Hardt est une entreprise manufacturière spécialisée dans l’industrie alimentaire située dans l’ouest de Montréal. Hardt est une entreprise privée, établie depuis longtemps, qui est rentable et qui a de beaux projets pour l’avenir! Chez Hardt, la façon dont nous travaillons compte tout autant que ce que nous accomplissons.

Notre culture repose sur cinq valeurs fondamentales : la responsabilisation, le respect, le travail d’équipe, le partenariat clients et l’agilité. Elles guident notre façon de collaborer, de résoudre les problèmes, de soutenir nos clients et d’assumer nos responsabilités au quotidien. Ensemble, elles incarnent ce que nous appelons « Ça vient du cœur ».

Hardt fournit des solutions aux supermarchés ainsi qu’aux clubs-entrepôts, et est le fournisseur exclusif de rôtisseries et de réchauds à plus de 90 % des clubs-entrepôts aux États-Unis. Notre entreprise est orientée vers nos clients, ce qui est bien démontré à travers notre mission de fournir des solutions fiables et qui répondent aux besoins de nos clients. Hardt est présentement à la recherche d’un(e) :

Représentant(e) à la répartition des appels de service (niveau 1)

(temps plein – contrat temporaire de 6 mois)

RÔLE La personne titulaire du poste coordonne et répartit les demandes de service concernant les équipements de cuisson commerciaux de Hardt, reçues par téléphone ou par voie électronique de clients en Amérique du Nord et à l’international. Elle effectue une évaluation préliminaire des problèmes, attribue les appels de service aux partenaires de service tiers autorisés ou aux techniciens internes et assure un suivi actif de leur progression afin de favoriser une résolution rapide. Elle agit comme point de liaison entre les clients, les partenaires de service, les techniciens de service sur le terrain de Dynamic Commercial Service Inc. (DCS)* et les équipes internes, notamment les ventes.

Le poste relève du directeur du Service.

*Dynamic Commercial Service Inc. (DCS) est une filiale de Hardt Equipment exerçant ses activités aux États-Unis.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET LIVRABLES

Répartition et coordination des appels de service

- Recevoir et traiter les demandes de service par téléphone et par voie électronique, en anglais et en français.
- Effectuer une évaluation préliminaire des demandes et créer des billets de service dans le système de gestion de la relation client (GRC).
- Attribuer les appels aux fournisseurs de services tiers autorisés ou aux techniciens de service sur le terrain de DCS.
- Effectuer des suivis proactifs auprès des clients et des partenaires de service afin de confirmer l’achèvement des interventions et la qualité du service.
- Communiquer régulièrement avec les techniciens de DCS au sujet de l’état des interventions et des problèmes en suspens.
- Répondre aux demandes de suivi des équipes des ventes et du service ainsi que des clients concernant l’état des demandes.
- Fournir un soutien administratif à l’équipe du Service, selon les besoins du superviseur.
- Contribuer à l’amélioration continue des processus de répartition, de la précision du suivi et des pratiques de communication.

Documentation et rapports

- Consigner avec exactitude et sans délai les activités de service, leurs mises à jour et leurs résultats dans le système GRC.
- Préparer et transmettre en temps opportun des résumés de suivi et des rapports d’état aux intervenants internes.
- Assurer l’intégrité des données et le respect des processus internes de service.

Santé, sécurité et conformité

- Respecter les normes de santé et de sécurité de l’entreprise en maintenant un environnement de travail sécuritaire, organisé et ergonomique, au bureau comme en télétravail.
- Signaler rapidement tout incident, quasi-incident ou danger par les voies appropriées.
- Suivre les formations obligatoires en santé, sécurité et conformité conformément à la matrice de formation de Hardt.

STRUCTURE HIÉRARCHIQUE Relève de : Directeur du Service

Subordonnés directs : Aucun

FORMATION, PERMIS ET CERTIFICATIONS

- Diplôme d’études secondaires requis.
- Formation postsecondaire en administration, service à la clientèle, gestion des affaires ou domaine connexe considérée comme un atout.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE 1. Expérience

- Au moins un an d’expérience en service à la clientèle, en centre d’appels ou en coordination de services.
- Une expérience en répartition, en planification des interventions ou en coordination des services sur le terrain est considérée comme un atout.

2. Langues

- Anglais : Excellentes compétences en communication orale et écrite pour servir une clientèle principalement anglophone et préparer la documentation.
- Français : Compétences fonctionnelles en communication orale et écrite pour servir la clientèle francophone.

3. Compétences et aptitudes

- Excellent sens de l’organisation et capacité à travailler dans un environnement dynamique.
- Aisance à communiquer par téléphone avec des entreprises de service externes et à faire preuve d’assurance pour obtenir des résultats.
- Fiabilité, capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les échéances sans compromettre la qualité.
- Souci exceptionnel du détail et de l’exactitude dans les tâches et la tenue des dossiers.
- Calme, patience et résilience face aux tâches répétitives, aux priorités changeantes et aux délais serrés.
- Communication proactive et claire avec les partenaires de service, les équipes internes et les superviseurs.
- Approche structurée, sens des responsabilités et prise en charge des tâches confiées.
- Esprit de collaboration et contribution à l’efficacité de l’équipe et à l’amélioration des processus.
- Souplesse quant à l’horaire de travail et forte orientation vers le service à la clientèle.
- Maîtrise des applications Microsoft 365 (Excel, Outlook, Word et Teams).
- Compétences en négociation et en persuasion considérées comme un atout.




- Une expérience avec un système GRC (p. ex. Monday.com) est considérée comme un atout.

EXIGENCES MENTALES ET PHYSIQUES 1. Exigences physiques : Travail principalement sédentaire avec manipulation occasionnelle de matériel de bureau (ordinateur portable, dossiers, petits colis).

2. Exigences motrices : Utilisation prolongée d’un poste informatique, du clavier et de la souris ; respect des pratiques ergonomiques.

3. Exigences visuelles et de communication : Travail détaillé à l’écran, lecture et saisie de données ; capacité à communiquer efficacement lors de fréquents appels entrants et sortants, de réunions et d’échanges virtuels, avec des mesures d’adaptation raisonnables, le cas échéant. Le poste comporte une utilisation prolongée du téléphone ou d’outils de communication adaptés.

4.

Exigences psychologiques : Capacité à travailler dans un environnement de travail dynamique et exigeant, où les demandes urgentes peuvent avoir des répercussions sur les activités des clients.

Le poste exige des échanges fréquents avec les clients, y compris des personnes insatisfaites, un bon jugement pour prioriser les demandes concurrentes et une communication ferme et professionnelle avec les fournisseurs de service. Il faut demeurer calme et axé sur les solutions malgré les interruptions, les changements de priorités et les délais serrés.

MODALITÉS DE TRAVAIL ET EXIGENCES DE DÉPLACEMENT

- Horaire : Du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h 30, incluant une pause-repas non rémunérée d'une heure (37,5 heures par semaine). Des heures supplémentaires occasionnelles peuvent être requises, y compris les jours fériés et pendant la semaine de fermeture de l'entreprise, selon les besoins opérationnels.
- Lieu de travail principal : 1400, 50e Avenue, Lachine, Québec, H8T 2V3.
- Mode de travail hybride (privilège) : Ce poste exige une présence au bureau cinq jours par semaine pendant la période initiale de formation et d'intégration, qui dure généralement de 4 à 6 semaines. Par la suite, le poste prévoit un horaire hybride de trois journées complètes au bureau (les mardis, mercredis et jeudis) et de deux journées en télétravail (les lundis et vendredis). Le télétravail est un avantage offert par l'entreprise afin de favoriser la conciliation travail-vie personnelle. Toutefois, cet avantage n'est pas garanti et peut être modifié ou retiré à la discrétion de l'entreprise, selon les besoins opérationnels.
- Déplacements : 0%

Les candidats qualifiés peuvent postuler en envoyant leur curriculum vitae à l’adresse : [email protected] en indiquant le titre du poste dans l’objet du courriel. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seuls les candidats retenus seront contactés.

Hardt souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones ainsi que les personnes handicapées à présenter leur candidature. Le genre masculin est utilisé uniquement dans le but d’alléger le texte.

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Hardt is a food-service equipment manufacturer located in the west-end of Montreal. This long-established, privately-owned organization has been consistently profitable and is planning for future growth. At Hardt, how we work matters just as much as what we achieve.

Our culture is built around five core values: Ownership, Respect, Teamwork, Customer Partnership, and Agility. They shape how we collaborate, solve problems, support our customers, and hold ourselves accountable every day. Together, they reflect what we mean by “It’s from the Hardt”.

Hardt provides solutions to the supermarket and warehouse club industry and is the exclusive supplier of rotisseries and heated display cases to over 90% of the warehouse clubs in the US. The Company is actively customer-driven as indicated by its mission to provide “Responsive, Reliable Solutions.” Hardt is presently seeking a:

Service Dispatch Representative – Level 1

(6-month Full-Time Temporary Contract)

ROLE The Service Dispatch Representative is responsible for coordinating and dispatching service requests for Hardt commercial cooking equipment by receiving incoming calls and electronic requests from customers across North America and international markets. The role involves performing preliminary issue triage, assigning service calls to authorized third-party service partners or internal technicians, and actively monitoring service progress to ensure timely resolution. The incumbent serves as a central communication link between customers, service partners, internal Field Service Technicians (DCS*), and internal stakeholders such as Sales, ensuring accurate tracking, follow-up, and reporting of service activities.

This position reports to the Director of Service.

*Dynamic Commercial Service Inc. (DCS) is a subsidiary of Hardt Equipment operating in the USA.

KEY RESPONSIBILITIES & DELIVERABLES

Service Dispatch & Coordination

- Receive and process incoming service requests via phone and electronic channels in English and French.
- Perform preliminary triage and create service tickets in the CRM.
- Dispatch service calls to authorized third-party service providers or DCS Field Service Technicians.
- Conduct proactive follow-ups with customers and service partners to confirm job completion and service quality.
- Maintain regular communication with DCS Field Service Technicians regarding job status and outstanding issues.
- Respond to internal and external follow-up inquiries from Sales and Service teams, and customers regarding service request status.




- Provide administrative support to the Service team as required by the supervisor.
- Contribute to continuous improvement of dispatch workflows, tracking accuracy, and communication practices.

Documentation & Reporting

- Ensure accurate and timely documentation of all service activities, updates, and outcomes in the CRM.
- Prepare and distribute timely service follow-up summaries and status reports to internal stakeholders to ensure visibility, accountability, and prompt decision-making.
- Maintain data integrity and compliance with internal service processes.

Health, Safety & Compliance

- Adhere to corporate Health & Safety standards by maintaining a safe, organized, and ergonomic work environment both in-office and while working from home.
- Report all safety incidents, near-misses, or site hazards promptly through the appropriate channels.
- Complete mandatory safety and compliance training as outlined in Hardt’s Safety Training Matrix.

REPORTING STRUCTURE Reports to: Director of Service

Direct Reports: N/A

EDUCATION, LICENSES, CERTIFICATIONS

- High school diploma required.
- Post-secondary education in administration, customer service, business, or a related field is considered an asset.

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE 1. Experience:

- Minimum of 1 year of experience in a customer service, call center, or service coordination role.
- Dispatching, service scheduling, or field service coordination experience is considered an asset.

2. Languages:

- English: Excellent verbal and written communication skills required for servicing primarily English-speaking customers and preparing documentation.
- French: Functional verbal and written communication skills required for servicing French-speaking customers.

3. Skills & Competencies:

- Highly organized and capable of working in a dynamic environment.
- Comfortable calling external service companies and being assertive to obtain results.
- Dependable, with the ability to prioritize multiple tasks and meet established timelines without compromising quality.
- Exceptional attention to detail and accuracy in all tasks and record-keeping.
- Calm, patient, and resilient when managing repetitive tasks, shifting priorities, or tight deadlines.
- Proactive communicator who ensures clarity with service partners, internal teams, and supervisors.
- Process-driven, with a strong sense of accountability and ownership of assigned tasks.
- Collaborative attitude, contributing positively to team efficiency and workflow improvement.
- Flexibility in work schedule and a strong customer-service mindset.
- Proficient in Microsoft 365 applications (Excel, Outlook, Word and Teams).
- Strong negotiation and persuasion skills are considered an asset.
- Experience with a CRM (Monday.com) is considered an asset.

MENTAL AND PHYSICAL REQUIREMENTS 1. Strength Guidelines: Primarily sedentary work with occasional handling of office materials (e.g., laptop, files, small packages).

2. Motion Parameters: Work requires prolonged use of a computer workstation and frequent keyboard and mouse activity. Employees are expected to follow ergonomic practices.

3. Vision and Communication Requirements: Close visual acuity required for computer work, reading, and data entry. Ability to communicate effectively during frequent incoming and outgoing calls, meetings, and virtual communications, with reasonable accommodations where applicable. The role involves extended use of a telephone or adapted communication tools.

4.

Psychological

Demands: Ability to work in a fast-paced, high-urgency environment where most service requests are time-sensitive and may directly impact customer operations. The role involves sustained phone-based interaction throughout the day, including managing incoming and outbound calls, addressing escalated or frustrated callers, applying sound judgment when prioritizing competing requests, and communicating assertively with service providers to expedite support when required. The incumbent must remain calm, solutions-oriented, and qualified under pressure while managing frequent interruptions, shifting priorities, and strict response timelines.

WORKING ARRANGEMENT & TRAVEL EXPECTATIONS

- Typical schedule: Monday to Friday from 9:00 a.m. to 5:30 p.m., including a one-hour unpaid lunch break (37.5 hours per week). Occasional overtime may be required, including during holidays and the company shutdown week, based on operational needs.
- Primary Work Location: 1400, 50e Avenue, Lachine, Québec, H8T 2V3.
- Hybrid Work Arrangement (Privilege): This position requires five days per week in the office during the initial training and orientation period, which typically lasts approximately 4 to 6 weeks. Following this period, the position follows a hybrid schedule of three full days in the office (Tuesdays, Wednesdays, and Thursdays) and two days working from home (Mondays and Fridays). Remote work is a company-provided benefit intended to support work-life balance. However, this arrangement is not guaranteed and may be modified or withdrawn at the company's discretion based on operational needs.
- Travel Requirement: 0%

Qualified candidates can apply by sending their resume to: [email protected] with the job title in the subject line. We thank all applicants for their interest; however, only qualified candidates will be contacted.

Hardt endorses an Equal Employment Opportunity Program and invites women, members of visible and ethnic minorities, Indigenous people and persons with disabilities to apply.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $23.60-$23.85 per hour

Benefits

- Casual dress
- Company events
- Dental care
- Disability insurance
- Employee assistance program
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- Paid time off
- RRSP match
- Vision care
- Work from home

Ability to commute/relocate:
- Lachine, QC H8T 2V3: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)

Education:
- Secondary School (required)

Experience:
- customer service, call center, or service coordination role: 1 year (required)

Language:
- English (required)
- French (required)

Work Location: Hybrid remote in Lachine, QC H8T 2V3

📌 Service Dispatch Representative (Lachine)
🏢 Hardt Equipment
📍 Lachine