Titre du poste: Spécialiste en collections / Coordonnateur(trice) des comptes clients

Description du poste

Le ou la coordonnateur(trice) des comptes clients et des collections est responsable de la gestion des comptes clients, de la perception des paiements en souffrance, de la résolution des questions de facturation et du maintien de dossiers de comptes clients exacts. Le rôle implique une collaboration étroite avec les clients, les équipes de vente et les départements internes afin d'assurer la rapidité des encaissements, de réduire les soldes en retard et de soutenir les objectifs de flux de trésorerie de l'organisation. Le poste combine les activités de collection, le service à la clientèle, la conciliation de comptes, la production de rapports et le soutien administratif.

Responsabilités

- Communiquer de façon proactive avec les clients au sujet des factures impayées et des soldes en souffrance.
- Consulter quotidiennement les rapports d'ancienneté et prioriser les activités de collection afin de maximiser la récupération des comptes clients.
- Effectuer le suivi des factures impayées par téléphone, par courriel et par correspondance écrite.
- Analyser les retards de paiement et collaborer avec les clients pour résoudre les écarts de facturation.
- Fournir aux clients des copies de factures, des relevés de compte, des preuves de livraison et toute autre documentation de soutien requise.
- Maintenir des dossiers détaillés des activités de collection et des communications avec les clients.
- Surveiller les tendances de paiement des clients et escalader les comptes à risque élevé au besoin.
- Collaborer avec les départements internes pour résoudre les enjeux qui nuisent au recouvrement des soldes en souffrance.
- Soutenir les initiatives visant à réduire les comptes en retard et à améliorer le délai moyen de recouvrement (DSO).
- Gérer les appels entrants planifiés des clients et offrir le soutien nécessaire.
- Effectuer les conciliations de comptes et maintenir des dossiers de comptes clients exacts.
- Traiter la correspondance par courriel et mettre à jour les informations des comptes clients.
- Préparer et soumettre les rapports hebdomadaires de comptes clients et de collections à la direction.
- Effectuer des tâches administratives générales, incluant le classement de documents, la photocopie, la tenue de dossiers et la saisie de données.
- Accomplir toute autre tâche connexe et participer à des projets spéciaux selon les demandes de la direction.
- Agir comme principal point de contact pour les demandes des clients liées aux comptes clients et à la facturation, tout en maintenant des relations positives et en atteignant les objectifs de collection.
- Répondre rapidement et professionnellement aux questions des clients concernant les factures, les crédits, les paiements et les soldes de compte.
- Travailler en étroite collaboration avec les représentants des ventes, les directions de district, les directions de magasin et les autres départements pour faciliter les collections et résoudre les enjeux clients.
- Coordonner avec le personnel des finances et de la comptabilité pour régler les écarts de paiement et les conciliations de comptes.
- Appuyer les demandes liées au crédit et soutenir les initiatives de gestion de comptes.

Compétences Essentielles

- Minimum de 1+ année d'expérience en collections de comptes clients dans un environnement entreprise à entreprise (B2B).
- 1+ année d'expérience en comptes clients, collections, crédit, facturation ou dans une fonction comptable connexe.
- Expérience en communication avec les clients concernant les soldes impayés et la résolution de paiements.
- Solide compréhension des processus de comptes clients, des rapports d'ancienneté et des pratiques de recouvrement.
- Maîtrise de Microsoft Excel et Outlook.
- Expérience avec des systèmes ERP ou de comptabilité.
- Excellentes aptitudes en service à la clientèle et en gestion de la relation client.
- Excellentes compétences en communication, autant à loral quà écrit.
- Capacité à gérer plusieurs priorités tout en maintenant une grande attention aux détails dans un environnement dynamique.
- Solides compétences en organisation et en gestion du temps.
- Compétences démontrées en conciliation, en négociation, en tâches administratives et en appels de collection.

Compétences Supplémentaires & qualifications

- Expérience de soutien à une clientèle répartie sur plusieurs régions ou territoires.
- Expérience dans la préparation et la présentation de rapports de comptes clients et de collections.




- Aisance à travailler dans un environnement de bureau principalement francophone.
- Capacité à collaborer efficacement avec des équipes multidisciplinaires, incluant les ventes, les finances et les opérations.
- Capacité à traiter l'information client de façon professionnelle et confidentielle.

Environnement De Travail

Il s'agit d'un poste à temps plein de 37,5 heures par semaine. De novembre à mars, la présence au bureau est requise environ 10 jours par mois. À compter de mars 2027, le poste suivra un modèle hybride avec une présence au bureau de 3 jours par semaine. Le milieu de travail au bureau est principalement francophone, tandis que le portefeuille de collections couvre des clients de l'Est de l'Ontario jusqu'aux Maritimes. Le rôle implique l'utilisation régulière de Microsoft Excel, Outlook et de systèmes ERP/comptables, ainsi que des communications fréquentes par téléphone et par courriel avec les clients et les équipes internes dans un environnement de bureau professionnel.

Type de poste & Emplacement

Ce poste Contract to Hire est basé à Montreal, QC.

Taux de rémunération & Avantages

La fourchette salariale associée à ce poste est de $23.00 - $28.00/hr.

La rémunération individuelle offerte pour ce poste, à l'intérieur de cette fourchette, dépendra de nombreux facteurs, notamment les qualifications, les compétences, l'expérience pertinente, la connaissance du poste, la localisation géographique, l'équité interne ainsi que d'autres facteurs pertinents liés au poste.

Type de milieu de travail

Il s'agit d'un poste hybride, situé à Montreal, QC.

Job Title: Collections Specialist / Accounts Receivable Coordinator

The Accounts Receivable & Collections Coordinator manages customer accounts, collects outstanding payments, resolves billing inquiries, and maintains accurate accounts receivable records. This role works closely with customers, sales teams, and internal departments to ensure timely collections, reduce aging balances, and support the organizations cash flow objectives. The position combines collection activities, customer service, account reconciliation, reporting, and administrative support responsibilities.

Responsibilities

- Proactively contact customers regarding outstanding invoices and overdue balances.
- Review aging reports daily and prioritize collection activities to maximize recovery of receivables.
- Follow up on unpaid invoices through phone calls, emails, and written correspondence.
- Investigate payment delays and work with customers to resolve billing discrepancies.
- Provide customers with copies of invoices, statements of account, proof of delivery, and other supporting documentation as required.
- Maintain detailed records of collection activities and customer communications.
- Monitor customer payment trends and elevate high-risk accounts when necessary.
- Partner with internal departments to resolve issues impacting the collection of outstanding balances.
- Support initiatives aimed at reducing past-due accounts and improving Days Sales Outstanding (DSO).
- Manage scheduled incoming customer calls and provide support as required.
- Complete account reconciliations and maintain accurate customer account records.
- Process email correspondence and update customer account information.
- Prepare and submit weekly accounts receivable and collections reports to management.
- Perform general administrative duties, including document filing, photocopying, record maintenance, and data entry.
- Complete other related duties and special projects as assigned by management.
- Serve as a primary point of contact for customer inquiries related to accounts receivable and billing, while maintaining positive customer relationships and meeting collection objectives.
- Respond promptly and professionally to customer questions regarding invoices, credits, payments, and account balances.
- Work closely with sales representatives, district leaders, store leaders, and other departments to facilitate collections and resolve customer issues.
- Coordinate with finance and accounting personnel regarding payment discrepancies and account reconciliations.
- Assist with credit-related inquiries and support account management initiatives.

Essential Skills





- Minimum 1+ years of experience in accounts receivable collections in a business-to-business (B2B) environment.
- 1+ years of experience in Accounts Receivable, Collections, Credit, Billing, or an a related accounting function.
- Experience contacting customers regarding outstanding balances and payment resolutions.
- Strong understanding of accounts receivable processes, aging reports, and collection practices.
- Proficiency in Microsoft Excel and Outlook.
- Experience working with ERP or accounting systems.
- Strong customer service and relationship management skills.
- Strong verbal and written communication skills.
- Ability to manage multiple priorities and maintain attention to detail in a fast-paced environment.
- Strong organizational and time-management skills.
- Demonstrated skills in reconciliation, negotiation, administration, and conducting collection calls.

Additional Skills and Qualifications

- Experience supporting customers across multiple regions or territories.
- Experience preparing and delivering accounts receivable and collections reports.
- Comfort working in a bilingual or French-speaking office environment.
- Ability to collaborate effectively with cross-functional teams, including sales, finance, and operations.
- Ability to handle sensitive customer information with professionalism and discretion.

Work Environment

This is a full time position of 37.5 hours per week. From November to March, the role requires working in the office approximately 10 days per month. Starting in March 2027, the position will follow a hybrid model with 3 days per week in the office. The office environment operates primarily in French, while the collections portfolio covers customers from Eastern Ontario to the Maritimes. The role involves regular use of Microsoft Excel, Outlook, and ERP/accounting systems, as well as frequent phone and email communication with customers and internal teams in a professional office setting.

Job Type & Location

This is a Contract to Hire position based out of Montreal, QC.

Pay and Benefits

The pay range for this position is $23.00 - $28.00/hr.

Individual compensation offered for this position within this range will depend on many factors, including qualifications, skills, relevant experience, job knowledge, geographic location, internal equity and other pertinent job-related factors.

Workplace Type

This is a hybrid position in Montreal, QC.

Aston Carter est un employeur souscrivant au principe de légalité des chances et accepte toutes les candidatures sans tenir compte de la race, du sexe, de l’âge, de la couleur, de la religion, des origines nationales, du statut d’ancien combattant, d’un handicap, de l’orientation sexuelle, de l’identité sexuelle, des renseignements génétiques ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.

Si vous souhaitez faire une demande d’accommodement raisonnable, tel que la modification ou la justesse du processus de demande d’emploi ou d’entretien à cause d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à [email protected] (%[email protected]) pour connaître d’autres options d’accommodement.

Aston Carter is an equal opportunity employer and will consider all applications without regard to race, sex, age, color, religion, national origin, veteran status, disability, sexual orientation, gender identity, genetic information or any characteristic protected by law.

If you would like to request a reasonable accommodation, such as the modification or adjustment of the job application process or interviewing process due to a disability, please email [email protected] (%[email protected]) for other accommodation options.

Utilisation de l'intelligence artificielle (IA): Nous pouvons utiliser l'intelligence artificielle (IA) pour soutenir certaines étapes de notre processus d'embauche, notamment la recherche, la présélection et l'évaluation des candidatures. L'IA aide à analyser les candidatures et les qualifications, mais les décisions finales sont prises par notre équipe de recrutement. En soumettant votre candidature, vous reconnaissez et acceptez que celle-ci puisse être examinée à l'aide des outils d'IA.

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📌 Spécialiste En Collections (Montreal)
🏢 Aston Carter
📍 Montreal