Adjointe administratif(ve) en construction

PROFIL DU POSTE

Emploi : Adjointe administratif(ve) – Construction et rénovation

Qui : Une personne méthodique, organisée et polyvalente, à l’aise avec la gestion administrative et le suivi de plusieurs dossiers simultanément.

Où : Sur la Rive-Sud de Montréal, particulièrement dans la région de Beloeil et les environs.

Quoi : Assurer le soutien administratif, la préparation des documents et les suivis nécessaires au bon déroulement des projets de construction et de rénovation.

L’ENTREPRISE

- Entreprise bien établie avec une solide réputation dans le domaine de la construction neuve et de la rénovation majeure.
- Plus précisément, nous construisons et développons des rues ou des quartiers. Nous construisons et rénovons les maisons de nos clients en vue de leur créer un milieu de vie qui répond à leurs besoins.
- Nous sommes établis depuis plus de 20 ans dans la région de la Montérégie.
- Entreprise humaine axée sur la satisfaction à la clientèle.
- Nos clients se situent autour de 30 kilomètres de Beloeil : de Saint-Hyacinthe à Saint-Lambert sur l’axe Est-Ouest et de Candiac à Varennes sur l’axe Nord-Sud.
- Nous utilisons des technologies pour une gestion efficace et disposons de nos propres équipes d’ouvriers à l’interne.

RAISON D’ÊTRE DU POSTE Le ou la Coordonnateur(trice) administratif(ve) de projets assure l’organisation, la préparation, la documentation et le suivi administratif nécessaires au bon déroulement des projets de construction et de rénovation. La personne soutient les gérants de projet, l’estimation, les ventes et la direction en veillant à ce que les documents, contrats, commandes, suivis et informations administratives soient complets, à jour et traités dans les délais requis. Elle contribue également à la continuité et à l’amélioration des processus administratifs de l’entreprise.

PRINCIPALES FONCTIONS

- Assister le vendeur, l’estimateur et les gérants de projet dans la mise en place et le suivi des étapes administratives d’avant-projet et de projet.
- Ouvrir les projets et assurer leur mise en place et leur conformité dans les plateformes de collaboration et de gestion de l’entreprise.
- Préparer les contrats de projets à partir des informations et approbations reçues.
- Préparer les sous-contrats destinés aux sous-traitants et assurer les suivis administratifs requis.
- Soutenir les gérants de projet dans la documentation et le suivi administratif des QRT, demandes de changements et autres documents de projet.




- Rédiger les rapports de réunion lorsque demandé.
- Préparer les documents de fin de projet et coordonner les suivis administratifs liés aux parachèvements.
- Confirmer la réception des contrats et documents requis au dossier.
- Coordonner administrativement l’intégration des nouveaux employés.
- Coordonner les demandes d’entretien de clients récurrents, notamment les rendez-vous, l’exécution et les suivis.
- Coordonner administrativement le service après-vente : rendez-vous, suivi des interventions et fermeture des demandes.
- Coordonner les petits projets tels que les travaux de radon et les travaux à tarif horaire, selon les directives reçues.
- Tenir à jour les inventaires des camions dans la plateforme de gestion.
- Effectuer les commandes de matériaux internes et les saisies de commandes requises.
- Gérer et documenter les demandes administratives quotidiennes provenant des collègues du bureau.
- Assurer le suivi avec les intervenants de service pour les petits projets.
- S’assurer que les informations, l’état d’avancement des dossiers, les suivis et les procédures sont adéquatement documentés dans les plateformes de gestion.
- Identifier les éléments susceptibles de créer un retard, un blocage ou un enjeu administratif et en informer rapidement le gérant de projet ou la direction.
- Participer à l’amélioration, à la création et au maintien des procédures administratives en collaboration avec l’équipe.

VALEURS DE L’ENTREPRISE Adhérer et contribuer activement aux valeurs de l’entreprise : Respect, Collaboration, Intégrité, Engagement et Humanité.

QUALIFICATIONS

- Expérience en administration, coordination administrative ou soutien de projets; une expérience dans le domaine de la construction constitue un atout important.
- Solides compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Bonne maîtrise des outils informatiques et capacité à travailler avec des plateformes de gestion et de collaboration.
- Capacité à gérer plusieurs demandes et dossiers simultanément dans un environnement où les priorités peuvent évoluer.
- Capacité à établir de bonnes relations avec les ressources internes, les clients, les fournisseurs et les sous-traitants.





COMPÉTENCES

- Excellentes capacités d’organisation, de planification et de suivi.
- Grande rigueur administrative et souci du détail.
- Méthode de travail structurée et capacité à maintenir des dossiers complets et à jour.
- Capacité à prioriser les demandes et à respecter les échéanciers administratifs.
- Autonomie dans l’exécution des responsabilités confiées et jugement pour reconnaître les situations nécessitant une décision du gérant de projet ou de la direction.
- Esprit d’équipe, collaboration, professionnalisme et orientation vers le service.
- Capacité à travailler sous pression sur plusieurs tâches à la fois.

RESPONSABILITÉS ET ATTENTES

- Assurer la qualité, l’exactitude et la mise à jour des documents et suivis administratifs dont la personne a la responsabilité.
- Effectuer les suivis nécessaires afin que les tâches administratives confiées soient complétées dans les délais prévus.
- Maintenir et contribuer au développement des procédures administratives de l’entreprise.
- Tenir les clients informés des suivis relevant de son rôle, notamment pour le service, l’entretien et les petits projets.
- S’assurer que la facturation relevant de ses suivis administratifs est à jour et conforme aux conditions applicables aux clients.
- Traiter les devis de base nécessaires à la préparation des sous-contrats selon les informations fournies.
- Effectuer des recherches de sous-traitants et de ressources lorsque demandé.
- Contribuer à la continuité des dossiers en assurant une documentation claire et accessible.
- Faire remonter rapidement au gérant de projet ou à la direction toute situation nécessitant une décision, une autorisation ou une intervention qui dépasse son rôle administratif.

CONDITIONS ET AVANTAGES

- Travail à l’année.
- Entreprise bien établie et en croissance.
- Main-d’œuvre manuelle secure et compétente à l’interne.
- Équipe dynamique.
- Quatre semaines de vacances payées : deux semaines durant la période des Fêtes et deux semaines durant les vacances d’été déterminées par la Commission de la construction du Québec.
- Horaire du lundi au vendredi, 40 heures par semaine, selon les heures de travail établies par l’employeur.
- La rémunération et les autres conditions particulières sont celles prévues à l’Annexe B du contrat de travail.

Type d'emploi : Temps plein Rémunération : à partir de 50 000,00$ par an

Formation

- DEP/ AEC ou Certificat (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjointe administratif(ve) en construction (Beloeil)
🏢 Immobilier Gestimpros
📍 Beloeil