Sommaire du poste

L’Adjoint(e) administrative et service aux résidents joue un rôle central dans l’expérience offerte aux résidents ainsi que dans le soutien administratif aux opérations de l’immeuble. En plus d’assurer un accueil professionnel et attentionné, cette personne soutient la direction dans la coordination et le suivi de différents dossiers administratifs, contribue à la circulation efficace de l’information et assure un suivi rigoureux des demandes auprès des différents intervenants.

Cette personne agit comme point de liaison entre les résidents, la direction, les employés et certains fournisseurs, tout en contribuant au bon fonctionnement quotidien de l’immeuble.

Veuillez noter que ce poste est 100% en présentiel au 8205, Av Du Cirque, Montréal et qu'il est à raison de 40 heures / semaine, du lundi au vendredi.

Responsabilités principales

Accueil et service aux résidents

· Répondre aux appels téléphoniques, prendre les messages et assurer les suivis requis.

· Accueillir les résidents, clients, visiteurs, fournisseurs et livreurs avec professionnalisme.

· Répondre aux courriels, traiter les demandes de premier niveau ou les acheminer aux bonnes personnes.

· Assister les visiteurs avec l’intercom et assurer une gestion adéquate des accès.

· Recueillir les commentaires ou préoccupations des résidents et les acheminer aux personnes responsables.

· Contribuer à offrir une expérience résident cohérente avec les standards de qualité de l’immeuble.

Soutien administratif à la direction

· Assurer un soutien administratif quotidien à la direction.

· Préparer, mettre en forme et réviser différents documents, lettres, avis, communications et formulaires.

· Effectuer les suivis administratifs découlant des rencontres ou des demandes de la direction.

· Maintenir listes de suivi et échéanciers.

· Effectuer des recherches, compiler de l’information et préparer certains sommaires à la demande de la direction.

· Assurer le suivi des dossiers en attente et effectuer les relances nécessaires.

· Participer à l’organisation des réunions et préparer la documentation requise.

Coordination et suivis opérationnels

· Centraliser certaines demandes provenant des résidents et en assurer le suivi auprès des personnes responsables.

· Tenir un registre des demandes,



interventions et suivis afin de s’assurer que les dossiers sont traités dans les délais.

· Effectuer les suivis auprès des équipes d’entretien, de maintenance, de location ou de fournisseurs externes.

· Assurer la coordination administrative de certaines interventions effectuées dans l’immeuble.

· Effectuer les suivis nécessaires auprès des fournisseurs et sous-traitants.

· Maintenir à jour les coordonnées et informations relatives aux fournisseurs.

· Signaler à la direction les dossiers problématiques, récurrents ou nécessitant une intervention.

Gestion documentaire et administrative

· Classer les documents et maintenir les dossiers et registres à jour.

· Gérer la boîte vocale et la boîte courriel ADMIN et assurer les suivis appropriés.

· Préparer, numériser, classer et archiver les documents.

· Maintenir à jour les procédures, formulaires, listes de contacts et documents internes.

· Participer à l’amélioration des outils administratifs et des méthodes de travail.

· S’assurer que les documents et informations requis sont facilement accessibles aux personnes concernées.

· Consulter et gérer les réservations des espaces communs et les systèmes internes applicables.

Communications avec les résidents

· Préparer et transmettre les avis et communications destinés aux résidents.

· Répondre aux demandes d’information de premier niveau et effectuer les suivis nécessaires.

· Assurer une communication professionnelle, claire et cohérente avec les standards de l’immeuble.

· Participer à la coordination des activités ou communications communautaires.

· Effectuer certains suivis de satisfaction auprès des résidents lorsque requis.

Soutien aux locations, emménagements et déménagements

· Prendre et confirmer les rendez-vous et recueillir les besoins des clients.

· Préparer les pochettes de location et la documentation requise pour les visites.

· Vérifier la préparation des unités avant la remise des clés.

· Coordonner administrativement les arrivées et départs des résidents.





· Préparer les informations et documents requis pour les nouveaux résidents.

· Coordonner les réservations d’ascenseur et les autres éléments logistiques liés aux emménagements et déménagements.

· Effectuer les suivis internes nécessaires avant et après un emménagement ou un déménagement.

· S’assurer que les différentes parties prenantes disposent de l’information nécessaire.

Expérience résident et bon fonctionnement des espaces

· Veiller à la qualité, à la présentation et au bon fonctionnement des espaces d’accueil et des espaces communs et intervenir ou aviser les personnes responsables lorsqu’une situation nécessite une attention particulière.

· Gérer la réception et l’organisation des colis.

· Effectuer les inspections requises des salles réservées.

· Effectuer les vérifications de sécurité de premier niveau liées aux accès et aux espaces.

· Effectuer les tâches d’ouverture et de fermeture, incluant les vérifications, le rangement et la sécurisation des lieux.

· Assurer le bon état général des lieux en fin de journée.

Profil recherché

· Expérience démontrée dans un poste similaire et/ou excellentes connaissances du milieu locatif, seront considérés comme de très grands atouts.

· Excellentes aptitudes en service à la clientèle et approche professionnelle.

· Très bonnes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités.

· Rigueur administrative et souci du détail.

· Autonomie, jugement et capacité à effectuer des suivis jusqu’à leur résolution.

· Capacité à gérer plusieurs dossiers et demandes simultanément.

· Excellentes habiletés de communication orale et écrite.

· Discrétion et respect de la confidentialité.

· Aisance avec les outils informatiques et bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.

· Bilinguisme français-anglais, un atout key dans le contexte immobilier.

Avantages

· Assurance dentaire

· Assurance invalidité

· Assurance maladie complémentaire

· Assurance vie

· Gym sur place

· Stationnement sur place

· Poste en présentiel

Rémunération : 25,00$ à 30,00$ par heure

Heures prévues : 40.0 par semaine

Avantages

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Congés payés
- Gym sur place

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint(e) administrative et service aux résidents (Montreal)
🏢 Cité L'Acrobate
📍 Montreal