L’Institut de chimie du Canada (ICC) milite pour l’avancement des sciences chimiques au Canada. Nous mettons en œuvre notre Plan stratégique 2030 pour appuyer plus de 4 000 membres, accroître l’engagement et favoriser la collaboration.

Aperçu du poste

L’adjoint(e) de direction soutient la direction générale et veille à l’excellence de la gouvernance auprès du conseil d’administration et des comités clés. Ce rôle gère les tâches administratives, la planification, la logistique et la correspondance confidentielle tout en incarnant la mission et les valeurs de l’ICC.

Responsabilités Principales

Soutien à la direction

- Fournir un soutien administratif complet à la direction générale, notamment la gestion du calendrier, la planification des réunions, la prise de notes et la rédaction des procès-verbaux, l’élaboration des ordres du jour, etc.
- Agir à titre de point de contact pour la direction générale.
- Représenter la direction générale avec professionnalisme lors de l’ensemble des interactions internes et externes.
- Réviser et mettre en page de manière professionnelle divers documents, présentations et rapports, au besoin.
- Participer à la documentation ainsi qu’à l’établissement et au suivi des objectifs, des priorités et des initiatives afin d’assurer un maximum de clarté, de concentration et d’efficacité dans l’exécution par la direction générale.
- Effectuer des recherches, compiler des données et préparer des notes d’information pour examen et présentation par la direction générale.
- Collaborer aux initiatives internes favorisant la collaboration au sein du personnel, le mieux-être et le respect en milieu de travail.
- Accomplir d’autres tâches administratives diverses nécessaires au succès de notre organisation.

Gouvernance

- Coordonner les réunions du conseil d’administration et des comités, ce qui comprend, entre autres, la préparation des ordres du jour,



la constitution des dossiers et la gestion du portail électronique de réunion et de partage d’information du conseil.
- Assister aux réunions du conseil d’administration et des comités pour rédiger les procès-verbaux, faire le suivi des points d’action et apporter un soutien dans la présentation des exposés.
- Planifier et coordonner les réunions d’orientation entre les membres du conseil d’administration et la direction générale, au besoin.
- Participer à l’élaboration, à la recherche, à la rédaction et à la consolidation de tous les documents d’information et présentations pour les formations régulières et ponctuelles du conseil, l’assemblée générale annuelle (AGA) et toute autre réunion extraordinaire du conseil.
- Rédiger et distribuer aux membres du conseil la correspondance appropriée pour examen, notamment les dossiers d’information, les sondages, les documents de réunion, les politiques du conseil et autres rapports.
- Assurer le classement opportun et rigoureux des documents de gouvernance d’entreprise dans l’espace SharePoint correspondant.
- Agir à titre de point de contact pour les demandes de renseignements liées à la gouvernance provenant des parties prenantes internes et externes.
- Conseille la direction générale et les conseils d’administration sur la conformité aux lois et règlements applicables en matière de gouvernance.
- Participer à l’élaboration des documents de gouvernance.
- Accomplir d’autres tâches administratives diverses nécessaires au soutien des conseils.

Qualifications Requises

- Bilinguisme : Excellente maîtrise du français et de l’anglais (exigé).
- Expérience :



3 à 5 ans en soutien administratif général, incluant la coordination de réunions, la préparation d’ordres du jour et le suivi des politiques.
- Compétences techniques : Maîtrise de Microsoft 365, Zoom, Slack, Doodle, Asana et Adobe Acrobat.
- Formation : Diplôme postsecondaire en administration des affaires, affaires publiques, politiques ou expérience équivalente.

Pourquoi Vous Joindre à Nous?

- Mode de travail 100 % en télétravail (heures de l'Est).
- 15 jours de vacances payées + 15 jours de congés de maladie/mieux-être payés + jours fériés.
- Régime de cotisation REER financé par l'employeur (après 2 ans de service).
- Régime d'avantages sociaux (santé, assurance-vie et invalidité) partiellement parrainé.

Détails du poste et candidature

- Emplacement: Télétravail (HNE)
- Salaire prévu: $50,000 – $60,000 par année
- L’intelligence artificielle n’est pas utilisée pour trier ou évaluer les candidatures; toutes les candidatures sont examinées par les membres de notre équipe de recrutement.

L’Institut de chimie du Canada souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et s’engage à instaurer un milieu sécuritaire, diversifié et inclusif. Nous encourageons les personnes qualifiées de tous horizons, y compris en matière d’appartenance ethnique, de religion, de situation de handicap, d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de situation familiale, d’âge, de nationalité et de niveau de scolarité, à soumettre leur candidature. Si l’on communique avec vous pour une entrevue et que vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de sélection, veuillez nous en informer. Nous remercions l’ensemble des candidat(e)s pour leur intérêt; seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Description complète du poste et page Carrières : https://www.cheminst.ca/about/careers-with-cic/

📌 Executive Assistant (Bilingual) (Quebec City)
🏢 Chemical Institute of Canada / Institut de Chimie du Canada
📍 Quebec City