Description du poste

Nous sommes à la recherche d’une secrétaire administrative dynamique, organisée et minutieuse pour se joindre à notre équipe de gestion immobilière.

Notre entreprise possède et gère plusieurs immeubles résidentiels. La personne recherchée offrira un soutien administratif dans le cadre de la gestion quotidienne de nos immeubles. Elle devra faire preuve de professionnalisme, de fiabilité et d’organisation, tout en étant à l’aise de communiquer avec les locataires, les fournisseurs et différents intervenants.

Il s’agit d’une belle occasion pour une personne qui aime les tâches variées et qui souhaite développer ses compétences administratives au sein d’une entreprise de gestion immobilière en croissance.

Responsabilités

- Répondre aux appels et aux courriels et offrir un service à la clientèle professionnel et courtois;
- Répondre aux demandes des locataires et assurer les suivis nécessaires;
- Recevoir et coordonner les demandes des locataires concernant l’entretien et les services liés aux immeubles;
- Communiquer avec les locataires concernant les réparations, l’entretien, les rendez-vous et autres questions relatives aux immeubles;
- Communiquer et effectuer les suivis auprès des entrepreneurs, fournisseurs, employés d’entretien et autres prestataires de services;
- Maintenir les dossiers des locataires et des immeubles à jour, avec rigueur et confidentialité;
- Effectuer diverses tâches administratives et de secrétariat, notamment le classement, la numérisation, les photocopies et la saisie de données;
- Préparer, mettre en page, corriger et organiser divers documents, lettres, avis et correspondances;
- Assister dans l’administration et le suivi des dossiers de location et des différentes demandes liées aux immeubles;
- Effectuer la prise de rendez-vous et assurer la gestion de l’agenda;
- Effectuer certaines tâches liées à la facturation, au suivi des dépenses et à la comptabilité de base;
- Effectuer la saisie de données et maintenir des dossiers organisés pour plusieurs immeubles;
- Assister l’équipe dans diverses tâches administratives liées à la gestion des immeubles;
- Effectuer toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement du bureau.

Exigences

- Expérience pertinente en secrétariat, administration ou travail de bureau;
- Excellente maîtrise de Microsoft Word et Excel;
- Bonne connaissance de Microsoft Outlook et des outils informatiques;
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit;
- Excellent sens de l’organisation et souci du détail;
- Excellentes aptitudes en rédaction,



correction et préparation de documents;
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à établir les priorités et à respecter les échéanciers;
- Professionnalisme, fiabilité, discrétion et souci du service à la clientèle;
- Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles;
- Capacité à travailler de façon autonome et en équipe;
- Bonne maîtrise de l’informatique et facilité à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes.

Atouts

- Expérience en gestion immobilière ou en gestion locative résidentielle;
- Expérience auprès de locataires et dans le traitement de demandes liées aux immeubles;
- Expérience avec Simple Comptable (Sage 50) ou un autre logiciel comptable;
- Connaissance des principes de base en comptabilité;
- Expérience en comptabilité ou en tenue de livres.

Joignez-vous à notre équipe Joignez-vous à notre équipe à titre de secrétaire administrative et mettez à profit votre dynamisme, votre efficacité et votre professionnalisme! Votre contribution nous aidera à offrir un excellent service à nos locataires tout en assurant le bon fonctionnement administratif de nos immeubles. Il s’agit d’une belle occasion de développer vos compétences administratives et d’acquérir une expérience précieuse au sein d’une entreprise professionnelle de gestion immobilière.

Job Overview

We are seeking a dynamic, organized, and detail-oriented Administrative Secretary to join our property management team.

Our company owns and manages multiple residential properties, and the successful candidate will provide administrative support for the day-to-day operations of our buildings. The ideal candidate is professional, reliable, organized, and comfortable communicating with tenants, service providers, and various professionals.

This is a outstanding opportunity for someone who enjoys a varied work environment and would like to develop their administrative skills within a growing property management company.

Duties

- Answer phone calls and emails and provide professional and courteous customer service;
- Respond to tenant inquiries and ensure appropriate follow-up;
- Receive and coordinate tenant requests related to maintenance and building services;




- Communicate with tenants regarding repairs, maintenance, appointments, and other property-related matters;
- Coordinate and follow up with contractors, suppliers, maintenance personnel, and other service providers;
- Maintain and update tenant and property files accurately and confidentially;
- Perform general administrative and clerical duties, including filing, scanning, photocopying, and data entry;
- Prepare, format, proofread, and organize documents, letters, notices, and correspondence;
- Assist with the administration and follow-up of rental files and building-related matters;
- Coordinate appointments and maintain calendars as required;
- Assist with invoicing, expense tracking, and basic accounting-related tasks;
- Perform data entry and maintain organized records for multiple properties;
- Assist with various administrative tasks related to the management of the company's properties;
- Perform other duties as required to support the team and ensure the smooth operation of the office.

Requirements

- Previous experience in an administrative, secretarial, or office position;
- Proficiency in Microsoft Word and Excel;
- Good knowledge of Microsoft Outlook and other computer applications;
- Excellent verbal and written communication skills in both French and English;
- Strong organizational skills and attention to detail;
- Excellent typing, proofreading, and document preparation skills;
- Ability to manage multiple tasks, prioritize responsibilities, and meet deadlines;
- Professional, reliable, discreet, and customer-service oriented;
- Strong communication and interpersonal skills;
- Ability to work independently and as part of a team;
- Strong computer skills and ability to learn new software and systems.

Assets

- Previous experience in property management or residential rentals;
- Experience dealing with tenants and property-related requests;
- Experience with Simply Accounting (Sage 50) or other accounting software;
- Knowledge of basic accounting principles;
- Previous accounting or bookkeeping experience.

Join Our Team Join us as an Administrative Secretary and bring your energy, efficiency, and professionalism to our team! Your dedication will help us provide excellent service to our tenants while supporting the smooth operation of our properties. This is a great opportunity to develop your administrative skills and gain valuable experience in a professional and supportive property management environment.

Rémunération : à partir de 25,00$ par heure

Heures prévues : 40.0 par semaine

Lieu du poste : En présentiel

📌 Secrétaire administrative – Secteur immobilier (Saint-Leonard)
🏢 VIGLIONE u0026 MAZZANTI Notaires
📍 Saint-Leonard