Nous sommes à la recherche d’une personne organisée et polyvalente pour soutenir le travail de bureau et la coordination de projets au sein d’un cabinet de traduction en pleine croissance. Le rôle consiste à appuyer l’équipe dans la gestion quotidienne des mandats, le suivi des communications et diverses tâches administratives. Une expérience en traduction ou dans un environnement linguistique constitue un atout, mais n’est pas obligatoire; nous privilégions avant tout la rigueur, la fiabilité et la capacité à apprendre rapidement.
IMPORTANT : La personne doit absolument pouvoir venir travailler à notre bureau à Sherbrooke, car nous traitons des renseignements confidentiels qui doivent être traités sur place uniquement.
Les tâches du poste sont les suivantes : Volet assistance coordination de projets (85 %) Réceptionner, répondre ou transférer aux personnes concernées, tous les courriels de l’externe et en assurer le suivi
Répondre à tous les appels et transmettre les messages aux personnes concernées
Accepter, inscrire et compiler les différentes données des projets dans le SYM Orders (transition vers Monday) (nombre de demandes reçues et le nombre de mots de communiqués de presse reçus par jour, etc.)
Accepter et télécharger les projets gouvernementaux, privés et protégés dans la plateforme du client et veiller au respect des modalités et consignes spéciales du contrat
Analyser les paramètres des différents projets gouvernementaux, privés et protégés, les préparer dans le logiciel de gestion, aviser les traducteurs concernés et répondre aux questions de l’équipe reliées à l’échéancier
Discuter avec le coordonnateur des solutions à mettre en place lorsqu’un traducteur ne croit pas être en mesure de terminer selon l’échéancier prescrit (ajouter un autre traducteur au projet, demander une prolongation d’échéance au client, etc.)
Classer les documents de référence des clients et des projets dans Sharepoint et dans memoQ




Livrer les traductions au client dans les plateformes adéquates en respectant l’échéance prescrite
Créer des banques terminologiques ou des mémoires temporaires à la demande du coordonnateur
Assurer l’accès des traducteurs au local des contrats protégés
Sauvegarder les versions des textes, comparer avec les versions relues, et envoyer la comparaison aux personnes concernées
Effectuer la recherche documentaire et aligner les textes dans AlignFactory
Envoyer les courriels aux pigistes pour leurs disponibilités et mettre à jour continuellement les disponibilités des pigistes ainsi que les traducteurs internes
Procéder aux affichages de postes sur les plateformes de recrutement et faire la pré-sélection des candidats
Effectuer toute autre tâche connexe demandé par le coordonnateur
Préparer toutes les factures pour chaque client
Procéder à l’envoi des facturesà tous les clients gouvernementaux
Envoyer par courriel les factures des clients privés au coordonnateur
Traiter la paie à la quinzaine
Valider les factures des pigistes, communiquer avec l’équipe de coordination pour toute question, et procéder au paiement
Rassembler dans un fichier Excel toutes les données des fournisseurs
Rassembler et détailler les informations requises pour les états financiers dans un fichier Excel
Organiser et structurer les comptes de dépenses des employés
Études, expérience et compétences recherchées Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, gestion ou tout autre domaine pertinent
Expérience pertinente en gestion de projets (coordination) ou en administration (un atout)
Expérience pertinente en traduction (un atout significant)
Expérience avec des logiciels de gestion (un atout)
Excellente maîtrise des outils informatiques et de la suite Office
Bonne maitrise des logiciels de traduction (un atout)
Excellente maîtrise des langues française et anglaise écrites
Bonne maîtrise du français parlé
Bonne maîtrise de l’anglais parlé
Qualités essentielles Rigueur et souci du détail
Polyvalence, autonomie et aisance à communiquer

#J-18808-Ljbffr

📌 Adjoint administratif (Quebec City)
🏢 SYM Communications
📍 Quebec City