Coordonnatrice ou coordonnateur de l’engagement

Lieu : Poste en mode virtuel comportant des réunions d’équipe en personne jusqu’à trois fois par année, d’une durée de trois jours consécutifs tout au plus.

Supérieur(e) hiérarchique : Directeur ou directrice des partenariats et des initiatives prioritaires, ou personne désignée

À propos d’Effectif de la santé Canada

Effectif de la santé Canada est un organisme sans but lucratif pancanadien qui se consacre à la transformation de la planification de la main-d’œuvre en santé au Canada. Lancé à la fin 2023, l’organisme a pour mandat d’être un catalyseur de la transformation du système de planification de la main-d’œuvre en santé partout au pays. Pour ce faire, nous enrichissons les données et l’information sur cette main-d’œuvre, les prévisions et la modélisation, nous mettons de l’avant les innovations qui fonctionnent bien dans l’ensemble du pays, et nous mettons en relation les nombreuses parties prenantes de la planification au Canada et à l’étranger afin de renforcer la collaboration et l’action collective.

Effectif de la santé Canada est un organisme axé sur le soutien aux responsables du système de santé pour concevoir conjointement des solutions de planification qui permettront d’améliorer le système de demain. Ce travail comprend une conférence sur la main-d’œuvre en santé, ainsi que des initiatives prioritaires ciblées de planification avec des leaders de tout le Canada et du système de santé.

Relevant de la directrice, Partenariats et initiatives prioritaires (PIP), la personne qui occupe le poste de coordonnatrice ou coordonnateur de l’engagement assure la coordination de bout en bout et le soutien opérationnel nécessaires à l’évolution du portefeuille des PIP. Elle contribue à la planification et à la réalisation des activités d’engagement en gérant les demandes en la matière (notamment les processus de réception des demandes et le suivi dans l’outil de gestion de la relation client (CRM), ainsi que le calendrier des réunions de mise à jour sur l’engagement et les suivis connexes, et en agissant comme premier point de contact par l’intermédiaire de la boîte de courriel général info@. Cette personne offre également un soutien logistique pour les activités et les événements liés aux initiatives prioritaires (notamment en ce qui a trait aux déplacements, à l’hébergement, aux lieux et aux fournisseurs), prépare et coordonne le contenu des documents destinés au conseil d’administration, gère les demandes de traduction et le contrôle de la qualité, veille au respect des pratiques de gestion de l’information relative aux PIP sur SharePoint et participe au suivi budgétaire dans l’ensemble des volets de travail.

Fonctions et responsabilités

Activités liées à l’engagement, gestion du calendrier et réunions

- Gère et coordonne les activités d’engagement ainsi que le soutien administratif de l’équipe responsable des partenariats et des initiatives prioritaires (PIP), au besoin, tout en faisant preuve de beaucoup d’initiative, de discrétion et de discernement.

- Planifie les rendez-vous et les réunions internes et externes de l’équipe PIP; veille au soutien logistique lors des événements et des réunions (p. ex. : lieu,



déplacements, hébergement); met minutieusement à jour les dossiers et le système de classement (communs et propres au service) afin de veiller à ce que les documents soient accessibles et sécurisés.

- Gère la boîte de courriel général info@ et les demandes relatives aux activités d’engagement; analyse et envoie des demandes aux responsables concernés; rédige, en collaboration avec le personnel, les premières versions d’accusés de réception et de réponses (en anglais et en français), selon le cas, et effectue le suivi en temps opportun. Fait preuve d’une attitude chaleureuse et professionnelle ainsi que d’ouverture, et transmet sans délai les demandes délicates à la direction.

- Collabore de manière efficace avec le réseau de coordination et le personnel de soutien administratif d’Effectif de la santé Canada, ainsi qu’avec les partenaires et les fournisseurs externes, afin de coordonner les activités d’engagement et de mettre en commun les pratiques exemplaires.

Soutien à l’engagement et aux initiatives prioritaires

- Tient à jour l’outil de suivi des activités d’engagements, la liste de contacts et les listes de conférences (p. ex. : 2026 et 2027, selon le cas), en veillant à ce que les renseignements soient exacts et à jour.

- Participe à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un processus de réception des demandes d’engagement; veille au suivi des demandes dans l’outil de CRM; participe à l’enrichissement continu du contenu de l’outil de CRM; appuie le déploiement et l’adoption de cet outil à l’échelle de l’organisation.

- Maintient le calendrier des réunions de mise à jour sur l’engagement, notamment en ce qui concerne les ordres du jour, les documents à lire (avant les réunions), les mesures à prendre et les comptes rendus de réunion; porte les demandes d’engagement à l’attention de la direction en organisant et en présentant des résumés de ces demandes; et veille à ce que les suivis soient clairs et fassent l’objet d’un suivi.

- Soutient l’équipe PIP dans l’élaboration de présentations et de documents, au besoin.

- Veille au soutien logistique des événements et des initiatives prioritaires de l’équipe PIP (p. ex. : régions rurales et éloignées; établissement de liens en matière de formation), notamment en ce qui concerne la coordination des lieux, des déplacements, de l’hébergement, de la restauration et d’autres aspects, et agit comme agent de liaison avec les fournisseurs au besoin.

- Effectue le suivi et la gestion des détails opérationnels dans l’ensemble des volets du travail (p. ex. : invitations, listes des membres des groupes consultatifs, échéances, calendriers et données budgétaires). Collabore à la coordination des colloques avec le ou les responsables,



notamment en tenant à jour la liste des conférences; en coordonnant le choix du lieu et des fournisseurs; en facilitant la gestion des inscriptions et des confirmations de présence ainsi que la communication avec les participantes et participants, avec un fournisseur externe; en gardant le contact avec les conférencières et conférenciers, en garantissant le suivi des séances et des besoins en matériel; et en coordonnant les déplacements et l’hébergement.

- Coordonne les besoins de traduction vers le français pour l’équipe PIP, ce qui comprend le traitement des demandes, le suivi des échéanciers, la réalisation d’examens de la qualité et la vérification des données de traduction afin d’assurer une facturation et un rapprochement précis. Traduit de brèves mises à jour ou de courts renseignements, selon le cas.

- Rédige les versions préliminaires de notes d’information et de rapports destinés au conseil d’administration; coordonne les demandes de contribution et de traduction au besoin; et veille à ce que les principaux échéanciers et délais figurent dans les calendriers d’équipe pour examen et approbation.

- Effectue le suivi des dépenses et des budgets liés aux travaux des PIP (p. ex. : régions rurales et éloignées; établissement de liens en matière de formation et colloque) et participe à la planification et aux présentations de l’équipe lors d’événements internes ou de rencontres hors site (p. ex. réunion stratégique d’équipe/salon professionnel), y compris la mise en page et la conception des présentations (diapos), au besoin.

Fonctions administratives générales

- Participe à des projets spéciaux en aidant les responsables de l’équipe PIP à planifier, à coordonner et à effectuer le suivi des activités liées à l’engagement, aux partenariats et aux initiatives prioritaires menées par l’organisation.

- Met en place et veille au maintien du site SharePoint de l’équipe PIP, notamment la structure des dossiers, les pratiques de gestion des documents et les directives d’intégration, au besoin.

Connaissances et expérience

- Formation postsecondaire ou combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente

- Au moins cinq années d’expérience pertinente en administration à un niveau supérieur

- Esprit d’organisation éprouvé et aptitude à travailler dans un environnement au rythme soutenu

- Haut degré d’initiative, de discrétion et de tact

- Solides compétences interpersonnelles et capacité à établir des réseaux et à collaborer avec les parties prenantes internes et externes

- Excellente maîtrise des technologies, avec une solide expérience avérée dans le domaine des technologies (suite Microsoft Office) et une capacité à intégrer de manière efficace et responsable l’IA dans le travail quotidien

- Compétences solides en communication orale et écrite

- Expérience en coordination d’activités et d’événements visant à favoriser l’engagement, notamment en ce qui concerne la logistique (lieu, déplacements, hébergement), la coordination avec les fournisseurs et la tenue de dossiers exacts sur les participantes et participants et les personnes-ressources

- Maîtrise obligatoire des deux langues officielles

- Capacité d’effectuer les déplacements requis

Plus récente révision : 25 septembre 2026

📌 Coordonnatrice ou coordonnateur de l’engagement (Ottawa)
🏢 Health Workforce Canada
📍 Ottawa