AGENT ou AGENTE DE SOUTIEN AUX ACTIVITÉS ET À LA CLIENTÈLE - Classe principale
Administration, commerce et informatique 50 471 $ à 61 758 $ Collecto Montréal Temps plein Offre d'emplois

Soutien aux activités de perfectionnement
Sous l’autorité de la Directrice des services professionnels, la personne titulaire du poste assurera le démarrage des activités de perfectionnement en ligne et offrira le soutien technique et logistique nécessaire à leur bon déroulement. Elle contribuera également à la qualité des formations en assurant la révision et la mise en page de la documentation associée, tout en offrant un soutien administratif à la direction pour la gestion des agendas, des événements et de diverses tâches administratives.

Ce poste polyvalent allie des responsabilités en soutien aux activités de formation, service à la clientèle, administration et soutien logistique. Il requiert une forte aisance technologique afin d'utiliser efficacement plusieurs plateformes numériques, d'offrir un soutien technique de première ligne et d'assurer le bon déroulement des activités de perfectionnement.

Assurer le démarrage des activités de perfectionnement en ligne, effectuer les vérifications techniques requises et offrir un soutien technique de première ligne aux participants et aux personnes formatrices.

Répondre aux demandes de la clientèle par téléphone et par courriel.

Effectuer les tâches administratives associées aux activités de perfectionnement (prendre les présences, émettre les attestations de participation, envoyer les listes de participants, gérer les enregistrements, envoyer les reçus, effectuer des remboursements).

Effectuer les suivis nécessaires auprès de la clientèle et des partenaires.

Participer à la mise en ligne des fiches promotionnelles des formations et actualiser celles-ci sur notre site web.

Gérer les inscriptions et accès aux formations asynchrones.

Assurer la révision linguistique,



la mise en page et la préparation des documents liés aux activités de perfectionnement, conformément aux normes graphiques et de qualité établies.

Assurer le classement, l'organisation et l'archivage des documents liés aux activités.

Appliquer les procédures et outils en vigueur pour la gestion des activités.

Soutien à la direction des Services professionnels

Assurer la tenue et la mise à jour de l’agenda de l’équipe (rendez-vous, convocations, réservations de salles et préparation du matériel et des documents nécessaires, calendrier des instances des partenaires).

Assurer les suivis logistiques des événements de l’équipe des services professionnels (comptes de dépenses, réservations, traiteurs, planification des déplacements).

Effectuer toute autre tâche à la demande de sa supérieure immédiate ou nécessitée par ses fonctions.

Soutien à la Direction générale

Assurer la gestion de la boite courriel générale de l’organisation en acheminant les demandes aux différents services concernés et en répondant aux clients lorsque requis.

Maintenir à jour les listes de contacts en fonction des informations reçues.

Assurer le soutien administratif et logistique lié à l'organisation des rencontres d'équipe de Collecto (activité de la rentrée, de Noël, post-CA, etc.) : transmettre les invitations aux employés, effectuer les réservations à l’hôtel et au traiteur au besoin, etc.

S'assurer des suivis qui découlent des rencontres des comités de directions (deux par mois).

Assurer la tenue et la mise à jour de l’agenda de la directrice générale, ses comptes de dépenses et rapports d’absence.





Effectuer le traitement et l'acheminement du courrier.

Procéder aux achats de fournitures de bureau (papeterie).

Effectuer toute autre tâche à la demande de la directrice générale ou nécessitée par ses fonctions.

QUALIFICATIONS REQUISES

Diplôme d’études professionnel (DEP) ou une attestation d’études collégiales en administration, secrétariat, communication ou marketing. Tout autre diplôme dans une discipline pertinente pourra être considéré;

Avoir un minimum de 1 an d’expérience dans des postes reliés au service à la clientèle, à la formation, ou en administration.

PROFIL RECHERCHÉ

Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;

Excellente maîtrise des outils numériques et capacité à apprendre rapidement de nouvelles plateformes;

Capacité à offrir un soutien technique de première ligne dans un contexte de formation en ligne;

Aisance à travailler simultanément avec plusieurs systèmes et applications;

Solides habiletés relationnelles avec une clientèle diversifiée;

Bonne gestion du stress et capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers dans un environnement ponctué d’interruptions fréquentes;

Sens aigu de l’organisation et de la gestion du temps, avec une capacité à établir les priorités efficacement;

Maîtrise de la suite Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint et SharePoint);

Capacité à utiliser un CRM et une plateforme de classe virtuelle, un atout.

CARACTÉRISTIQUES DU POSTE

Poste situé à Montréal avec possibilité de faire du télétravail;

Une présence minimale de deux (2) jours au bureau est requise;

Poste à temps plein (35 heures par semaine);

Poste contractuel d’un (1) an avec possibilité de renouvellement;

Salaire annuel entre 50 471 $ et 61 758 $ selon la scolarité et l’expérience;

Entrée en fonction prévue : dès que possible.

#J-18808-Ljbffr

📌 AGENT ou AGENTE DE SOUTIEN AUX ACTIVITÉS ET À LA CLIENTÈLE - Classe principale (Quebec City)
🏢 Cegepmv
📍 Quebec City