trice administratif.Le coordonnateur administratif ou la coordonnatrice administrative joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du bureau de Montréal. Agissant à titre de point de contact central pour l’administration du bureau, la coordination des installations, la gestion des fournisseurs et le soutien aux employés, ce poste contribue à créer un milieu de travail productif et professionnel. La personne retenue fournira un soutien administratif à la direction et au personnel, coordonnera la logistique du bureau et les événements, gérera les relations avec les fournisseurs et participera à diverses activités opérationnelles et comptables.

Coordination des installations Assurer le bon fonctionnement quotidien des bureaux, y compris les espaces de travail, les installations de cuisine, les salles de réunion et les aires communes. Gérer les fournitures et l’équipement de bureau, notamment les imprimantes, les traceurs et le système d’alarme. Coordonner les demandes d’entretien des locaux et assurer la liaison avec la direction de l’immeuble, les entrepreneurs et les fournisseurs externes.

Examiner et approuver les factures liées au bureau et surveiller les ententes de services administratifs. Coordonner la logistique des réunions, l’accueil des visiteurs, la réservation des salles et les besoins en matière de stationnement. Organiser les événements au bureau, les activités pour les employés et les rassemblements d’équipe.

Soutien administratif Fournir un soutien administratif à la direction et au personnel de bureau. Tenir à jour le calendrier des congés du bureau. Soutenir les communications internes et assurer une circulation efficace de l’information au sein du bureau.

Assurer le soutien aux tâches administratives comptables de base, notamment le dépôt de chèques, la production de rapports de dépenses, le traitement des factures et la tenue des registres. Participer aux réunions mensuelles de marketing et coordonner la mise en œuvre locale des initiatives de marketing de l’entreprise. Tenir à jour les renseignements sur les sous-traitants et les fournisseurs dans ISNetworld afin d’assurer la conformité et l’exactitude des données pour l’équipe du bureau de Montréal.

Diplôme d’études secondaires; des études postsecondaires en administration, en gestion de bureau ou dans un domaine connexe constituent un atout.



Au moins 3 à 5 ans d’expérience dans un poste administratif, de coordination de bureau ou de gestion de bureau. Excellentes aptitudes en communication interpersonnelle, verbale et écrite, tant en français qu’en anglais.

Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint.

Horaire : 30 heures par semaine du lundi au vendredi, de 8 h à 14h30-15 h (6 heures par jour) Poste entièrement sur place, au bureau de Montréal Permis de conduire et accès à une auto pour effectuer occasionnellement des courses locales Une assurance collective généreuse (assurance médicale, dentaire, invalidité, vie et voyage), un service de télémédecine et un programme d’aide aux employés

- Régime de retraite avec cotisations de l’employeur
- Formation continue et perfectionnement professionnel
- Fondée en 1975, Salas O’Brien est une entreprise d’ingénierie et de services professionnels détenue par ses employés, qui vise à avoir un impact positif pour nos clients, notre équipe et le monde entier. Notre expertise se concentre sur les industries de l’alimentation et des boissons, ainsi que sur certains secteurs pharmaceutiques. Les candidatures non sollicitées ne donneront pas droit à des frais de placement. *** Administrative Coordinator The Administrative Coordinator plays a key role in ensuring the efficient day-to-day operation of the Montreal office. Acting as a central point of contact for office administration, facilities coordination, vendor management, and employee support, this position contributes to a productive and professional work environment. The successful candidate will provide administrative support to leadership and staff, coordinate office logistics and events, manage vendor relationships, and assist with a variety of operational and accounting-related activities.

Facilities Coordination

Ensure the smooth day-to-day operation of the office, including workspaces, kitchen facilities, meeting rooms, and common areas. Manage office supplies and equipment including printers, plotters, and alarm systems.



Coordinate office maintenance requests and liaise with building management, contractors, and external vendors. Review and approve office-related invoices and monitor administrative service agreements. Organize office events, employee activities, and team gatherings.

Administrative Support

Provide administrative support to leadership and office personnel. Maintain the office vacation schedule. Support internal communications and ensure effective information flow within the office. Support basic accounting administration, including cheque deposits, expense reporting, invoice processing, and record maintenance.

Attend monthly marketing meetings and coordinate local execution of corporate marketing initiatives. Maintain contractor and supplier information within ISNetworld to ensure compliance and accuracy for the Montreal office team. High school diploma; post-secondary education in administration, office management, or a related field is considered an asset.

Minimum of 3 to 5 years of experience in an administrative, office coordination, or office management role. Excellent interpersonal, verbal, and written communication skills in both French and English. Proficiency with Microsoft Office Suite, including Outlook, Word, Excel, and PowerPoint.

Experience within a professional service, engineering, consulting, or similar environment is considered an asset. Demonstrated initiative, problem-solving ability, and customer-service orientation.

Schedule: 30 hours per week, Monday to Friday, 8am to 3pm (6 hrs per day) Fully on-site role based in the Montreal office Driver’s licence and access to a car for the occasional local errand A dynamic and collaborative work environment with complimentary coffee, tea, fresh fruits, access to a pool table and beautiful view to the city

- Generous group insurance (medical, dental, disability, life, and travel insurance), telemedicine service, and employee assistance program
- Competitive compensation and the opportunity to purchase company stock
- Retirement plan with employer contributions
- Social activities and a $200 annual allowance for sports activities Founded in 1975, Salas O’Brien is an employee-owned engineering and qualified services firm focused on achieving impact for our clients, our team, and the world. Our specialized experience is in the Food and Beverage Industries and some Pharmaceutical.

📌 Coordonnateur.trice administratif.ve - Administrative Coordinator (Montreal)
🏢 Salas O'Brien
📍 Montreal