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Headquartered in Toronto, the Canada Infrastructure Bank (CIB) is responsible for investing in new infrastructure projects. The CIB’s mission is to work with provincial, territorial, municipal, federal, Indigenous and private sector investor partners to transform the way infrastructure is planned, financed and delivered in Canada.

The Executive Assistant will be responsible for providing administrative support to the executive leader of our Commercial Infrastructure team. The core responsibilities will include calendar management for the supported team members comprising of internal and external meetings with stakeholders and government officials, email management, expenses/budget planning support, and organizing and tracking key deliverables for the supported team members.

The Executive

Assistant will also act as backup administrative support for other team members as needed.

The ideal candidate will be a self-starter who possesses a positive, team-player mindset. This role requires someone with strong interpersonal skills who is proactive at problem-solving.

Your responsibilities include:

- Manage calendar of appointments; plan and coordinate supported Executive schedules and proactively prioritize and manage requests for access to their time
- Establish positive and productive relationships with executive assistant counterparts within the CIB, and externally as required
- Keep the supported Executive(s) well informed of upcoming commitments, and proactively identify forward-looking commitments that need attention
- Arrange, confirm, and prepare briefings for scheduled meetings by obtaining relevant background information, materials, and supporting documents prior to each meeting to properly prepare the Executive(s)
- Prioritize conflicting needs, handle matters expeditiously and proactively, and follow through on projects to successful completion, and within deadlines
- Utilize project management skills to help organize, track and follow up on corporate initiative timelines and critical paths that are the responsibilities of Executive(s)
- Make travel and other logistics arrangements and prepare itineraries and agendas, and complete expense reports, for Executives and their senior management team within the Travel & Hospitality guidelines
- Monitor the Executive’s mailbox (where applicable), flagging high-priority messages, organizing their to-dos and responding and/or sending emails on their behalf when needed
- Plan, organize, and manage various virtual and on-and-off-site meetings and special events, including meetings with employee(s) and with stakeholders, industry groups, researchers, and other external parties
- Monitor and manage media subscription renewal and industry and stakeholder membership renewal
- Provide guidance on the expense report process, review and verify expense reports being submitted to the Executive(s) for approval are in line with CIB guidelines
- Work with Corporate Finance on annual budget development and ongoing tracking, and processing of invoices
- Liaise with IT support to resolve any technical issues
- Manage special projects, pursue continuous improvement initiatives, and perform other duties as required
- Provide direct management and/or mentoring to other administrative staff within the team or the CIB

The ideal profile:

- Bachelor’s degree preferred, or equivalent education and experience
- Minimum 10 years of experience including experience in supporting senior executives and interacting with senior individuals from other organizations
- Experience in both private and public sectors would be a definite asset
- Proficient in Microsoft Office (Outlook, Word, Calendar, Excel, and PowerPoint), with a proven ability to learn and use new software as required
- Robust attention to detail, time management and organizational skills, with the ability to manage and prioritize various competing demands while providing the highest level of client service and response in a fast-paced environment
- High degree of tact and diplomacy, as well as absolute discretion in dealing with confidential, sensitive information
- Very strong interpersonal skills and the ability to build relationships with stakeholders, including staff, board members, government officials, external clients




- Ability to exercise sound judgment and problem-solving skills in a variety of situations, and to proactively identify requirements
- Flexible and willing; demonstrate a “can do” attitude and demonstrated support for and deal with continuous change
- Capability to work independently with minimal supervision while working as a team player
- Flexibility to occasionally work outside of regular hours is required to support meetings, events or special requirements
- Experience managing other administrative staff is advantageous
- Bilingual (French and English) is an asset

We thank you for your interest. Only those selected for further screening or an interview will be contacted. Don’t forget to follow us on LinkedIn and on X (formerly Twitter) @cib_en or @bic_fra.

At the CIB, we are committed to diversity and equitable access to employment opportunities. If you require an accommodation for the recruitment/interview process (including alternate formats of materials, or accessible meeting rooms or other accommodation), please let us know at [email protected] and we will work with you to meet your needs.

For more information on our company, visit www.cib-bic.ca.

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La Banque de l’infrastructure du Canada (BIC), dont le siège social est à Toronto, a la responsabilité d’investir dans de nouveaux projets d’infrastructures. La mission de la BIC est de travailler avec ses partenaires provinciaux, territoriaux, municipaux, fédéral, autochtones et du secteur privé en matière d’investissement pour transformer la façon dont les infrastructures sont planifiées, financées et réalisées au Canada.

L’adjoint·e de direction sera responsable de fournir un soutien administratif au/à la premier·ière vice-président·e, Infrastructures commerciales. Les principales responsabilités comprennent la gestion du calendrier pour les membres de l’équipe soutenus, y compris la planification des réunions internes et externes avec des parties prenantes et des fonctionnaires du gouvernement, le soutien en matière de gestion des courriels et de planification budgétaire, ainsi que l’organisation et le suivi des principaux livrables pour les membres de l’équipe soutenus. L’adjoint·e de direction agira également comme soutien administratif de secours pour les autres membres de l’équipe, au besoin.

La personne sélectionnée fera preuve d’un esprit d’initiative et d’un esprit d’équipe positif. Ce rôle exige une personne possédant de solides aptitudes interpersonnelles et capable de résoudre les problèmes de manière proactive.

Vos responsabilités :

- Gérer le calendrier des rendez-vous; planifier et coordonner les horaires du ou des membres de la direction soutenus; et classer par ordre de priorité et gérer de manière proactive les demandes d’accès à leur emploi du temps
- Établir des relations positives et productives avec les autres homologues adjoint·es de direction de la BIC et à l’externe, au besoin
- Tenir le ou les membres de la direction soutenus bien informés des engagements à venir et déterminer de façon proactive les engagements futurs qui nécessitent une attention
- Organiser, confirmer et préparer les séances d’information pour les réunions prévues en obtenant les renseignements généraux, le matériel et les documents pertinents avant chaque réunion afin de bien préparer le ou les membres de la direction
- Établir l’ordre de priorité des besoins conflictuels, traiter les dossiers rapidement et de façon proactive, et assurer le suivi des projets jusqu’à leur mise en œuvre, et ce, dans les délais prévus
- Utiliser les capacités de gestion de projet pour aider à organiser, à suivre et à faire le suivi des échéanciers des initiatives d’entreprise et des cheminements critiques qui relèvent du ou des membres de la direction




- Faire les arrangements de voyage et organiser les autres aspects logistiques, préparer les itinéraires et les ordres du jour et remplir les rapports de dépenses pour les membres de la direction et leur équipe de direction conformément aux lignes directrices en matière de voyages et d’accueil
- Surveiller les boîtes aux lettres des membres de la direction (le cas échéant), signaler les messages hautement prioritaires, organiser leurs tâches et répondre et/ou envoyer des courriels en leur nom, au besoin
- Planifier, organiser et gérer diverses réunions et activités spéciales, virtuelles ou non, y compris des réunions avec les membres du personnel, les parties prenantes, les groupes sectoriels, les chercheurs et d’autres parties externes
- Surveiller et gérer le renouvellement des abonnements aux médias et le renouvellement de l’adhésion des membres sectoriels et des parties prenantes
- Fournir des lignes directrices sur le processus de rapport des dépenses, examiner et vérifier les rapports de dépenses soumis à l’approbation du ou des membres de la direction conformément aux lignes directrices de la BIC
- Collaborer avec le service des finances de l’entreprise à l’élaboration du budget annuel et au suivi et au traitement continus des factures
- Assurer la liaison avec le soutien informatique afin de résoudre tout problème technique
- Gérer des projets spéciaux, mener des initiatives d’amélioration continue et accomplir d’autres tâches. au besoin
- Assurer la gestion directe et/ou l’encadrement d’autres membres du personnel administratif au sein de l’équipe ou de la BIC

Le profil idéal :

- Baccalauréat de préférence, ou études et expérience équivalentes
- Minimum de 10 ans d’expérience, y compris de l’appui aux membres de la direction et de l’interaction avec des membres de la direction d’autres organisations
- De l’expérience dans les secteurs privé et public serait un atout
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Calendar, Excel et PowerPoint), avec une capacité éprouvée à apprendre et à utiliser de nouveaux logiciels au besoin
- Souci marqué du détail, compétences en gestion du temps et en organisation, avec la capacité de gérer et de prioriser diverses demandes concurrentes tout en offrant le plus haut niveau de service et de réactivité dans un environnement dynamique
- Grand sens du tact et de la diplomatie, ainsi qu’une discrétion absolue dans le traitement des renseignements confidentiels et délicats
- Très bonnes aptitudes en relations interpersonnelles et capacité d’établir des relations avec les parties prenantes, y compris le personnel, les membres du conseil d’administration, les fonctionnaires du gouvernement et les clients externes
- Capacité de faire preuve d’un bon jugement et d’aptitudes à la résolution de problèmes dans diverses situations, et habileté à cerner les besoins de façon proactive
- Souplesse, bonne volonté, attitude positive et facilité à s’adapter aux changements continus
- Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision tout en travaillant en équipe
- Avoir une certaine souplesse par rapport aux heures du travail. À l’occasion, ce poste requiert de travailler en dehors des heures normales pour appuyer des réunions et des événements ou pour satisfaire des exigences particulières
- Expérience de la gestion d’autres membres du personnel administratif, un atout
- Bilinguisme (français et anglais), un atout

Merci de votre intérêt. Seules les personnes retenues pour la poursuite du processus de sélection ou pour une entrevue seront contactées. N’oubliez pas de suivre la BIC sur LinkedIn et sur X (précédemment Twitter) @cib_en ou @bic_fra.

La Banque de l’infrastructure du Canada tient à promouvoir la diversité ainsi que l’accès équitable aux occasions d’emploi. Dans le cas où vous auriez besoin d’un accommodement au cours du processus d’embauche ou d’entrevue (y compris d’autres formats de matériel, d’une salle de rencontre accessible ou de tout autre type d’accommodement), prière de le faire savoir en écrivant à [email protected] et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Pour en savoir plus sur la BIC, veuillez visiter le site www.cib-bic.ca.

📌 Executive Assistant (Toronto)
🏢 Canada Infrastructure Bank/ Banque de l'infrastructure du Canada
📍 Toronto