Profil de poste: Adjointe administrative et aux opérations

Deux postes à pourvoir chez Inspection Mectal
Supérieur immédiat : Direction
Lieu de travail : Alma
Statut et horaire : Temps plein, permanent

Répartition des postes

Inspection Mectal souhaite embaucher deux personnes pour se partager les responsabilités administratives et opérationnelles de l’entreprise :

- Poste 1 : Adjointe administrative, facturation et comptabilité
- Poste 2 : Adjointe administrative, rapports, conformité et secrétariat

La comptabilité sera centralisée auprès de la personne responsable du premier poste. Les tâches de secrétariat et certaines responsabilités administratives seront partagées entre les deux personnes, selon les priorités et les besoins de l’entreprise.

Poste 1 : Adjointe administrative, facturation et comptabilité

Sommaire du poste

Relevant de la direction, la personne responsable du volet facturation et comptabilité assure le suivi des opérations financières courantes et contribue à la fiabilité de l’information comptable. Elle prend en charge la facturation, les comptes clients et fournisseurs, la paie, les conciliations bancaires ainsi que la préparation des rapports financiers et de fin de période.

Elle collabore avec la personne responsable des rapports et de la conformité pour les tâches administratives communes et pour assurer la continuité des activités.

Responsabilités principales

- Facturation et comptes : préparer et transmettre les factures, assurer le suivi des comptes clients et fournisseurs, puis signaler les retards, les écarts ou les renseignements manquants.
- Paie : préparer et traiter la paie selon les échéanciers et les procédures établis, dans le respect de la confidentialité des renseignements personnels et financiers.
- Conciliations et rapports : effectuer les conciliations bancaires, préparer et vérifier les rapports de fin de période et produire les rapports administratifs ou financiers demandés par la direction.
- Contrôle et suivis : vérifier l’exactitude des données, relever les éléments à corriger et effectuer les suivis nécessaires auprès des personnes concernées.
- Tâches administratives communes : participer, selon les besoins et les priorités convenus avec la direction, au classement, au traitement des demandes administratives courantes et aux activités de continuité du bureau.

Poste 2 : Adjointe administrative, rapports, conformité et secrétariat

Sommaire du poste

Relevant de la direction, la personne responsable des rapports, de la conformité et du secrétariat veille à la préparation, à l’organisation et au suivi des documents et dossiers nécessaires aux activités de l’entreprise.



Elle assure notamment le suivi des exigences de qualification et de formation, de la plateforme Cognibox et des dossiers liés à la radioprotection.

Elle soutient également les activités administratives, les ressources humaines, la santé et sécurité du travail ainsi que la direction. Elle collabore avec la personne responsable de la comptabilité et contribue aux tâches communes de bureau.

Responsabilités principales

- Rapports et documents : remplir, mettre en forme, vérifier et transmettre les rapports administratifs ou opérationnels relevant du poste, selon les échéances et les directives reçues.
- Normes et conformité : mettre à jour la plateforme Cognibox et assurer le suivi des exigences applicables. Signaler rapidement les documents, attestations ou actions manquants.
- Qualifications et formations : tenir à jour les dossiers de qualifications et de formation des employés, suivre les dates d’échéance et effectuer les rappels ou relances nécessaires.
- Radioprotection : gérer les dossiers administratifs liés à la radioprotection conformément aux exigences et procédures en vigueur, et soumettre à la direction les éléments nécessitant une décision.
- Secrétariat et soutien à la direction : préparer et organiser des documents, effectuer les suivis auprès des employés, des fournisseurs ou des partenaires selon les directives, et soutenir la coordination des dossiers administratifs et opérationnels.
- Soutien RH et SST : apporter un soutien administratif aux activités de ressources humaines et de santé et sécurité du travail, notamment par l’organisation et la mise à jour des dossiers et documents pertinents.
- Tâches communes de bureau : contribuer à la réception, au tri et à la distribution du courrier, répondre aux demandes administratives courantes ou les acheminer, maintenir l’inventaire des fournitures et effectuer les commandes requises. Participer au besoin à l’organisation des déplacements.
- Procédures et dossiers : maintenir à jour les politiques et procédures administratives confiées au poste, et veiller au classement, à la confidentialité et à l’exactitude des dossiers.

Profil recherché pour les deux postes

Formation et expérience

- Formation en administration, comptabilité, bureautique ou dans un domaine connexe,



ou expérience équivalente.
- Expérience pertinente en soutien administratif.
- Pour le poste 1, une expérience en facturation, en paie, dans le suivi des comptes clients et fournisseurs ou en conciliation bancaire constitue un atout.
- Pour le poste 2, une expérience en préparation de rapports, en conformité, en suivi de formations ou en soutien SST constitue un atout.

Compétences et qualités

- Sens marqué de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités.
- Rigueur et souci de l’exactitude, particulièrement dans les dossiers financiers, les rapports et les suivis de conformité.
- Discrétion et respect de la confidentialité des renseignements.
- Autonomie, fiabilité et sens des responsabilités.
- Bonne capacité de communication et approche cooperative.
- Aptitude à respecter les échéances et à effectuer des suivis réguliers.
- Facilité à utiliser les logiciels de bureautique et les plateformes administratives.

Indicateurs de réussite possibles

- Poste 1 : factures préparées avec exactitude, comptes clients et fournisseurs suivis régulièrement, paie traitée dans les délais et conciliations réalisées selon l’échéancier.
- Poste 2 : rapports remplis et transmis selon les échéances; dossiers Cognibox, de radioprotection, de qualifications et de formation tenus à jour; éléments manquants signalés et suivis.
- Pour les deux postes : demandes administratives traitées ou acheminées avec diligence, dossiers organisés et confidentiels, et coordination efficace des tâches partagées.

Portée et fonctionnement des postes

Les deux postes comportent le traitement de renseignements financiers, personnels et opérationnels confidentiels. Chaque personne doit respecter les politiques de l’entreprise, les échéanciers établis et les exigences applicables à ses responsabilités.

La comptabilité demeure centralisée auprès de la personne responsable du poste 1. Les tâches de secrétariat et certaines tâches de soutien administratif sont partagées selon les priorités établies par la direction. Les décisions qui dépassent les procédures habituelles ou les pouvoirs délégués sont soumises à la direction.

Rémunération : 24,00$ à 32,00$ par heure

Heures prévues : 40.0 par semaine

Avantages :

- Assurance Invalidité
- Assurance Vie
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Formation linguistique offerte
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Programme d'Aide aux Employés
- Programmes de Bien-être
- Réductions Tarifaires
- Régime de retraite
- RVER
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjointe administrative et aux opérations (Alma)
🏢 Inspection Mectal
📍 Alma