e de direction Version anglaise ci-dessous Poste temporaire (14 mois de contrat) – Montréal - Hybride Fasken recherche un(e) Adjoint(e) de direction pour soutenir la Chef, Marketing et développement des affaires. Dans ce rôle clé, la personne assurera un soutien administratif de haut niveau, coordonnera les échanges avec les clients internes et externes et contribuera à divers projets.

Gestion et intégration de projets : Coordonner les initiatives de marketing et les projets spéciaux, en utilisant des outils de suivi de projets et des tableaux de bord. Assurer une exécution fluide et une livraison dans les délais impartis en utilisant des outils techniques avancés et en recourant à l’automatisation, lorsque possible

- Utiliser des outils numériques pour compiler et résumer des données. Assister aux réunions pour rédiger les procès-verbaux, consigner les mesures à prendre et assurer un suivi au moyen des plateformes de gestion des tâches partagées
- Soutien lié aux finances et aux données : Aider au suivi budgétaire et à l’établissement de rapports à l’aide d’Excel et d’autres outils financiers. Élaborer et tenir à jour des modèles de rapports et des tableaux de bord pour soutenir les évaluations du rendement de l’équipe du marketing
- Gestion du calendrier et des courriels : Gérer de façon indépendante le calendrier complexe de la chef du marketing à l’aide des fonctions avancées d’Outlook (p.

Maîtriser

PowerPoint, élaborer des présentations soignées et conformes à notre marque à l’intention de publics internes et externes

- Coordination d’événements: Utiliser les plateformes de gestion d’événements pour organiser et soutenir les événements internes et externes, en assurant une logistique impeccable et du matériel de marque
- Gestion des déplacements : Coordonner des programmes de voyage complexes dans plusieurs fuseaux horaires à l’aide d’outils de réservation numériques. Soutien aux membres séniors de l’équipe du marketing : Fournir un soutien administratif général et une aide à la réalisation de projets aux membres séniors de l’équipe. Anticiper les besoins de l’équipe et répondre de manière proactive aux défis ou aux lacunes techniques
- Confidentialité et discrétion : Traiter les informations sensibles avec un grand professionnalisme, en s’assurant que le stockage numérique et les pratiques de communication sont sécurisés. Pour un milieu de travail hybride et flexible intégrant à la fois le télétravail et la présence au bureau en fonction des besoins des équipes et dans lequel l’équilibre de vie est au cœur de nos priorités
- Pour un programme de remboursement santé et mieux-être, un régime d’assurance qui s'adapte à tes besoins, un service de télémédecine et un régime d’épargne-retraite généreux
- Pour une ambiance de travail conviviale où les valeurs de respect, d’ouverture, d'innovation, de diversité, d’équité et d’inclusion sont mises de l’avant
- Pour des bureaux ergonomiques, lumineux et une salle de gym avec équipements.



Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration des affaires, en marketing ou dans un domaine connexe
- Un minimum de 5 à 7 ans d’expérience en tant qu’Adjoint(e) de direction auprès de cadres supérieurs, idéalement dans le domaine du marketing ou des services professionnels
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier d’Outlook et de PowerPoint, y compris la gestion des options avancées des calendriers, le formatage conditionnel, la conception de diapositives et la narration visuelle
- Connaissance approfondie d’Excel (p. ex., tableaux croisés dynamiques, formules, formatage conditionnel) et maîtrise des outils de collaboration numérique (p. ex., Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Adobe Acrobat); ex., système de gestion des relations avec les clients, système de gestion de contenu, plateformes événementielles)
- Solides compétences en communication et expérience dans la rédaction de correspondance professionnelle et de documents à l’échelon de la direction
- Flexibilité pour travailler en dehors des heures normales de bureau pour des projets ou des événements hautement prioritaires. Des outils d’intelligence artificielle pourraient être utilisés pour aider à la présélection, à l’évaluation ou au choix des candidats pour ce poste. Situé à l’intersection de l’excellence et de l’expertise, Fasken est un cabinet d’avocats de premier plan comptant plus de 900 avocats et avocates à l’échelle mondiale. Diversité et inclusion Chez Fasken, nous croyons en un milieu de travail diversifié, composé de personnes ayant des expériences et des qualités uniques. Notre cabinet considère comme important que tous ses membres, y compris les personnes en situation de handicap, trouvent notre lieu de travail accueillant et stimulant. Des mesures d’adaptation raisonnables peuvent être prises, sur demande, dans tous les aspects du processus de sélection, pour les personnes en situation de handicap. Toute offre d’emploi peut être conditionnelle à la vérification des références ainsi qu’à des vérifications complètes des antécédents (casier judiciaire, dossier de crédit, antécédents professionnels et scolaires, etc.).

Executive

Assistant 14-Month Temporary Position – Montreal – Hybrid Fasken is seeking an Executive Assistant to support the Head of Marketing and Business Development. This key role provides high-level administrative support, coordinates with internal and external clients, and assists with special projects.

Project Management & Integration: Lead coordination of marketing initiatives and special projects, leveraging project tracking tools and dashboards. Ensure seamless execution and on-time delivery by applying advanced technical tools and automation where possible.

Meeting Preparation:



Prepare sophisticated, visually compelling PowerPoint presentations and briefing materials. Utilize digital tools to compile and summarize data. Attend meetings to take minutes, record action items, and follow up using shared task management platforms.

Financial & Data Support: Assist with budget tracking and reporting using Excel and other financial tools. Build and maintain reporting templates and dashboards to support marketing performance reviews.

Calendar & Email Management: Independently manage the CMO’s complex calendar using advanced Outlook functions (e.g., shared calendars, scheduling polls, priority flags). Monitor and triage emails, drafting responses and escalating critical items as needed.

Event Coordination: Use event management platforms to organize and support internal and external events, ensuring flawless logistics and branded materials.

Travel Management: Coordinate intricate travel plans across time zones using digital booking tools.

Senior Marketing Team Support: Provide high-level administrative and project support to senior team members.

Confidentiality & Discretion: Handle sensitive information with strict professionalism, ensuring secure digital storage and communication practices. For a competitive total compensation package, including a bonus program

- For a flexible workplace integrating teleworking in which life balance is at the heart of our priorities
- For a health and wellness reimbursement program, an insurance plan that adapts to your needs, telemedicine services and a generous retirement savings plan
- For a friendly work atmosphere where the values of respect, openness, innovation, diversity, equity and inclusion are put forward
- To be part of a company that is committed and gives back to the community
- A post-secondary degree or diploma in business administration, marketing, or a related field. Minimum 5–7 years as an Executive Assistant supporting C-suite executives, ideally in a marketing or qualified services setting. Bilingual (English and French) with excellent verbal and written communication skills. Expert-level proficiency in Microsoft Office Suite, particularly Outlook and PowerPoint—including advanced calendar management, conditional formatting, slide master design, and visual storytelling.

Strong

Excel capabilities (e.g., pivot tables, formulas, conditional formatting) and fluency with digital collaboration tools (e.g., Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Adobe Acrobat). Demonstrated comfort working with marketing and business systems (e.g., CRM, CMS, event platforms). Strong communication skills with experience drafting professional correspondence and executive-level documents.

Please note that artificial intelligence tools may be used to assist in screening, assessing, or selecting applicants for this position. As a premier law firm with over 900 lawyers worldwide, Fasken is where excellence meets expertise. Diversity and Inclusion Any offer of employment may be conditional upon references and full background checks including a criminal record check, a credit check, employment and educational verifications.

📌 Assistant de Gestion Travail Temporaire H/F (Montreal)
🏢 Fasken
📍 Montreal