communication et les relations interpersonnelles, et de manière générale, aimer interagir avec le public. Bilingue - Excellente maîtrise du français et de l'anglais (parlé et écrit) nécessaire pour travailler avec des équipes à travers le Canada Compétences informatiques – Compétences avancées avec Excel, Word, Outlook et maîtrise de Yardi. Du travail en soirée ou pendant les fins de semaine sera requis.

Leasing and Site Administrator Who We Are: BGO is a leading, global real estate investment management advisor and a globally-recognized provider of real estate services. BGO serves the interests of more than 750 institutional clients with expertise in the asset management of office, industrial, multi-residential, retail and hospitality property across the globe. BGO has offices in 28 cities across twelve countries with deep, local knowledge, experience, and extensive networks in the regions where we invest in and manage real estate assets on behalf of our clients in primary, secondary and co-investment markets.

BGO is a part of SLC Management, which is the institutional alternatives and traditional asset management business of Sun Life. BGO promotes a corporate culture that attracts and retains the highest caliber people.

The Opportunity : We have an exciting prospect to join BGO’s residential rental community. This successful candidate will oversee administrative responsibilities related to lease signing and move-in, support with leasing as required and ensure a superior move-in experience for every resident.



Administration ~ Complete administrative responsibilities associated with application processing and lease administration, using online technology and Yardi software. ~ Maintain all resident information received in accordance with Privacy rules and regulations. ~ Maintain good resident relations, handling and documenting resident complaints and any emergencies in the community which occur. ~ Work closely with the Community Manager to process changes to residents, occupants, guarantors and other administrative matters. ~ Ensure that all deposits are paid and deposited in a timely manner and entered into the relevant accounts on the property management database. ~ Support in preparing resident arrival and key package, in addition to ensuring smooth move-in and move-out coordination. ~ Conduct move-in, move out and suite turnover inspections. ~ Assign resident parking, visitor parking and lockers. ~ Administration of sublets, assignments, and termination notices. ~ Prepare and deliver rental reminders, follow-up phone calls or door knocking. ~ Rectify any resident issues that may arise and escalate as required. ~ Provide administrative support as requested. ~ Maintain an orderly office area.

Leasing

Encourage appointments or viewings with all prospective resident walk-ins, email inquiries and calls. Conduct viewings of the property and suites with prospective residents. Sell the value of the property and its features to obtain a commitment to rent as required.

Qualify prospective residents to determine their requirements. Welcome new residents and provide full orientation when required. Maintain detailed knowledge of suite inventory. Inspect upcoming suite availability prior to showing to potential residents as required.

Inform appropriate personnel of any deficiencies or problems noted in the building or on the property that require attention.

Customer Service

Provide superior customer service to both internal and external clients by identifying and understanding the needs of others. Promote a strong sense of community. Maintain an overall focus on enhancing the customer experience. Respond to telephone and email inquiries. Courteous and prompt communication with residents, team members and management.

Experience – 2+ years’ experience in busy sales, customer service, real estate, hospitality or marketing.

Education – High school diploma required, College Diploma/Bachelor’s Degree is preferred Bilingual – Excellent command of French and English (spoken and written) required to work with teams across Canada Relationship Skills – Must possess exceptional communication and interpersonal relationship skills, and generally love engaging with public Computer Skills – Advanced skills in Excel, Word, Outlook and proficiency with Yardi. Evening and/or weekend work will be required. BGO is committed to equitable hiring practices and we welcome the opportunity to discuss accommodation and ensure fairness and equity in our hiring process.

📌 Administrateur(trice) de location et de site / Leasing & Site Administrator (Montreal)
🏢 Bgo
📍 Montreal