Coordonnateur(trice) de projets événementiels

Télétravail principalement | Environ 20 planifications par an | Poste contractuel | Présence lors des événements La Distinction est une entreprise reconnue dans la région de Lanaudière pour ses sites d’exception, ses neuf salles de réception et son service traiteur haut de gamme. Nous avons à cœur d’offrir à nos clients des événements mémorables, vécus en toute tranquillité d’esprit, grâce à la qualité de nos produits, à la créativité de notre équipe et à l’excellence de notre service.

Vous êtes une personne organisée, autonome et attentive aux détails? Vous aimez transformer les idées d’un client en un événement parfaitement orchestré?

La Distinction recherche un(e) coordonnateur(trice) de projets événementiels pour accompagner notre clientèle dans la préparation de leurs événements et assurer une coordination fluide entre les clients et nos équipes.

Votre mandat

À la suite de la réservation d’un événement, vous devenez la personne-ressource privilégiée du client.

Vous l’accompagnez dans la planification de son événement, coordonnez les différents détails, effectuez les suivis requis et vous assurez que toutes les informations nécessaires sont transmises clairement aux équipes qui participeront à sa réalisation.

Votre rôle se situe au cœur de la coordination entre le client, la cuisine, le service, la logistique, les ventes et nos différents partenaires.

La majorité du travail peut être effectuée à distance. Votre présence sur place sera toutefois requise pour certains rendez-vous, rencontres de coordination et événements, particulièrement le jour J.

Vos principales responsabilités

Planification des événements

- Prendre en charge les dossiers clients à la suite de leur réservation;
- Rencontrer les clients, principalement à distance, afin de préciser leurs besoins, leurs attentes et les particularités de leur événement;
- Accompagner et conseiller les clients dans leurs différents choix;
- Planifier l’ensemble des détails nécessaires à la réalisation de l’événement;
- Élaborer et maintenir à jour les plans de déroulement, échéanciers et suivis;
- Confirmer les différents éléments requis dans le respect des échéanciers;




- Anticiper les besoins particuliers et vous assurer que chaque dossier est complet avant sa transmission aux équipes opérationnelles.

Expérience client

- Développer une relation de confiance avec les clients tout au long de la période de planification;
- Offrir un service chaleureux, professionnel et personnalisé;
- Répondre efficacement aux questions et demandes des clients;
- Maintenir une communication claire et proactive afin que le client se sente accompagné et en confiance;
- Proposer des solutions adaptées lorsque des changements ou des ajustements sont nécessaires;
- Être présent(e) lors des événements désignés (Jour 'J') afin d’assurer la coordination avec le client et de contribuer au bon déroulement de son expérience.

Coordination interne

- Collaborer étroitement avec les équipes de cuisine, de service, de logistique et de ventes;
- Transmettre de façon claire et complète toutes les informations nécessaires à la réalisation des événements;
- Participer aux rencontres de coordination requises;
- Effectuer les suivis nécessaires auprès des différents intervenants;
- Identifier rapidement les enjeux pouvant avoir un impact sur le déroulement d’un événement;
- Participer activement à la recherche de solutions.

Suivi administratif

- Maintenir les dossiers clients à jour dans les différents outils de gestion;
- Effectuer le suivi des modifications apportées aux événements;
- Vous assurer que les confirmations, documents et informations nécessaires sont reçus dans les délais prévus;
- Effectuer les suivis administratifs et financiers associés aux dossiers;
- Assurer la traçabilité des échanges et la qualité des informations contenues dans les dossiers.

Amélioration continue

- Participer à l’amélioration des méthodes de travail et des outils de planification;




- Collaborer avec l’équipe afin d’améliorer continuellement l’expérience client;
- Partager vos observations et proposer des pistes d’amélioration permettant de faciliter la planification et la réalisation des événements.

Le profil recherché Nous recherchons avant tout une personne qui possède :

- Une expérience pertinente en événementiel, en planification de mariages, en coordination de projets ou dans un rôle similaire;
- Une excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités;
- Un grand souci du détail et de la rigueur;
- La capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les échéanciers;
- Une approche naturellement orientée vers le service à la clientèle;
- Une communication claire, professionnelle et rassurante;
- Une grande autonomie, du jugement et un bon sens de l’initiative;
- Une facilité à collaborer avec plusieurs départements et intervenants;
- Une bonne capacité d’adaptation lorsque les besoins ou les plans évoluent;
- Une excellente aisance avec les outils informatiques et le travail à distance;
- La capacité de communiquer en français et en anglais.

Conditions

- Contrat d’environ 20 planifications;
- Travail principalement en télétravail;
- Présence occasionnelle requise dans nos bureaux ou sur nos différents sites;
- Présence requise lors de certains événements le jour J;
- Disponibilité requise occasionnellement de soir et de fin de semaine, selon les événements;
- Grande autonomie dans l’organisation du travail;
- Collaboration étroite avec l’équipe de La Distinction.

Vous vous reconnaissez? Vous aimez planifier, structurer et penser aux détails qui feront toute la différence?

Vous êtes à l’aise de gérer plusieurs projets en parallèle tout en offrant aux clients une expérience rassurante, personnalisée et professionnelle?

Vous cherchez un rôle versatile qui combine autonomie, télétravail, contact client et présence sur le terrain lors des moments qui comptent vraiment?

Nous aimerions vous rencontrer.

Faites-nous parvenir votre candidature à [email protected].

Expérience

- Planification d'événements: 3 ans (Obligatoire)

Langue:
- Anglais (Obligatoire)

Lieu du poste : Télétravail hybride à Joliette, QC

📌 Coordonnateur(trice) de projets événementiels (Joliette)
🏢 La Distinction - traiteur
📍 Joliette