Offre d'emploi : Adjoint(e) aux opérations immobilières

À propos de nous

OTA Immobilier est une entreprise familiale québécoise dynamique qui détient et gère un parc en pleine croissance de plusieurs centaines de portes dans la ville de Québec. Soucieux de la qualité de nos immeubles et du bien-être de nos locataires, nous assurons un entretien rigoureux et un suivi serré de nos actifs. En raison de nos besoins grandissants, nous sommes à la recherche d’un(e) Adjoint(e) aux opérations pour travailler en collaboration directe avec notre Gestionnaire des opérations.

Votre rôle au quotidien En tant qu’Adjoint(e) aux opérations, vous serez le bras droit du gestionnaire. Vous prendrez en charge une grande variété de tâches administratives, logistiques et opérationnelles pour assurer la fluidité des activités.

Vos principales responsabilités

Gestion des fournisseurs et contrats :

- Demandes et suivis de soumissions (assurances des immeubles, déneigement, entretien intérieur et extérieur, entretien ménager, entretien paysager/foresterie et élagage, entretien des toitures, etc.);
- Vérification rigoureuse des factures et capacité à « challenger » les fournisseurs en cas de surcharges ou d'erreurs;
- Coordination et assistance sur le terrain ou à distance pour divers intervenants (exterminateurs, évaluateurs agréés, instances gouvernementales, etc.).

Analyse et utilisation de l'intelligence artificielle et d'outils d'automatisation :

- Utiliser l'intelligence artificielle pour analyser automatiquement nos nombreux documents, extraire les données nécessaires et projets à réaliser et concevoir des tableaux de suivi clairs.

Relations institutionnelles et services publics :

- Interactions régulières avec la Ville de Québec (demandes de permis de construction/rénovation, déneigement, gestion des matières résiduelles);
- Gestion des comptes et suivis auprès d'Hydro-Québec et d'Énergir.

Gestion documentaire :





- Classement, archivage et organisation structurée de nos documents.

Relations locataires et juridique :

- Prise en charge des communications quotidiennes avec les locataires au sujet des opérations;
- Ouverture et suivi rigoureux des dossiers auprès du Tribunal administratif du logement (TAL).

Profil recherché Nous cherchons une personne organisée, autonome, débrouillarde et capable de s'imposer positivement dans un milieu majoritairement masculin.

- Organisation exceptionnelle : C’est la qualité prioritaire. Vous savez gérer les priorités sans perdre le fil.
- Aptitudes personnelles : Vous êtes une personne raisonnée, curieuse, attentionnée et passionnée par ce que vous faites.

Compétences techniques

- Maitrise avancée d'Excel et aisance avec les outils technologiques (IA, suite Microsoft 365 / OneDrive);
- Excellente maîtrise du français écrit;
- Posture et leadership : Aisance naturelle pour négocier et maintenir votre position face aux fournisseurs et entrepreneurs;
- Mobilité : Possession d'une voiture personnelle disponible pour des déplacements professionnels.

Ce que nous offrons

- Horaire adaptable : Entre 30 et 40 heures par semaine (possibilité de faire plus selon les besoins et vos disponibilités);
- Vendredis après-midi de congé;
- Lieu de travail en présentiel à nos bureaux situés dans le secteur de Saint-Sauveur (ville de Québec);
- Rémunération : Salaire discutable selon votre expérience et vos compétences;
- Équipement fourni : Ordinateur portable et téléphone cellulaire (ou forfait cellulaire payé).
- Culture d'entreprise : Ambiance familiale, événements d'équipe et projets motivants.

Rémunération : à partir de 25,00$ par heure Heures prévues : de 30.0 à 40.0 par semaine

Avantages

- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Gym sur place
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Indemnité kilométrique
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint(e) aux opérations immobilières (Quebec City)
🏢 OTA Immobilier
📍 Quebec City