Entreprise : Entretien Avangardiste

À propos du poste

Entretien Avangardiste est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) dynamique, organisé(e), polyvalent(e) et doté(e) d'excellentes aptitudes relationnelles pour se joindre à son équipe.

La personne titulaire du poste jouera un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du bureau corporatif en offrant un soutien administratif aux différents départements, notamment les ressources humaines, la comptabilité, les opérations, les ventes et la direction.

Nous recherchons avant tout une personne sociable, accueillante, débrouillarde et proactive, qui aime le contact humain, le travail d'équipe et rendre service. La capacité à gérer plusieurs priorités, à prendre des initiatives et à s'adapter aux besoins variés de l'entreprise sera essentielle.

Principales responsabilités

1. Administration générale et coordination du bureau

- Assurer le bon fonctionnement administratif quotidien du bureau.
- Gérer les documents, les registres, le courrier et les communications internes et externes.
- Assurer la réception, le traitement et la distribution des documents et des envois.
- Gérer l'inventaire des fournitures de bureau, effectuer les commandes et assurer le suivi des livraisons.
- Répondre aux demandes administratives des employés et des gestionnaires.
- Coordonner les besoins liés aux équipements, aux accès, aux installations et aux postes de travail.
- Effectuer les suivis auprès du soutien informatique en cas de problèmes techniques.
- Préparer, mettre en page et actualiser divers documents, tableaux, présentations et rapports administratifs.
- Contribuer à l'amélioration continue des méthodes de travail et des processus administratifs.

2. Soutien aux ressources humaines

- Participer au tri des CV et à la présélection des candidatures selon les besoins du département.
- Communiquer avec les candidats et coordonner la prise de rendez-vous pour les entrevues.
- Accueillir les candidats et les nouveaux employés avec professionnalisme et courtoisie.
- Scanner, imprimer et remettre les contrats de travail et les documents d'embauche.
- S'assurer que tous les formulaires et documents requis sont correctement remplis, complets et signés.
- Effectuer les démarches administratives relatives à la vérification des antécédents judiciaires, conformément aux procédures de l'entreprise et aux exigences légales applicables.
- Coordonner les rendez-vous et assurer les suivis nécessaires à l'intégration des nouveaux employés.
- Effectuer le classement et la mise à jour des dossiers administratifs des employés.
- Offrir un soutien administratif à l'équipe des ressources humaines selon les besoins.

3. Soutien à la comptabilité

- Effectuer la saisie et la vérification de documents comptables.
- Assurer le suivi des factures, des paiements et des dossiers fournisseurs.




- Transmettre les factures et les pièces justificatives à la comptabilité.
- Collaborer avec l'équipe comptable pour assurer l'exactitude et la mise à jour des informations.

4. Soutien aux opérations

- Soutenir les gestionnaires et les superviseurs dans leurs besoins administratifs.
- Assurer le suivi des demandes provenant des différents sites de travail.
- Préparer et mettre à jour les documents, les rapports et les tableaux nécessaires aux opérations.
- Faciliter la communication et la coordination entre les différents intervenants.

5. Soutien aux ventes et au développement des affaires

- Appuyer l'équipe des ventes dans la préparation des soumissions, des appels d'offres et des documents commerciaux.
- Effectuer la mise en page et la préparation de documents destinés aux clients.
- Participer aux suivis administratifs auprès des clients.
- Assurer la mise à jour et le classement des dossiers commerciaux.

6. Soutien à la direction

- Fournir un soutien administratif à la direction dans la gestion de certains dossiers.
- Préparer des rapports, des présentations et des documents administratifs.
- Coordonner certaines rencontres et assurer les suivis demandés.
- Effectuer diverses tâches administratives selon les priorités de la direction.

7. Gestion des fournisseurs et services administratifs

- Assurer le suivi des fournisseurs, des commandes, des contrats et des services administratifs.
- Coordonner les interventions des fournisseurs et des prestataires de services.
- Veiller au respect des délais et à la qualité des services.
- Effectuer les suivis nécessaires pour résoudre les problèmes administratifs.

8. Collaboration et tâches connexes

- Offrir un soutien ponctuel aux différents départements selon les besoins.
- Faire preuve de flexibilité et de disponibilité pour contribuer aux activités quotidiennes de l'entreprise.
- Participer à différents projets administratifs.
- Effectuer toute autre tâche connexe contribuant au bon fonctionnement de l'organisation.

Profil recherché

Formation et expérience

- Diplôme en secrétariat, bureautique, administration ou dans un domaine connexe.
- Expérience pertinente dans un poste d'adjoint(e) administratif(ve), de secrétaire ou de soutien administratif.
- Expérience dans un environnement où plusieurs départements collaborent, un atout.

Compétences techniques

- Maîtrise obligatoire de la suite Microsoft Office : Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
- Excellente capacité à rédiger,



corriger et mettre en page des documents professionnels.
- Aisance dans la création et la mise à jour de tableaux Excel, de présentations PowerPoint et de documents Word.
- Capacité à concevoir, modifier et actualiser des organigrammes.
- Bonne maîtrise des outils informatiques et facilité à apprendre de nouveaux logiciels.
- Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Capacité à gérer efficacement les courriels, les calendriers, les rendez-vous et les suivis administratifs.

Savoir-être et qualités personnelles Nous accordons une importance particulière aux qualités humaines et à l'attitude de la personne qui occupera ce poste.

- Sociabilité et aisance relationnelle : aimer échanger avec les gens, être accueillant(e), souriant(e) et avoir une approche chaleureuse.
- Sens du service : prendre plaisir à aider les autres, être serviable et disponible pour répondre aux besoins des collègues.
- Esprit d'équipe : favoriser la collaboration et maintenir des relations professionnelles positives.
- Polyvalence et flexibilité : être à l'aise avec des tâches variées et s'adapter aux changements de priorités.
- Autonomie et débrouillardise : savoir prendre des initiatives et résoudre les problèmes du quotidien.
- Organisation et rigueur : gérer plusieurs demandes simultanément tout en portant une attention particulière aux détails.
- Proactivité : anticiper les besoins et proposer des solutions pratiques.
- Professionnalisme et discrétion : faire preuve de jugement et assurer la confidentialité des informations.
- Attitude positive : contribuer à un environnement de travail agréable et collaboratif.

Conditions de travail et rémunération

- Salaire : entre 46 800 $ et 50 500 $ par année, selon l'expérience et les compétences.
- Boni annuel de rendement de 3 %.
- Horaire : 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi.
- Mode de travail : 100 % en présentiel.
- Statut : poste permanent à temps plein.

Pourquoi vous joindre à notre équipe? Chez Entretien Avangardiste, vous aurez l'occasion d'occuper un poste diversifié qui vous permettra de collaborer avec plusieurs départements et de jouer un rôle concret dans le bon fonctionnement de l'entreprise.

Nous valorisons les personnes qui font preuve d'initiative, qui aiment travailler en équipe et qui contribuent positivement à leur environnement de travail.

Vous êtes une personne organisée, sociable, serviable et polyvalente? Vous aimez les tâches variées et vous vous démarquez par votre sens du service et votre débrouillardise?

Nous aimerions vous rencontrer!

Faites-nous parvenir votre candidature dès maintenant.

Rémunération : 46 800,00$ à 50 500,00$ par an

Avantages

- Cotisation égale au RÉER
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint(e) administratif(ve)
🏢 Entretien Avangardiste
📍 Dorval