Position Information Posting Number: AI26-004E Title: Administrative Assistant/ Adjoint administratif (RFT 1.0 FTE) Position Status: Regular Full-time FTE: 1.0 Job Schedule: Days Department: Atlas Institute for Veterans and Families Union: Non-union Site: Atlas Institute for Veterans and Families Level of Police Check: Criminal Record Check Number of Vacancies: 1 About The Royal As one of Canada’s foremost mental health care and academic health science centres, The Royal has a clear purpose: to get more people living with mental illness into recovery faster.

This is at the core of everything we do and it is driven by the passion, focus and dedication of our employees.

Every day, the work that we do transforms the lives of people with mental illness through specialized mental healthcare, advocacy, research and education. ORGANIZATIONAL BACKGROUND Funded by Veterans Affairs Canada, Atlas Institute for Veterans and Families, formerly the Centre of Excellence (CoE) on PTSD was established in 2019 to provide better access to information, research, tools and expertise on post-traumatic stress disorder and related mental health problems and illnesses.

Atlas’ goal is to create knowledge networks with researchers, service providers, Veterans and their Families across Canada to increase expertise on military and Veteran mental health, suicide prevention and substance use disorders.

Atlas will create new knowledge on Veteran mental health treatments that work and place it directly into the hands of mental health professionals and others working with Veterans on a daily basis.

Atlas will share evidence-based treatment protocols and best practices among the Veterans Affairs Canada network of Operational Stress Injury Clinics, the Canadian Forces Health Services, and with mental health professionals across the country.

First responders, their Families and other Canadians living with and affected by PTSD or a related mental health problem will also benefit from the information and knowledge developed at Atlas. POSITION OVERVIEW Atlas is seeking an Administrative Assistant who will assist the Operations team and Atlas at large.

To contribute to Atlas’ success, the ideal candidate will also support on some day-to-day operations, including office administration. DUTIES AND RESPONSIBILITIES Manage confidential and sensitive information appropriately and with care.

Learn, understand and prioritize the day-to-day activities of the assigned leaders, including the Deputy CEO and independently carry out the duties of calendar management, document creation, recording of expenses, and file management.

Prepare correspondence, draft and compile letter and email communications and memos in an accurate and grammatically correct manner on behalf of the Deputy CEO and the Atlas team.

Coordinate, produce and distribute agendas and background documentation for various team meetings and external organizations.

Draft and prepare meeting minutes, as well as tracking and following up on action items.

Support the Strategy and Operations Team with office duties including but not limited to booking room facilities, ordering supplies, catering, inventory, SWAG, parcel delivery and reception, and outgoing communications.

Create Power

Point presentations based on relevant information, reports and documentation.

Coordinate incoming emails for the common Atlas and Operations inbox and maintain customer contact lists.

Assist with submitting timecards to the Royal Ottawa Health Care Group and submitting invoices, as needed.

Provide general office support including telephone services, photocopying, filing, faxing, ordering supplies, shipping and receiving, responding to requests for information and drafting general correspondences.

Additional duties as assigned by the Director of Strategy and Operations.

Qualifications: College diploma in office administration, business administration, communications, public administration, or another field relevant to administrative support. (An acceptable combination of education, training and/or experience may be considered).

Minimum of two years’ experience in office administration and support in a fast-paced environment.

Advanced MS Office skills (Excel, Outlook, Word, Power

Point, Share

Point, Teams, One Note, One

Drive).

An understanding of basic financial and mathematical concepts.

Excellent organizational time management skills with the ability to prioritize and meet firm deadlines with a robust attention to details.

High level of initiative, judgment and adaptability.

Respect for confidentiality and appropriate handling of sensitive information.

Ability to work effectively with limited supervision when working remotely or within a group setting in an office environment.

Ability to function as a member of a team and work cooperatively with team members.

Demonstrated respect for understanding of the life experiences of Veterans,



Families and people living with mental health problems and illnesses and of diverse populations and preferably experience working with people with first-hand experience of mental health problems/illnesses.

Fluency in French and English will be considered a strong asset. COMPENSATION Hiring salary range: $60,600 - $69,690 Competitive salary and benefits package, including 4 weeks of paid vacation and enrollment in the HOOPP Pension Plan; Other internal benefits include access to professional development funds and organizational trainings as available WORKING CONDITIONS This is a hybrid position with a minimum of 2 days a week in the office with a possibility of more days a week depending on work requirements Working standard office hours with start and end time flexibility (37.5 hrs/week).

Option for a condensed 4-day work week available upon approval; Must be comfortable working in open space and virtual environments; Physical/cognitive demands include use of typical office equipment, prolonged periods of sitting and working on a computer/telephone, high degree of concentration and attention to detail; Psychological demands include deadline drive requirements, capacity to organize and prioritize own work, adaptable to change and ability to set and work towards performance and development goals.

Please note Artificial Intelligence is not used to screen applicants.

This posting is for an upcoming vacancy.

Conditions of Employment: Clear Criminal Reference Check Proof of Vaccinations (MMR, TDAP, Covid 19, Chicken Pox, and TB Test) Equity, diversity and Inclusion: Atlas Institute for Veterans and Families is committed to principles of equity and inclusion.

We strive to create a workplace that reflects the communities we serve and where everyone feels safe and empowered.

We will be prioritizing applications from individuals with diverse backgrounds, including First Nations, Inuit, and Métis, racialized populations, veterans, 2SLGBTQ+, people with lived experience, and Family members of people with lived experience. APERÇU GÉNÉRAL DE L’ORGANISME Financé par Anciens Combattants Canada, l’Institut Atlas pour les vétérans et leur famille a été créé en 2019 pour faciliter l’accès à l’information, à la recherche, aux outils et à l’expertise sur le TSPT et les problèmes de santé mentale et maladies connexes. L’objectif de l’Institut Atlas est de créer des réseaux de connaissances avec des chercheurs, des fournisseurs de services, des vétérans et leur famille partout au Canada afin d’accroître l’expertise sur la santé mentale des militaires et des vétérans, la prévention du suicide et les troubles liés à l’utilisation de substances. L’Institut Atlas acquerra de nouvelles connaissances sur les traitements efficaces en matière de santé mentale des vétérans et les mettra directement entre les mains des professionnels de la santé mentale et d’autres personnes qui travaillent quotidiennement avec les vétérans. L’Institut Atlas échangera des protocoles de traitement fondés sur des données probantes et des pratiques exemplaires avec le réseau des cliniques pour blessures de stress opérationnel d’Anciens Combattants Canada, les Services de santé des Forces canadiennes et des professionnels de la santé mentale partout au pays.

Les premiers intervenants, leur famille et d’autres Canadiens qui vivent avec ou sont affectés par le TSPT ou des problèmes de santé mentale connexes bénéficieront également des connaissances et des renseignements élaborés par l’Institut Atlas. APERÇU DU POSTE Atlas est à la recherche d’un adjoint administratif qui aidera l’équipe des opérations et Atlas dans son ensemble.

Pour contribuer au succès d’Atlas, la personne idéale appuiera également certaines opérations quotidiennes, y compris l’administration de bureau. TÂCHES ET RESPONSABILITÉS • Gérer les renseignements confidentiels et de nature délicate de façon appropriée et avec soin. • Apprendre, comprendre et prioriser les activités quotidiennes des dirigeants désignés, y compris le chef de la direction adjoint, et s’acquitter de façon indépendante des tâches de gestion du calendrier, de création de documents, d’enregistrement des dépenses et de gestion des dossiers. • Préparer la correspondance, rédiger et compiler les lettres, les courriels et les notes de service d’une manière exacte et grammaticalement correcte au nom du chef de la direction adjoint et de l’équipe Atlas. • Coordonner, produire et distribuer les ordres du jour et la documentation de base pour diverses réunions d’équipe et organisations externes. • Rédiger et préparer le procès-verbal de la réunion, ainsi que faire le suivi des mesures à prendre. • Soutenir l’équipe Stratégie et opérations dans les tâches de bureau, y compris, sans s’y limiter, la réservation des salles,



la commande de fournitures, les services de traiteur, les stocks, les articles promotionnels, la livraison et la réception des colis et les communications de départ. • Créer des présentations Power

Point fondées sur des renseignements, des rapports et de la documentation pertinents. • Coordonner les courriels entrants pour la boîte de réception commune d’Atlas et de l’équipe des opérations et tenir à jour les listes de contacts avec les clients. • Aider à soumettre les feuilles de temps au groupe des Services de santé Royal Ottawa et à présenter les factures, au besoin. • Fournir un soutien administratif général, y compris les services téléphoniques, la photocopie, le classement, la télécopie, la commande de fournitures, l’expédition et la réception, la réponse aux demandes d’information et la rédaction de correspondances générales. • Tâches supplémentaires attribuées par la directrice, Stratégie et opérations. QUALIFICATIONS • Diplôme collégial en administration de bureau, en administration des affaires, en communications, en administration publique ou dans un autre domaine lié au soutien administratif. (Une combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience peut être envisagée). • Au moins deux ans d’expérience en administration de bureau et en soutien dans un environnement dynamique. • Maîtrise avancée de MS Office (Excel, Outlook, Word, Power

Point, Share

Point, Teams, One

Drive et One

Note). • Compréhension des concepts financiers et mathématiques de base. • Excellentes compétences organisationnelles en gestion du temps et capacité à établir des priorités et à respecter des délais fermes tout en portant une attention particulière aux détails. • Niveau élevé d’initiative, de jugement et d’adaptabilité. • Respect de la confidentialité et traitement approprié des renseignements de nature délicate. • Capacité de travailler efficacement avec une supervision limitée lorsqu’on travaille à distance ou en groupe dans un bureau. • Capacité de travailler en équipe et de collaborer avec les membres de l’équipe. • Respect manifeste de la compréhension des expériences de vie des vétérans, des familles de vétérans et des personnes vivant avec des problèmes de santé mentale et des maladies connexes ainsi que des populations diversifiées, et, comme atout, expérience de travail directe avec des personnes ayant des problèmes de santé mentale et des maladies connexes. • Maîtrise du français et de l’anglais, un atout important RÉMUNÉRATION • Échelle salariale à l’embauche: 60 600 $ à 69 690 $ • Rémunération et avantages sociaux concurrentiels, notamment quatre semaines de vacances payées et adhésion au Healthcare of Ontario Pension Plan • Les autres avantages internes comprennent l’accès à des fonds de perfectionnement professionnel et à des formations organisationnelles, le cas échéant CONDITIONS DE TRAVAIL • Il s’agit d’un poste hybride comptant au moins deux jours par semaine au bureau, avec une possibilité de plus de jours par semaine selon les exigences du travail. • Le travail sera effectué pendant les heures normales de bureau, en accordant une certaine souplesse quant aux heures de début et de fin (pour un total de 37,5 heures par semaine).

Possibilité d'opter pour une semaine de travail condensée de 4 jours, sous réserve d'accord ; • La personne retenue doit être à l’aise de travailler dans un environnement de laboratoire médical ou de recherche. • Les exigences physiques et cognitives comprennent l’utilisation du matériel de bureau habituel, des périodes prolongées en position assise et le travail à l’ordinateur ou au téléphone, un degré de concentration élevé et le souci du détail. • Les exigences psychologiques comprennent les exigences liées aux délais, la capacité d’organiser et d’accorder la priorité à son propre travail, l’adaptabilité au changement et la capacité à établir des objectifs de rendement et de perfectionnement et à y travailler.

Veuillez noter que l’intelligence artificielle n’est pas utilisée pour filtrer les personnes candidates.

Cet affichage concerne un poste à pourvoir prochainement.

Conditions d'embauche: Extrait de casier judiciaire vierge Justificatif des vaccinations (ROR, TDAP, Covid-19, varicelle et test de dépistage de la tuberculose) Équité, diversité et inclusion : L’Institut Atlas pour les vétérans et leur famille adhère aux principes d’équité et d’inclusion.

Nous nous efforçons de créer un milieu de travail qui reflète les collectivités que nous servons et où tout le monde se sent en sécurité et habilité.

Nous accorderons la priorité aux demandes provenant de personnes d’origines diverses, notamment des membres des Premières Nations, des Inuits et des Métis, des populations racisées, des vétérans, des personnes 2SLGBTQIA+, des personnes ayant une expérience vécue et des membres de la famille de personnes ayant une expérience vécue.

Salary Range: 60600 to 69690 per hour

📌 Administrative Assistant/ Adjoint administratif (RFT 1.0 FTE) (Ottawa)
🏢 The Royal Mental Health Centre
📍 Ottawa